【会议时间】2022年11月7日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：董少祥、赵炳露、邱威
部长：陈至伟、赵佳恒、毕竹韵、黄庭雅、胡玮怡、王宁薇
副部长：沙甜甜、朱彩莲、潘应浩、郭畅、朱铭毅
项目负责人：凡聪聪
【请假人员】薛兆成、宋稚豪、陈润泽、扶昭龙、马九阳、张峥、贾阿龙、吴燕珍、施然、汪龙宝、程奥远、张同
【会议主持】董少祥
【会议记录】吕承成
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2022“美丽邂逅”大型交友活动
（负责人：凡聪聪、贾阿龙跟进：吴琼）
已完成工作：
策划组：1.总策划初稿；2.线上群补充策划；3.八分区，十分区补充策划；
宣传组：1.二次抢票推(6 推)、舞会推(7 推)；2.八分区十分区游戏规则海报(3 张)、门票；采访文案；
外联组：线上群正常运营及审核以及群活动开展，维持活跃度、购买文创、一彩对接节目负责人以及通知、一彩通知以及现场准备和签到、对接志愿者招募；
操场区：1.完成了一彩，跟节目对接初步完成了节目流程，走话筒流程；2.完成了主持稿二稿；3.完成了操场区人员分工；4.东西区仓库需要的物资整理清点完毕，美丽邂逅的巨型灯架安电池用胶带缠绕，气球拱门的架子完成拼装测试；
候场区及邂逅驿站：主持稿初稿，一彩，人员分工，时间规划，引导路线；
八分区及十分区：1.初步确定十分区位置；2.完成第一次彩排；完成人员分配及规则讲解； 舞会区域：主持稿一稿、舞会区音乐、舞会场次时间舞种确定、人员入场安排；
操场游戏区：细化；
高新区草地音乐节及游园会：1.门票节目单制作；2.预算确定、各物资购买链接敲定；3.节目第一次彩排；操场布局确定。
接下来工作开展：
策划组：1.总策划定稿；2.各分区策划；3.线上群补充策划；
宣传组：1.预热攻略推(8 推)；2.各区所需宣传海报/易拉宝；3.混剪视频；
外联组：线上群继续正常运营，审核以及群活动开展、文创继续购买并且及时取快递以及安置、二彩对接节目负责人以及通知、二彩通知以及现场准备和签到、确定志愿者招募、联系舞美、提交场地再次预约的申请表；
操场区：准备二彩及实施会PPT，完成节目所需物资的采买与租赁，完成主持人服装的租赁，完成背景视频与背景图片的收集，完成对工作人员及志愿者的培训以及对项目组成员的现场布置节目流程的培训；
候场区及邂逅驿站：主持稿的修改完善，物资清单及购买，人员分工的细化与培训，节目顺序的确定，节目资料收集；
八分区及十分区：1.完成十分区装饰策划，及时更新物资采买清单；2.确认物资采买情况； 舞会区域：细化策划男女嘉宾教学分场、入场引导号码牌；
操场游戏区：暂无；
高新区草地音乐节及游园会：1.正式活动海报、易拉宝制作；物资购买；2.第二次彩排，互动游戏彩排。
存在问题：暂无。
建议：
1.策划组明确操场区分流计划；
2.彩排签名可以标注具体、以及唱歌跳舞可以标注节目名称；
3.完整规划策划难度较大的十分区；
4.尽快拍完MV宣传视频。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）
已完成工作：
日常：1.所系班长座谈会项目招募；2.座谈会人员分工；3.座谈会问卷初稿；4.座谈会出席嘉宾邀请；
USTC 蜗壳小筑：1.中科院成立推文发布；2.科学岛研会推文转载；3.发现高新预热推文发布；
文体活动:1.发现高新线下活动圆满完成；2.发现高新总结推文定稿；3.第二届所系羽毛球赛策划稿初稿；4.推文
1.0 羽毛球赛回顾初稿；5.宣传海报初稿；6.文创品设计图案初稿；7.裁判证设计初稿。
接下来工作开展：
日常：1.所系班长座谈会主持稿的撰写；2.确定座谈会出席嘉宾；3.座谈会ppt 制作；
USTC 蜗壳小筑：1.完成周推推送；2.完成发现高新结束推文；3.新的logo 和图标初稿；
文体活动：1.《发现高新》活动后续总结材料收集；2.第二届所系羽毛球赛策划定稿；3.推文2.0 报名推文初稿；
4.场地租借和物资筹备。
存在问题：暂无。
办公室（陈至伟、张峥、贾阿龙）
已完成工作：
日常：1.骨干约谈；2.邮箱管理；3.东区仓库物资清单在线文档更新；
院系：成立第二次院系走访工作小组，完成前期准备与分工；
财务：整理完成上学期部门报销材料并提交；
月报：10月月报资料收集，编辑排版，审校推出。
接下来工作开展：
日常：1.协助美丽邂逅项目组物资需求；2.召开第三次部门例会（与宣传部联合）；院系：制作院系走访相关文件，进行第二次院系走访；
财务：跟进美丽邂逅项目组财务；
月报：月报工作总结与问题记录，提高部员编辑技能。
存在问题：暂无。
建议：
1.尽快确定财务培训时间；
2.完善11月月报。
人力资源部（赵佳恒、沙甜甜、吴燕珍）
已完成工作：
骨干培训：1.完成（第二次）优秀作业的公示；2.对第三次骨干培训的效果进行总结反思； 人事考评: 部门例会考勤表的修订与下发；
网站统筹：完成第八次会议纪要上传，骨干档案任职日期修改工作；
星光大赏：完成工作初步计划。
接下来工作开展：
日常：1.筹备第三次人资实践联合例会；2.商讨人资文创品（骨干培训——结合研会特色、部门文创）的设计；3.发布新一期骨干约谈文件； 骨干培训：根据大骨班的时间对第四次骨干培训进行工作安排；
星光大赏（11月一期、12月一期）：1.拟出工作计划及人员分工；2.完成前期嘉宾遴选及对接工作；
人事考评：完成第九次周一例会出勤考勤记录，进行期中警示人员统计，开始美丽邂逅项目考核评分问卷准备； 网站统筹: 完成工作例会日常纪要和日常约稿的上传。
存在问题：暂无。
建议：
1.主题由“喜迎二十大”改为“学习二十大”；
2.文创用品结合部门特色/研会特色及部门能力斟酌；
3.大致统计期中警示人员量级。
宣传部（毕竹韵、施然、汪龙宝）
已完成工作：
日常：1.邮箱管理；2.例会资料包整理；
微信：1.协助推送（科普速递、发现高新、美丽邂逅、研会月报）；2.原创稿件（秋日穿搭等）；其他：1.视频号首期视频修改稿；2.动物摄影征稿收集整理。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；3.召开第三次部门例会（与办公室联合）；
微信：1.原创推文（如何睡个好觉、摄影比赛照片整理并排版），养生指南、无糖奶茶、反卷指南等；2.协助约稿推文发布；
微博：微信联动；
其他：1.科大猫咪小视频、先研院Vlog；2.动物摄影文创设计；3.PPT 模板设计修改。
存在问题：暂无。
建议：
1.微信原创稿件建议推出系列性推文；
2.摄影推文起名应明确比赛性质，说清奖项设置及数量；
3.约稿增进惩罚措施；
4.给部门工作加小话题分区；
5.视频号可以做小视频（1min以内），未必要很大；
6.做视频多和部门部长沟通，可以采取“海报+语音”形式推送。
学术科技部（黄庭雅、程奥远、朱彩莲）
已完成工作：
学术活动月：1.完成人员分工；2.完成海报、桁架和推文初稿；3.完成红头文件、实施方案文件；
学术微沙龙：1.完成预热推文初稿；2.完成海报初稿；3.完成嘉宾对接（确定老师提前准备好ppt，并且12/13 号有时间）；
蜗牛说：完成推文的初稿，二稿；
科普平台：1.完成第33 期科普速递的推文发布；2.完成第34 期科普速递的初稿。
接下来工作开展：
学术活动月：1.确定海报、桁架模板；2.报名表制作、发放与收集；3.与院系研会进一步就活动内容进行对接；
学术微沙龙：1.完成预热推文的发布；2.确定场地的预约（暂定线下，地点是量子咖啡）；3.完成海报的终稿；4.完成嘉宾ppt 的对接；5.完成报名表的发布并对接前30 名同学；6.完成活动现场的准备；
蜗牛说：1.完成推文终稿；2.完成秀米排版；
科普平台：完成第34 期科普速递的审核与发布。
存在问题：暂无。
建议：
1.学术微沙龙转变一下方向，“创业”做了很多期；
2.对嘉宾进行严谨的背调，在例会上讨论，再决定是否要邀约；
3.推文上下期不要相隔太远。
权益服务部（胡玮怡、潘应浩、郭畅）
已完成工作
日常工作：1.继续进行日常平台值班；2.继续进行权益小喇叭平台值班；3.骨干约谈； 女神来了：完成女神来了推文的初稿，二稿；
权益专项：1.进行疫情互助文档的值班及总结归纳；2.完成共享面试间的调研问卷制作；3.与团委负责权服的同学沟通，确定了合作的机制；
权益工具箱：完成了学研代会提案风采的推送。
接下来工作开展：
日常工作：1.继续进行日常平台值班；2.成立新的权益小喇叭工作小组，继续进行平台值班； 女神来了：1.完成推文终稿；2.完成秀米排版；
权益专项：1.继续进行疫情互助文档的工作；2.与团委老师进行沟通并完成共享面试间的问卷调研； 权益工具箱：进行学研代会提案风采(二)的展示。
存在问题：暂无。
建议：
权益留言板提高功能性，拓宽渠道（宏观与微观共同重视）。
实践交流部（王宁薇、朱铭毅、张同）
已完成工作：
蜗壳星火路：1.初稿撰写；2.稿件素材整理收集；3.初稿排版；4.初稿修改；
职业生涯规划系列活动：1.跟进院系活动情况，收集部分总结资料；2.暖群方案初稿撰写；
就业干货铺：1.将一期稿件内容整理精炼，简化成各个城市就业补贴、生活补贴、安家补贴、人才引进政策，并用一句话概括；2.正在撰写第二期稿件HR 咨询问题，例如外企英语面，英文重发音还是重流利度，不同岗位的基本要求有何区别等。
接下来工作开展：
日常：筹备第三次部门例会；
蜗壳星火路：1.二稿撰写；2.封面图制作；3.第二期嘉宾选择讨论；
职业生涯规划系列活动：1.跟进院系活动情况；2.暖群方案修改；3.暖群方案实施； 就业干货铺：一期稿件表格排版问题，寻找美观简介的多内容表格排版设计。
存在问题：暂无。
建议：
1.结合航空航天准备稿件；
2.结合支教题材进行撰稿（体现我校特色）；
3.改进标题（目前有些普通）。
TOP