【会议时间】2022年10月31日，18:30
【会议地点】腾讯会议
【出席人员】
主席团： 董少祥、邱威、吴琼、薛兆成、赵炳露
所系学生工作中心：宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙
部长（主任）：陈至伟、赵佳恒、毕竹韵、黄庭雅、胡玮怡、王宁薇
副部长（副主任）：陈润泽、沙甜甜、施然、汪龙宝、程奥远、朱彩莲、潘应浩、郭畅、朱铭毅、张同
项目负责人：凡聪聪、贾阿龙
【请假人员】扶昭龙、马九阳、吴燕珍、张峥
【会议主持】董少祥
【会议记录】王晓雅、李昱黎
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2022“美丽邂逅”大型交友活动
（负责人：凡聪聪、贾阿龙 跟进：吴琼）
已完成工作:
策划组：总策划初稿讨论会并进行后续修改，并协助外联组进行工作；
宣传组：1.第一次抢票结果(5推)；2.领票海报定稿，门票初稿，文创定稿，时间线桁架定稿，宣传海报初稿；
外联组：1.线上群正常运营工作及审核和群活动；2.节目招募的对接以及线上遴选通知；3.文创确定；4.联系舞美；5.抢票海报的张贴；
游戏区：确定游戏内容，游戏道具清单，奖品安排，活动流程，装饰策划及预算，清场方案，时间节点，推文制作，第一次彩排；
高新区：1.基本物资预算筹划完成，具体资金需求提交团工委周一会议审议；2.线上活动海报制作张贴，推文发布（1推），正式开展；3.节目及人员对接完成；4.舞台及现场游戏设计完毕；5.防疫方案已由团工委审核，预提交校团委。
接下来工作开展：
策划组：总策划修订至定稿；
宣传组：第二次抢票结果(6推)，采访推(7推)，舞蹈推(8推)；
外联组：购买文创、确定舞美、对接节目以及相关社团、海报张贴、线上群正常运营及审核以及群活动；
游戏区：针对出现问题修改策划案，购买物资，二排及三排；
高新区：1.团工委资金审核后修改物资需求并视情况开始采购；2.正式推文（2推）及海报、门票的制作；3.节目排练筹备；4.舞台及现场游戏预演，与游园会沟通操场最终布局；5.防疫方案最终审核通过后场地申请。
存在问题：暂无。
建议：
1.负责人提前沟通好工作汇报；
2.节目排练的时间尽快确定；
3.明确舞会参与人数、场地和时间的安排，确定舞会区域的定位；
4.操场区的入口设置以及安全问题需要仔细考虑；
5.尽快制作需要的物品的在线文档；
6.游戏区的场地设置需要考虑照明问题；
7.外联注重工作的对接，注意话术的使用；
8.采访、推文和MV视频尽快定稿；
9.活动需要两手准备和线上群的活动，考虑创新方法吸引受众；
10.外联组志愿者招募和芳草社尽快对接；
11.彩排的时间地点确定后尽快发到工作群；
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）
已完成工作：
USTC蜗壳小筑：1.完成防疫安全推文转发；2.完成周推推文终稿待推送；3.完成文创品定制店铺调研筛选；4.完成文创品设计1.0；
文体：完成《第二届所系羽毛球赛》启动会，完成策划组、宣传组和外联组的工作安排。
接下来工作开展：
USTC蜗壳小筑：1.完成周推推送；2.完成羽毛球赛推文模板；3文创品设计2.0；
文体：继续推进《第二届所系羽毛球赛》，完成宣传准备工作。
存在问题：暂无。
建议：
1.文创品素材和定稿的归纳，汇总统计成资料包；
2.班长座谈会的筹办尽快准备；
3.场地申请尽快确定；
4.按照疫情封控规定，策划羽毛球比赛的场地安排，和物业、老师需要再沟通；
5.公众号考虑思想引领类的推送，比如二十大、纪念人物等，周推的频率较低。
办公室（陈至伟、张峥、贾阿龙）
已完成工作：
日常：1.邮箱管理；2.对接“美丽邂逅”项目组整理物资；
院系：日常沟通联络；
财务：1.提交全员大会报销材料；2.跟进“美丽邂逅”项目组财务；
月报：筹备十月月报工作小组，完成资料收集工作。
接下来工作开展：
日常：筹备第三次部门例会；
院系：筹备秋季学期第二次院系走访（西区）；
财务：跟进上学期未完成报销项目的报销；
月报：编辑并发布十月份月报。
存在问题：暂无。
建议：
1.完善便利的会议室使用的在线文档；
2.西区院系走访提前和老师沟通；
3.财务拖延较久，尽快报销；
4.提前准备好年底工作总结的推文编辑工作。
人力资源部（赵佳恒、沙甜甜、吴燕珍）
已完成工作：
人事考评: 完成出勤及项目考核人事制度修订，进行组员对接跟进安排，方便收取例会评价表；
网站统筹：完成本学期校研会第三期骨干培训新闻稿发布；
骨干培训：完成第三次骨干培训收尾工作；
星光大赏：与组长讨论计划本学期工作形式，并制定工作安排。
接下来工作开展：
日常：筹备第三次人资实践联合例会；
人事考评：完成第八次周一例会出勤考勤记录并将在线表格导出发给主席团；
网站统筹: 完成工作例会日常纪要和日常约稿的上传，进行骨干档案的任职日期修改工作，完成院系风采稿件更新；
骨干培训：1.对接嘉宾评选出优秀作业；2.计划第四期骨干培训；
星光大赏：完成人员分工，并展开线上初步工作。
存在问题：暂无。
建议：
1.星光大赏时间安排尽快确定；
2.确定期中考核的制度与细则，考虑工作成果量化；
3.思想学习和骨干学习的表格制作好尽快发群里；
4.重点考虑骨干培训的奖品设置以及品类的确定。
宣传部（毕竹韵、施然、汪龙宝）
已完成工作：
日常：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；3.校园采风；
微信：1.协助推送（美丽邂逅、彩虹跑，行业面面观等）；2.原创推送（科大萌宠等）；
微博：1.协助推送（权益小喇叭）；2.原创（科大萌宠）；
其他：1.约稿细则图片版修改初稿；2.视频号首期视频初稿；3.原创推文修改；
接下来工作开展：
日常：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；3.例会资料包整理；
微信：1.疫情主题（后勤工作人员采访）、反卷指南、养生指南等原创推文发布；2.协助约稿推送；
微博：微信联动；
其他：1.视频号首期视频和相关推送的准备工作；2.动物摄影活动的征稿收集及文创奖品的制作；3.PPT模板设计定稿的推进。
存在问题：暂无。
建议：
1.微信推文发布时间的规则修改，约稿细则；
2.动物摄影的稿件征集加强宣传，比如转载，可以促进内部人员多参与摄影活动；
3.摄影图片的投稿，以及确定摄影图片的审稿细则、比例、投票等；
4.视频号开通后注重视频的调研；
5.约稿时间的安排需要提前规划好重大时间。
学术科技部（黄庭雅、程奥远、朱彩莲）
已完成工作：
日常：完成骨干约谈；
学术微沙龙：1.完成嘉宾的对接（让嘉宾着手准备PPT）；2.完成预热推文的部分工作，预计5号推出；3.确定大致时间线，预计活动时间为11月12/13日；
蜗牛说：1.完成采访录音整理；2.通过线上启动会完成对推文的讨论；
科普平台：1.完成第33期科普速递的推文文案整理和排版，11月1号推出；2.完成第34期科普速递的任务安排，预计一周后审核推出；
学术活动月：1.与部分学院研会初步确定合作意愿；2.初步确定主要活动为微沙龙和走进特色实验室。
接下来工作开展：
日常：骨干约谈；
学术微沙龙：1.完成预热推文的审核和发布；2.完成嘉宾ppt的对接；
蜗牛说：1.完成推文初稿；2.修改并完善推文，完成二稿；
科普平台：完成第33期科普速递和第34期科普速递的审核和推出；
学术活动月：1.拟定学术活动月合作方案及细则；2.落实人员分工。
存在问题：暂无。
建议：
1.嘉宾遴选先和跟进商量再确定；
2.先和各个院系沟通，再下发红头文件，注意活动设置的流程；
3.学术活动月提前与有意向的院系确定大致时间。
权益服务部（胡玮怡、潘应浩、郭畅）
已完成工作：
日常工作：1.权益留言板平台日常值班；2.权益小喇叭日常平台值班，完成了近期课堂工作调整、校车时间调整两次微博推送；
女神来了：1.采访提纲定稿；2.通过线上启动会完成了对推文的讨论；
权益专项：1.完成疫情互助文档的值班、总结等工作；2.完成核酸检测专项调研的工作；
权益工具箱：进行提案风采展示的文案修改和秀米排版。
接下来工作开展：
日常工作：继续进行权益留言板、权益小喇叭平台日常值班；
女神来了：1.完成推文初稿；2.修改并完善推文，完成二稿；
权益专项：1.继续进行疫情互助文档专项工作；2.完成其他与疫情相关的权益工作；
权益工具箱：1.推文的审核与完善；2.完成权益工具箱第二期的推送。
存在问题：暂无。
建议：
1.推进权益专项工作的落实，加快推进调研的工作；
2.权益工具箱的提案修订；
3.青年之声的专项和团委积极沟通；
4.疫情下心理健康相关工作策划尽快推进；
5.权益工具箱工作尽快落实；
实践交流部（王宁薇、朱铭毅、张同）
已完成工作：
蜗壳星火路：1.采访嘉宾；2.整理采访音频、视频文件；
职业生涯规划系列活动：1.跟进院系活动情况，生医部、微电子学院已经举办；2.确定嘉宾伴手礼方案；3.完善选调生经验分享会总结资料包；
就业干货铺：1.一期推文表格设计完成；2.借鉴优秀推文丰富推文内容和设计。
接下来工作开展：
日常：筹备第三次部门例会；
蜗壳星火路：1.确定推文主题；2.撰写推文初稿；3.收集丰满推文需要的资料与信息；
职业生涯规划系列活动：1.继续跟进院系活动情况；2.采购嘉宾伴手礼及寄送；3.讨论暖群方案；4.采购寄送选调生嘉宾礼物；
就业干货铺：1.设计一期推文表格插入形式及排版；2.修改一期推文文字内容。
存在问题：暂无。
建议：
1.蜗壳星火路加快照片选择和海报涉及的工作进度；
2.职业生涯规划系列活动后续安排；
3.进一步拓宽联系嘉宾的渠道；
4.就业干货铺的推文尾部定期收集大家的建议。
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