【会议时间】2022年10月17日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：董少祥、邱威、吴琼、薛兆成、赵炳露
所系学生工作中心：宋稚豪、陈润泽
部长：陈至伟、赵佳恒、毕竹韵、黄庭雅、王宁薇
副部长：张峥、贾阿龙、沙甜甜、施然、汪龙宝、朱彩莲、潘应浩、郭畅、朱铭毅、张同
项目负责人：凡聪聪、贾阿龙
【请假人员】胡玮怡、马九阳、扶昭龙、吴燕珍、程奥远
【会议主持】董少祥
【会议记录】范晴、万宇轩
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2022“美丽邂逅”大型交友活动
(负责人：凡聪聪、贾阿龙 跟进：吴琼)
已完成工作:
策划组：1.线上群策划定稿；2.邂逅驿站策划第三稿；3.操场区，候场区三稿；4.八分区，十分区二稿；5.抢票二稿；6.心声墙，遇见游园会三稿；
宣传组：1.三推(线上群)；2.主持人节目演员招募海报；3.MV一稿；4.MV演员确定；
外联组：1.与策划组对接、完成线上群话术彩排；2.西活场地申请；3.招募主持人与节目活动海报张贴；4.收集招募MV男女主问卷以及对接；5.MV男女主遴选现场布置。
接下来工作开展：
策划组：1.总策划初稿；2.各个策划继续修改直到定稿；3.社交舞策划初稿；
宣传组：1.四推五推(采访或者抢票推)；2.门票设计、抢票海报(1)；3.MV剧本二稿，拍摄；
外联组：1.线上群开始运营；2.联系舞美；3.西活场地申请备案；4.对接相关社团以及主持人的遴选。
存在问题：
策划组：1.工作分配不均；2.工作难度不一样；
宣传组：平面设计、推文排版水平不足；
外联组：物资组人手有时候会不够。
建议：
1.尽快与高新区对接工作，邀请高新区美丽邂逅活动分会场负责同学参加工作例会；
2.尽快完成区域负责人的报名以及遴选工作；
3.招募志愿者工作提上日程；
4.确定表演的节目，联系对应的社团，确保对接时保持礼貌；
5.场地对接要清楚，避免影响活动开展；
6.明确各院系对文创、物资、海报的需求以及预算，及时沟通舞台和桁架；
7.定期清点物资，做好预算；
8.加强线上群的管理，修改对接话术，注意对外沟通；
9.MV剧本尽快修改定稿，拍摄前确定好物资需求，尽快跟外联组沟通并且及时拍摄；
10.注意和宣传部的合作与沟通，对接时主动，而且注意提前商量；
11.对参与过美丽邂逅的同学、老师进行采访，采访的内容做成视频或者推文；
12.确定招募、以及其他海报，如派票的海报的制作时间，确定两个桁架的制作；
13.文创尽快设计出来，文创种类不要局限，先做出图片，再确定文创种类，制作时寻找合适的厂商；
14.注意跟进MV拍摄的情况，一周之内完成MV拍摄并将MV稿件发到群里进行审核；
15.明确MV对群演的需求，在拍摄MV时，可以给群演剧本作为参考；
16.舞会的参与门槛是否有些高，考虑是否需要制作教学视频；
17.采买物资由物资组负责，具体物资需要和区域负责人协商；
18.目前物资组成员中，高新区同学比较多，需要调整，尽量以之后采买物资方便的同学为主；
19.考虑控制现场的人数的方法，思考如何实现同学们的引导、分流，可以考虑现场根据性别贴小贴纸，小贴纸的数量有限，发完为止；
20.各个活动区域的策划尽快定稿，注意区域之间的串联，再思考一下引导区的如何设置；
21.提前把流程过一遍，提高工作的效率；
22.对MV的歌曲进行修改翻唱，歌词加一点美丽邂逅元素，歌曲主题对应美丽邂逅活动；
23.转发美丽邂逅的活动推文时，需要明确面向科大和非科大学生的活动，可以多转发推文以加强宣传力度；
24.尽快完成场地的安排和调整，利用可以利用的空间，合理地限制参与人数，注意场地安全，可以使用阶梯灯和电池，解决照明问题；
25.分会场活动彩排时间以及节目都需要避免与主会场重合；
26.注意活动现场工作证的管理，确保工作证的数量足够，加强活动现场管理，明确确定几点清场；
27.可以做调研问卷调研同学们希望在美丽邂逅中参与的活动形式；
28.策划要更加易懂，确保所有人清楚，建议再开会讨论确定整体策划；
29.注意活动现场的人流引导，避免各区域人数分布极度失衡；
30.根据项目组成员的性格安排人员分工；
31.管理学院游戏区的安排，策划，场地，灯光，确定好需要，可以参考往年的游园会，确保灯光，线路不出问题；
32.分工需要更加详细，提前调查好项目组成员的空余时间。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心(宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙)
已完成工作：
日常工作：完成所系选举成立会的举办；
USTC蜗壳小筑：1.完成周推诺贝尔奖；2.选举成立会推文定稿；3.选举成立会新闻稿定稿；
文体活动：1.《发现高新》确定开展时间于10月22号；2.羽毛球比赛筹建完成资料搜集和高新区羽毛球场的踩点。
接下来工作开展：
文体活动：1.在高新校区开展《发现高新》活动；2.建立羽毛球赛筹备项目组，进一步筹划所系羽毛球赛；
USTC蜗壳小筑：1.周推《霜降》定稿；2.一期文创品设计图初稿。
存在问题：暂无。
建议：
1.明确活动流程，文件需要从头到尾梳理；
2.熟悉一下与选举流程相关的要求，尽量显得专业；
3.修改文件中的流程错误，逐渐完善文件细节，各方面的工作都需要再磨合；
4.新闻稿及时发在群里给跟进审核，避免直接发给老师，推文做写好之后再问能不能发这篇推文；
5.举办活动时加强和各所系的沟通；
6.致辞存在问题，需要修改；
7.温馨家园和羽毛球赛的时间安排在不冲突的前提下，尽量提前。
办公室(陈至伟、张峥、贾阿龙)
已完成工作：
日常：1.邮箱管理；2.骨干约谈；3.对接部门借用物资，更新物资在线文档；4.发布红头文件；
院系：召开秋季学期第一次院系走访；
财务：1.整理完成全员大会及团建报账材料，完成表格填写；2.评选财务培训优秀作业并完成奖品发放。
接下来工作开展：
日常：1.召开第三次部门例会；2.打扫东区仓库和办公室；
院系：1.日常沟通交流；2.协助美丽邂逅项目组沟通院系；3.编辑发布院系走访推文；
财务：1.跟进美丽邂逅项目财务；2.提交全员大会及团建报账材料。
存在问题：会议室预定问题。
建议：
1.院系走访进行沟通时，注意讨论权益以及就业方面的问题；
2.注意宣传问题，加强宣传；
3.调研高新区教室使用情况，考虑借教室、图书馆研讨室的可能性，明确例会教室的预约方法；
4.院系走访推文尽快完成撰写和发布；
5.项目财务及时完成报销。
人力资源部(赵佳恒、沙甜甜、吴燕珍)
已完成工作：
日常：完成第二次部门例会；
骨干培训：1.完成第二次骨干培训的作业收缴对接；2.评定优秀作业并在群内公布获奖名单；3.完成第三期骨干培训的嘉宾对接及工作安排；
人事制度：日常考核在线表格导出发给主席团，人事制度对比说明已完成；
网站统筹：1.第五次工作例会日常纪要的上传；2.美丽邂逅演员与活动区负责人招募。
接下来工作开展：
骨干培训：1.完成第三期骨干培训前期准备工作；2.进行第三次骨干培训；
人事考评：1.完成各部门第二次例会出勤考勤记录；2.完成制度修订初稿(出勤，宣传权重等)；
网站统筹：完成各项日常工作。
存在问题：暂无。
建议：
1.明确第二次骨干培训参与情况，可以奖励优秀作业；
2.加大骨干培训的宣传力度，提高院系参与度；
3.骨干培训的优秀作业也可以通过线下地推或者线上推文的方式进行展示；
4.在工作中注意隐私问题，保护工作人员以及参加活动同学的个人隐私，保护好个人信息；
5.注意网站管理，及时修改已经过时的内容；
6.对人事考评制度进行修订，增加对迟到成员的考评条例；
7.推进本学期期中考评警告的信息发布工作；
宣传部(毕竹韵、施然、汪龙宝)
已完成工作：
日常：1.召开第二次部门例会；2.邮箱管理；3.约稿情况发布；4.骨干约谈；
微信：1.日常转载；2.协助推送(美丽邂逅、职业生涯规划系列活动开幕式以及选调生经验分享会、蜗牛说、科普速递)；3.推文撰写(骨干热议)。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；3.例会资料包整理；
微信：1.二十大、动物摄影和秋季养生等原创推文编写；2.协助约稿推送；
微博：微信联动；
其他：1.视频号第一期视频和相关推送的准备工作；2.约稿细则的补充；3.动物摄影比赛活动文创奖品的准备工作；4.PPT模板设计的推进。
存在问题：暂无。
建议：
1.部门例会时间选择避开重要活动，避开大部分成员有事的时间；
2.之后推文发布的审核需要具体写上相关人员名单，明确稿件的责任认定；
3.尽快明确PPT模板，修改出现的问题；
4.视频号准备工作加快推进；
5.明确原创推文的时间计划表，完善时间安排；
6.确保大家的写稿时间，提前写稿；
7.秋季养生推文需要关注更加具体的，可以实现的事情；
8.考虑动物摄影比赛的应急预案；
9.确定部门工作的主线，明确每个月的工作安排，锻炼大家的拍摄、推文写作技能；
10.进行视频号调研，和咱们学校的视频账号沟通好；
11.明确主题主线和有时间主线，高效的准备推文；
12.锻炼大家原创能力，提升推文质量，提高阅读量。
学术科技部(黄庭雅、程奥远、朱彩莲)
已完成工作：
日常：骨干约谈；
学术微沙龙：1.关于微沙龙嘉宾的邮件联系和对接；2.对接话术撰写和整理；
蜗牛说：1.完成第41期蜗牛说推送；2.完成第42期与第43期蜗牛说工作调整；3.完成第42期蜗牛说嘉宾背景调研；4.完成与第43期嘉宾就采访内容与时间对接；
科普平台：1.完成第32期科普速递的发布；2.完成石头科普、风云之声和火灾科普中心的科普工作的汇集和整理、审核等(共16篇文章，全部原创并且有12篇的作者是学生)；3.完成第33期科普速递的文案整理。
接下来工作开展：
日常：1.骨干约谈；2.组织部门第三次例会；
学术微沙龙：1.进一步和嘉宾对接并确定主题；2.预热推文的撰写和整理；
蜗牛说：1.完成第42期采访提纲拟写；2.联合与权益服务部确定“女神遇上蜗牛”采访提纲；3.联合权益服务部开展现场采访前期准备工作；
科普平台：完成第33期科普速递的推送。
存在问题：暂无。
建议：
1.注意交流群管理，可以在群内对相关文章转发推送；
2.注意采访提纲的逻辑，采访问题的顺序，学习有关采访的视频；
3.提前学习基础性的知识，了解被采访人的有关信息，对采访清单进行修改以及问题的选择，确定合适的采访问题；
4.科普推文需要及时完成推文的撰写和发布；
5.推文封面图尽可能新颖好看、不做标题党，但尽量有趣；
6.调研微沙龙的场地选择，明确目标和方向，跟有关学院进行对接；
7.经常开会讨论，提高部员的积极性，思考活动的主题；
8.考虑学术微沙龙方向，可以考虑对接微尺度和地空学院，让本院的同学联系老师，和老师进行沟通；
9.多多思考嘉宾的选择，尽量做到推文的标题更加吸引人，图片的选择更加吸引人；
10.可以根据央视采访的内容，写有关新闻稿，多多参考往期的文件。
权益服务部(胡玮怡、潘应浩、郭畅)
已完成工作：
日常工作：1.进行日常平台值班；2.权益小喇叭完成东区部分区域停电、新一轮核酸检测安排两期微博推送；3.召开第二次部门例会；4.骨干约谈；
女神来了：1.成立“女神遇上蜗牛”栏目组；2.修改完善主题，梳理采访提纲；
权益专项：1.协助校团委完成食堂安全专项调研，并与食堂经理逐一沟通，已经沟通6家食堂；2.确定心理健康专项青年之声畅谈会嘉宾(心理健康中心夏红卫老师)，初步拟定线上和线下结合的形式举办；
权益工具箱：1.与团委沟通学研代会提案展示继续推进，与学生会、青权中心共同进行；2.完成小组分工。
接下来工作开展：
日常工作：1.继续进行平台日常值班；2.成立新一轮权益小喇叭工作小组，继续进行该工作；
女神来了：1.对嘉宾进行正式采访；2.整理录音文稿；3.召开联合启动会，确立推文结构和主题；
权益专项：1.完成心理健康调研报告；2.制作心理健康问卷；
权益工具箱：1.确定需要展示的具有成效的优秀提案；2.完成文案撰写和秀米排版。
存在问题：暂无。
1.考虑更吸引人的题目，思考主题和活动形式；
2.明确蜗牛说和女神来了的文章写作分工；
3.注意采访提纲的撰写，问题的选择要串成一条主线；
4.确定采访时间，尽快完成人员分工；
5.锻炼部员的工作能力，写好提案的推文；
6.加上一些关于隐形补助的介绍；
7.和高新区权益留言板的合作。
实践交流部(王宁薇、朱铭毅、张同)
已完成工作：
蜗壳星火路：问题清单终版整理；
职业生涯规划系列活动：1.职业生涯规划系列活动开幕式宣发稿件修改及推送；2.职业生涯规划系列活动开幕式推文转发集赞情况确认；3.职业生涯规划系列活动开幕式主持稿、PPT的准备以及修改；4.职业生涯规划系列活动开幕式彩排；5.职业生涯规划系列活动开幕式的举办；6.选调生经验分享会宣发稿件修改及推送；7.选调生经验分享会主持稿、PPT的准备以及修改；8.选调生经验分享会嘉宾PPT的收集及审核；9.选调生经验分享会的彩排；10.选调生经验分享会的举办；
就业干货铺：1.一、二期推文一二次修改完成；2.一、二期推文动图修改完成。
接下来工作开展：
日常：准备第三次部门例会；
蜗壳星火路：1.联系嘉宾确认采访时间；2.嘉宾伴手礼的购买及邮寄；
职业生涯规划系列活动：1.撰写职业生涯规划系列活动开幕式总结推文；2.撰写选调生分享会总结推文；3.嘉宾伴手礼购买及邮寄；4.活动资料的整理以及总结；5.对接院系交流院系职业生涯规划经验分享活动举办流程；
就业干货铺：1.一、二期推文润色修改；2.一期推文约稿。
存在问题：暂无。
建议：
1.蜗壳星火路采访内容资料要完整；
2.职业生涯规划系列活动要做好海报；
3.后续工作做好，跟院系进行合作方面的对接；
4.活动宣传需要加强；
5.找毕业年级的学长学姐进行交流，确定大家感兴趣的问题；
6.可以和支教团联系，采访参加过支教的师兄师姐；
7.注意宣发问题，多转发推文进行宣传。
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