【会议时间】2023年4月24日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥

部长：陈至伟（主任）、赵佳恒、毕竹韵、潘应浩

副部长：扶昭龙（副主任）、李昱黎（副主任）、张峥（副主任）、陈俊名、吴东洋、王子健、陈诺、范晴

项目负责人：陈俊名、陈诺、李季垚

【请假人员】邱威、吴琼、赵炳露、薛兆成、郭楠、张劢、宋稚豪、吴燕珍、朱铭毅、陈润泽、马九阳、高尚、窦紫微、王子鑫、王楠

【会议主持】赵佳恒

【会议记录】沙拉·拉哈西拜

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：“永远科大人”2023“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛项目

（负责人：陈俊名  跟进：郭楠）

已完成工作：

策划现场组：1.开展第一次组内会议，完成组内分工，确定工作流程；2.制作启动会会议议程及PPT；

宣传组：小组建立；

外联组：建立项目组大群，完成项目组通讯录，启动会短信邀请。

接下来工作开展：

策划现场组：1.完成志愿者培训策划以及拔河策划书撰写；2.开展志愿者培训；

宣传组：1.完成宣传策划大纲；2.第一篇推送；3.开始各类设计；

外联组：1.周日晚上开展外联组组内会议，明确外联任务以及合理分配任务；2.院校联动联络，制作问卷星，开始拔河队伍招募。

存在问题：暂无。

建议：

1.确定推文主题；

2.确定活动时间线；

3.操场场地是否已经预约好，并且跟足球队协商好当天避免踢球引发事故；

4.报名招募通知时间什么时候；

5.外联组物资采用对公转账注意有些淘宝买的物资不能对公转账，应该要找一些比较靠谱的线下商家；

6.具体推送几篇推文；

7.跟晚会搜集照片会不会有冲突？需要再深入了解沟通。每个队的视频拍摄要提前，并在现场播放；

8.各个院系毕业季各类活动会有一个汇总表，联系团委建立好共同文件，并且把各个院系拔河报名资料放在后面，然后把责任压实到各院系团委；

9.嘉宾邀请，提前一周跟书记沟通好；

10.不论是拔河还是晚会提前和之前的项目负责人沟通获取经验；

11.工作线往前压。

项目名称：“永远科大人”2023“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会项目

（负责人：陈诺、李季垚  跟进：陈至伟）

已完成工作：

策划组：1.完成历年活动资料收集与整理；2.完成组内分工；

宣传组：1.完成历年活动资料收集与整理；2.完成了文化衫设计征集推文的撰写；3.确定文创所有设计类型和主要设计元素；

外联组：1.完成晚会及红毯走秀现场和彩排场地预约工作；2.完成启动会会前准备工作；3.制作晚会和红毯节目及主持人招募问卷；4.建立花销在线收集表。

接下来工作开展：

策划组：1.启动会ppt的制作完善；2.完成晚会主题的初稿并修改定稿；3.开始定向越野活动策划与红毯、晚会的策划初稿；

宣传组：1.完成组内分工，确定工作流程；2.撰写启动会新闻稿；3.形成MV策划的初稿；4.完成镭射包、四套杯垫的设计初稿；5.启动会ppt的制作；

外联组：1.完成启动会现场工作，并安排好人员分工；2.完成组内人员联络表；3.完成部分文创产品的预订工作；4.沟通院系研究生会毕业子活动举办意向；5.启动会ppt的制作；6.与青协志愿者志愿时长赋予事宜。

存在问题：暂无。

建议：

1.跟所系对接“定向越野”活动安排；

2.晚会主题的初稿确定需要关注最近的科大关于青年的讲话；

4.志愿者人数较多需要各个组培训，并且赋予长期的志愿时长（先记录，最终统一录入）；

7.晚会以线下为主，然后线上开直播。直播预算和网络要求需要考虑和估计，并且参考2019、2020年以前的。现场的控场晚会嘉宾邀请需要提前半个月到3周。主题&节目单&主持词和所有的宣传品要提前审核完才能定稿。炫音社合作要一些节目；

8.对活动中表现突出的同学，将来作为储备力量来发展；

9.启动会时间在本周三（4.26）19:00-21:00在东区图书馆4楼，大家都尽量参与。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）

已完成工作：

公众号运营：1.篮球赛报名推文定稿；2.确定篮球赛文创清单；

文体：1.完成所系班长座谈会的召开；2.完成羽毛球赛财务报销；3.完成篮球赛策划。

接下来工作开展：

日常：筹备第三次部门例会；

公众号运营：设计篮球赛文创；

文体：1.完成所系班长座谈会财务报销和总结；2.完成篮球赛场地申请与部分物资准备。

存在问题：暂无。

建议：

1.座谈会参加了15、16个班级。建议着重关注离校繁琐的权益问题；

2.篮球赛要监控，避免学生犯规和无缘无故受伤，并且买意外险。

办公室（陈至伟、李昱黎、张峥）

已完成工作：

研代会会务组：1.对接部分院系研代会；2.收集反馈资料（公共事务、软件学院、工院）；3.会务组时间线制作；

日常：1.召开第四次部门例会；2.骨干约谈；

财务：建立两个项目组财务跟进群；

月报：成立四月份月报工作小组并完成分工。

接下来工作开展：

研代会会务组：1.对接剩下院系完成所有院系研代会召开；2.反馈资料同步材料组；

日常：1.邮箱管理；2.近三年骨干去向统计和联系方式更新；

院系：更新院系研会执行主席通讯录；

财务：开展两个项目组内部财务培训；

月报：1.资料收集；2.推文编辑与排版、约稿。

存在问题：暂无。

建议：

1.月报：收集一部分就整理和编辑，一部分月报小组组长再锻炼；

2.做财务培训，特别是拔河项目组对公转账；

3.关于财务的管理办法是否落实到位。比如财务监管、借款问题等。两个项目中可能出现商家不愿走对公转账等问题，尤其有些商家对预算要求比较高；

4.邮箱管理更新。

人力资源部（赵佳恒、陈俊名、高尚）

已完成工作：

研代会材料组：确定材料组工作时间线；

日常：完成第四次部门例会；

日常考核：第三次信息公示；

骨干培训：第一次骨干培训总结会。

接下来工作开展：

研代会材料组：按照时间线完成各项材料工作；

网站统筹：收集和发布院系新闻；

骨干培训：第二期骨干培训筹备。

存在问题：暂无。

建议：

第二期骨干培训是否还有打卡。

宣传部（毕竹韵、窦紫微、吴东洋）

已完成工作：

研代会宣传组：完成小组时间线；

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；

微信：1.协助发布推送；2.发布原创推送（USTC樱花的奇幻漂流、Latex入门）；

微博：樱花漂流联动；

职能小组：1.拍摄剪辑：明确劳动节视频分工；2.平面设计：PPT模板修改；3.后台管理：值班及数据记录。

接下来工作开展：

研代会宣传组：完善小组分工及完成工作；

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；

微信：1.协助发布推送；2.完成推文留言墙大赏的拍摄以及文案；3.转载：劳动节放假通知；

微博：与微信联动；

职能小组：1.拍摄剪辑：拍摄剪辑劳动节视频；2.平面设计：PPT模板修改；3.后台管理：值班及数据记录。

存在问题：暂无。

建议：

1.庐州画报合作的明信片可以在研会内部用，但是别的院系要用的话需要联系跟进；

2.考虑到时间和人手的问题。劳动节视频选择送花给东区的食堂、宿舍、图书馆工作人员。只送东区不太合适，问问各个部门推荐哪些地方拍摄比较好。

学术科技部（吴燕珍、王子健）

已完成工作：

科普速递：推文发布；

蜗牛说：文字稿初稿完成。

接下来工作开展：

日常：第四次例会筹备；

蜗牛说：1.文字初稿的修改完善；2.对接嘉宾，收集整理推文所需图片；3.完成推文初稿。

存在问题：暂无。

建议：

1.蜗牛说定稿时间；

2.列出5月下旬之前大概做哪些工作，至少每个项目都有完整一期，不要让工作断层。

权益服务部（潘应浩、陈诺、王子鑫）

已完成工作：

权益专项：参加所系班长座谈会并解答前期提问；

权益工具箱：完成了第三期毕业季知识集锦文搞撰写（前两期分别是盖章、毕业生身份认定）；

女神来了：1.完成15季女神来了特别篇文案的定稿；2.进行了秀米的初步排版；

日常工作：1.继续进行每日值班；2.完成了1期权益喵小喇叭（五一放假安排等）。

接下来工作开展：

权益专项：1.针对所系同学离校返所开展权益专题服务（采取二维码收集问题、推文集中解答）；2.根据老师和同学们提出的饮用水安全问题组成提案小组进行提案撰写；

权益工具箱：完成第三期文稿的秀米排版、约稿和推送工作；

女神来了：1.完成秀米排版工作并定稿；2.提前和宣传部约稿；

日常工作：继续开展日常值班。

存在问题：暂无。

建议：

1.3期毕业季往期回顾视频；

2.最近考虑到工作量，权益服务周暂时不做。

实践交流部（朱铭毅、范晴、王楠）

已完成工作：

日常：骨干约谈；

就业主题周：1.继续院系对接；2.撰写就业主题周活动总结推文初稿；3.整理就业主题周活动报销清单；4.发布选调生分享会总结推文以及新闻稿；

选调生手册：1.完成手册第二、三章第二次校对；2.初步完成手册前言和后记的撰写。

接下来工作开展：

日常：筹备第五次部门例会；

就业主题周：1.总结活动，整理资料包；2.修改并推送就业主题周活动总结推文；3.推进就业主题周活动报销进展；

选调生手册：1.继续校对第二、三章各省定向选调生和人才引进公告校对；2.完善手册前言和后记内容；3.对接院系征求嘉宾经验分享稿。

存在问题：暂无。

建议：

“蜗壳星活路”嘉宾邀请进度。