【会议时间】2022年11月21日 18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、邱威、赵炳露、薛兆成

部长：宋稚豪、陈至伟、赵佳恒、毕竹韵、黄庭雅

副部长：陈润泽、马九阳、张峥、沙甜甜、施然、汪龙宝、程奥远、朱彩莲、潘应浩、朱铭毅、张同、凡聪聪

项目负责人：凡聪聪、贾阿龙

【请假人员】吴琼、王宁薇、扶昭龙、吴燕珍、郭畅

【会议主持】董少祥

【会议记录】张思昂

【会议议程】

一、院系工作汇报

管理学院执行主席郭楠作院系工作汇报。

已完成工作：

1. 举办校园歌手大赛；

2. 完成迎新晚会（受疫情的影响，采用录播的形式）；

3. 成功开展春新新向党摄影活动；

4. 成功开展了秋日寻花活动（人人带去一份花）；

5. 举办日常活动，例如干干事培训大会，正大杯等。

二、项目汇报

项目名称：2022“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：凡聪聪、贾阿龙  跟进：吴琼）

已完成工作：

策划组：1.协助物资管理；2.各分区消杀方案；

宣传组：1.时间地点推（第9推）、现场推初稿；2.门票定稿，场地信息定稿；3.Mv二稿；

外联组：1.线上群正常审核以及群活动开展；2.借迎宾杆、栅栏、帐篷；3.文创放进仓库；4.三彩对接节目负责人以及通知、三彩通知以及现场准备和签到；5.发起志愿者招募并建群；6.准备线下派票帐篷和桌椅；7.整理物资报销表格；

操场区：1.完成了三彩（全流程），初步确定了走话筒、道具流程；2.跟节目对接收集了节目信息、初步完成了节目流程，走话筒流程等；3.主持稿基本定稿，完善了抽奖部分；

八分区、十分区：1.确定了十分相识区场地，完成了十分区装饰方案的策划；2.完成了八分区十分区物资的购买；3.完成了问题卡的设计；

候场区及邂逅驿站：1.完成了三彩；2.主持人服装的购买；3.节目的资料收集；

舞会区域：1.三彩活动全流程；2.人员分工协调对接；3.文创购买；4.组员四彩和正式活动时间收集；

操场游戏区：进行了第二次彩排，针对出现问题进行改进。

接下来工作开展：

策划组：总策划定稿；

宣传组：1.Mv推（10推），现场推（11推）；2.Mv定稿；

外联组：1.线上群正常审核以及群活动开展、确定迎宾杆和栅栏数量；2.四彩对接节目负责人以及通知、四彩通知以及现场准备和签到；3.志愿者培训；4.线下派票帐篷和桌椅；5.定工作餐；

操场区：准备四彩及活动当天彩排，实施会PPT，整理物资，完善物资，细化人员分工；

八分区、十分区：1.周三之前完成所有物资的收货，并在现场布置装饰确认物资是否合适；2.完成第四次彩排；3.在活动当天完成八分区十分区的工作；

候场区及邂逅驿站：准备四彩及活动当天彩排，实施会PPT，整理物资，完善物资，细化人员分工；

舞会区域：1.主持稿定稿；2.舞协成员对接候场区表演；3.准备四彩；

操场游戏区：准备第三次彩排。

存在问题：暂无。

建议：

1.物资是否能到(考虑到顺丰的问题)；

2.舞会和灯光再对接一下；

3.门票纸质版能否拿到；

4.操场结束后操场结束打扫（和志愿者说一下）；

5.邂逅驿站，上次的舞蹈不是很合格，需要再次彩排；

6.有关栅栏的问题是否能处理好；

7.活动现场的引流方案需要尽快完善；

8.志愿者招募，培训的完成；

9.游戏区到操场，是不是需要门票，人员动线能否安排好（卡住边界，确定好入口和出口）；

10.针对上周高新区的活动，是否能吸取建议。校区，帐篷能否安置好，志愿者有无招募完善，招募机制是否完善（优秀考虑有相关经验的）消杀物资是否准备好。当天晚上的宣传，电梯能否准备好雨衣。

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）

已完成工作：

日常：1.所系班长座谈会召开；2.骨干约谈；

公众号运营：1.完成羽毛球赛正式推文发布；2.完成所系留言板小程序测试；3.完成文创品设计2.0；4.整理文创品清单；

文体活动：1.完成第二届所系羽毛球比赛场地申请，确定比赛时间为12.3号；2.完成策划6.0；3.现场裁判安排1.0 。

接下来工作开展：

日常: 1.完成所系班长座谈会新闻稿；2.整理权益问题撰写权益报告；

公众号运营：1.所系班长座谈会推文撰写；2.周推推文的发布；3.文创品清单整理；

文体：1.第二届所系羽毛球比赛羽毛球裁判培训；2.羽毛球物资筹备；3.羽毛球赛报名事宜。

存在问题：暂无。

建议：

1.所系班长座谈会，地点和时间进行确定。根据同学提出的权益问题需要尽快收集完成；

2.文创设计可以使用宣传部的素材，再根据所系的特色加入自己的元素；

3.羽毛球赛紧接着就是美丽邂逅，注意同学们的情绪反馈；

4.羽毛球赛报名需要限制人数；

5.根据所系人数的多少灵活调整报名规则，及早给出报名名单和名单筛选机制，及时与班长沟通；

6.财务问题需要注意年底封账的问题；

7.所系留言板小程序作用（增加反馈渠道），测试结果良好；

8.所系班长座谈会的新闻稿需要及早出；

9.所系部门的氛围怎么样（氛围不错）。

办公室（陈至伟、张峥、贾阿龙）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.成立文创工作小组；

院系：1.进行第二次院系走访（西区院系）；2.院系走访推文编辑；

财务：1.跟进美丽邂逅财务，解答项目组物资购买及发票相关问题；2.跟进上学期财务报销情况。

接下来工作开展：

日常：1.发送“美丽邂逅”邀请邮件；2.构思年末推文写作思路并开始撰写；3.召开第四次部门例会；

院系：院系走访推文审核与发布（约稿24号）；

财务：继续跟进美丽邂逅财务；

月报：成立十一月月报工作小组并完成分工。

存在问题：暂无。

建议：

1.成立文创小组，具体的构思情况如何；

2.院系走访情况，情况良好；

3.和火灾，同辐展开学术微沙龙，注意具体细节；

4.财务问题，预算报销不要写的太死；

5.美丽邂逅的借款列出流程，方便后续其他部门操作。

人力资源部（赵佳恒、沙甜甜、吴燕珍）

已完成工作：

人事考评: 1.第十次周一例会出勤考勤；2.期中警示人员名单发给各部长，发送评价表给主席团成员；

网站统筹：常规稿件上传工作；

星光大赏：1.嘉宾材料收集；2.线下嘉宾采访。

接下来工作开展：

人事考评：1.完成第十一次周一例会出勤考勤将在线表格导出发给主席团；2.完成人事制度部门考核加分方面的修订；

网站统筹: 完成工作例会日常纪要和日常约稿的上传；

星光大赏：1.整合嘉宾材料；2.剪辑采访视频；3.制作推文初稿。

存在问题：暂无。

建议：

1.人事考评制度修订出版时间，为12月初；

2.周一例会的出勤考察；

3.例会的会议议程和记录格式有问题；

4.文创作品是否完善，以及作用。加入研会的元素。

宣传部（毕竹韵、施然、汪龙宝）

已完成工作：

日常：1.约稿情况发布；2.邮箱管理；

微信：1.协助推送（疫情互助文档、团学研代会提案展示、美丽邂逅（草地音乐节、缘梦研华）、学术活动月、择业航标、管院摄影大赛、八院联合羽毛球赛、所系羽毛球赛等）；2.原创稿件（社团之旅等）；

微博：协助发布权益小喇叭；

其他：1.完成视频号第一期视频定稿；2.动物摄影第二期和视频号第一期推送初稿。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；3.召开第四次部门例会；

微信：1.原创推文（如何睡个好觉、过冬指南、冷门有趣的课程、单图海报、摄影比赛结果）；2.协助约稿推文发布；

微博：微信联动；

其他：1.动物摄影第三期，先研院Vlog等原创推送；2.动物摄影文创设计；3.PPT模板设计修改；

存在问题：暂无。

建议：

1.视频推送的时间问题需要修改；

2.视频号的审核渠道尽量统一，通过微信群进行审核；

3.询问美丽邂逅现场拍摄人数以及当天人员情况，希望宣传的同学能及时到场；

4.美丽邂逅当天的无人机了解情况；

5.美丽邂逅主会场PPT准备情况，PPT的风格情况有没有准备好；

6.询问推文存稿情况，希望宣传部注意关键节点，及时发送存稿；

7.先研院vlog原创推送具体问题确认。

学术科技部（黄庭雅、程奥远、朱彩莲）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.更新工作例会组织手册；

学术微沙龙：1.完成奖品的发放和微沙龙工作的收尾（发票等）；2.完成推文初稿的撰写，预计这周末推出；

学术活动月：1.协助完成3个院系子活动举办；2.完成2个院系子活动推文及总结工作；

蜗牛说：完成第42期推文秀米排版初稿与二稿修改。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

学术微沙龙：1.第20期学术微沙龙总结推文的审核和推出；2.调研下一期的嘉宾，并开始对接工作；

学术活动月：继续对接与跟进院系子活动；

蜗牛说：1.完成推文排版定稿；2.开始第43期蜗牛说准备工作。

存在问题：暂无。

建议：

1.是否有骨干约谈，骨干约谈情况良好；

2.学术微沙龙完成良好，；

3.学术活动月总共有9个院；

4.学术活动月大概在12月中旬截止；

5.蜗牛说最新一期准备情况，27号推出。

权益服务部（胡玮怡、潘应浩、郭畅）

已完成工作：

日常工作：1.进行权益留言板平台日常值班；2.进行权益小喇叭平台日常值班，完成两期微博推送；3.骨干约谈；

女神来了：完成“特辑”的一稿二稿秀米排版及修改；

权益专项：1.完成共享面试间方案与调研报告；2.参加所系班长会议并记录大家反映的普遍事宜，后续进行持续跟踪；

权益工具箱：学研代会提案风采展示第二期文稿已经完成。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续进行权益留言板平台日常值班；2.继续进行权益小喇叭平台日常值班；3.骨干约谈；

女神来了：1.完成秀米排版定稿并推出推文；2.进行下一期准备工作；

权益专项：与团委、就业处老师对接，完成共享面试间下一步工作；

权益工具箱：完成学研代会提案风采展示第二期秀米排版并进行推送。

存在问题：暂无。

建议：

1.女神来的的照片完成情况，下一期嘉宾调研情况；

2.最新权益小喇叭的收集情况；

3.共享面试间的落实情况，调研情况；

4.有没有微观上能展现的最新工作，思考下个学期能否给出一个实际的交代工作；

5.女神来了的情况，封面的情况过于简陋，需要华丽一点；

6.共享面试间的调研结果，需要拿出一些方案。

实践交流部（王宁薇、朱铭毅、张同）

已完成工作：

日常：骨干约谈；

蜗壳星火路：1.第八期稿件排版初稿；2.第八期稿件封面修改设计；3.第九期活动方案的撰写；4.第九期嘉宾资料的收集；5.与第九期嘉宾联系对接；

职业生涯规划系列活动：1.跟进院系活动（物理学院）；2.总结稿件排版；

就业干货铺：1.第一期稿件完成；2.第二期推文询问HR的问题收集。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

蜗壳星火路：1.第九期采访内容清单整理；2.与第九期嘉宾讨论确定采访时间和形式；3.完成第九期嘉宾的采访工作；

职业生涯规划系列活动：1.继续跟进管理学院活动；2.总结稿件继续完善；

就业干货铺：1.继续跟踪一期推文宣传部头版档期；2.收集问题回馈，修改二期推文。

存在问题：暂无。

建议：

1.蜗壳星火路第八期的提交一下最新进展，封面问题可以暂缓；

2.职业规划系列活动，询问需要哪些类型的hr，争去拓宽新的嘉宾联系渠道（可以直接去秋招招聘会）；

3.骨干约谈情况，近期学业和科研压力很大；

4.蜗壳星火路第九期的嘉宾对接情况，和师兄进行了讨论，采访提纲，采访清单的整理。；

5.职业生涯规划,后期只有管理学院。