【会议时间】2023年5月29日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：陈至伟、郭楠、胡浩鑫、赵佳恒、张劢

部长：陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺

副部长：李季垚、王晨晗、金旋、段皓睿、王心如

项目负责人：陈俊名、陈诺

【请假人员】宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙、吴以宁

【会议主持】陈至伟

【会议记录】王心如

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：“永远科大人”2023“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛

（负责人：陈俊名  跟进：郭楠）

已完成工作：

1.三彩实施会；2.现场活动；3.第三篇推文。

接下来工作开展：

1.奖金发放；2.照片打包；3.项目档案填写；4.财务报销。

存在问题：暂无。

建议：

1.奖金发放应尽快核实队长姓名；

2.照片打包后再发到队长群里；

3.注意文化衫的报销问题；

4.现场彩排分工不清晰，现场整体混乱；

5.拔河规则等相关问题，整理汇总写进项目经验档案；

6.新闻稿没有展示冠军队伍风采，仅展示了冠军队名，没有相关学院名称来源等信息；

7.奖牌数量准备不足；

8.赛场指挥存在问题，赛场裁判缺少专业性及集体服务意识，应提前做好裁判培训和项目预案；

9.每年项目进行都存在不可控的客观问题，做好整理总结和后续传承工作；

10.在队长群内发起问卷调研，收集参赛同学们的建议并整理汇总；

11.拔河报销尽快完成；

12.现场机动人员太少；

13.“小蜜蜂”扩音器多准备几个；

14.到现场优先发放工作证；

15.尽快开展项目总结会。

项目名称：“永远科大人”2023“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会

（负责人：陈诺、李季垚  跟进：陈至伟）

已完成工作：

策划组：1.晚会主题节目单；2.晚会策划初稿；3.红毯节目走秀安排；4.红毯和晚会一彩初稿；5.嘉宾对接；6.红毯节目和晚会节目对接；

宣传组：1.红毯现场拍群聊已建立，红毯现场拍照区相关设计完成，毕业纪念晚会邀请函初稿已完成，确定毕业纪念晚会海报以及桁架，晚会门票设计初稿已完成；2.宣传MV完成策划、人员分工、团队对接、拍摄进行中，全球科大人视频确定分工；3.推文已经更到第五篇，第五篇下周六发；

外联组：1.已完成我和科大有张合影线下地推活动；2.完成红毯及晚会节目和主持人的联络工作；3.已完成红毯嘉宾招募工作。

接下来工作开展：

1.完成红毯海报、桁架以及大屏设计，完成红毯拍照区所有设计，完成系列活动桁架设计，毕业纪念晚会门票及节目单设计定稿，确定现场拍摄的具体分工，确定毕业纪念晚会邀请函设计；2.完成MV视频拍摄以及初稿；3.按以上设计进行订购及现场工作。

存在问题：暂无。

建议：

1.各组积极性难以调动；

2.晚会门票可以进行编号，做分区；

3.嘉宾邀请情况，晚会一彩时间、地点、节目单尽快发送至群内；

4.提前拟好串词稿；

5.毕业生捐赠仪式具体细节的对接；

6.尽快确定红毯及晚会的对接人员；

7.避开在特殊日子开展活动。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）

已完成工作：

公众号运营：1.周推推送；2.篮球赛总结推文准备；

文体：顺利完成篮球半决赛以及决赛的比赛。

接下来工作开展：

公众号运营：篮球赛推文发布；

文体：1.进行篮球赛后续新闻稿和推文发布；2.进行篮球赛活动财务报销；3.完成球赛策划等文件材料收集与各小组总结。

存在问题：暂无。

办公室（陈俊名、李季垚）

已完成工作：

1.例会场地预定；2.部长群和院系联动群建立；3.例会资料包更新。

接下来工作开展：

1.确定部门留任意愿；2.述职评议。

存在问题：暂无。

建议：

1.办公室收拾打扫；

2.通讯录整理更新；

3.在6.12-6.15期间选一天举办述职评议，提前定好时间制作问卷；

4.各部门报销问题，做好交接工作；

5.官方邮箱做好归类整理。

人力资源部（李昱黎、王晨晗）

已完成工作：

1.部长群、副部群建立；2.骨干约谈；3.项目资料包收集 ；4.部门资料包收集。

接下来工作开展：

1.拔河项目考评；2.确定部门留任意愿；3.例会筹备。

存在问题：暂无。

建议：

1.原部长约谈骨干，做好交接；

2.各部门的资料包收集工作；

3.尽快确定项目考核时间；

4.人事考评制度重新制定；

5.研代会资料整理归档；

6.研会官网的干部档案整理更新；

7.二次学联的学习。

宣传部（张亚琳、金旋）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；

微信：1.协助发布推送；2.发布原创推送（我校召开第二十七次学生代表大会和第十二次研究生代表大会）；

职能小组：1.拍摄剪辑：素材拍摄与整理；2.平面设计：PPT模板修改；3.后台管理：值班及数据记录，2023秋季学期约稿群聊已建立。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；3.第五次部门例会筹备；

微信：1.协助发布推送；2.科大之窗推文修改及定稿；3.留言墙集锦推文修改及定稿；

微博：与微信联动；

职能小组：1.拍摄剪辑：素材拍摄与整理；2.平面设计：PPT模板修改；3.后台管理：值班及数据记录。

存在问题：暂无。

建议：

1.推文对接存在问题；

2.尽快排好值班表；

3.注意推文的更新频率，做到有稿可发；

4.摄影组开展工作；

5.PPT模板尽快制作；

6.确定第五次部门例会时间，进行头脑风暴，做好暑期工作；

7.科普速递的转载也可纳入存稿；

8.拔河内容也可以剪辑整理。

学术科技部（范晴、段皓睿）

已完成工作：

1.部门群建立；2.骨干约谈；3.部门资料包整理与收集；4.转载推文一篇。

接下来工作开展：

1.确定部门留任意愿；2.例会筹备。

存在问题：暂无。

建议：

1.尽快确认部门留任，做好交接工作；

2.“蜗牛说”工作继续进行；

3.部长及副部长简要写一写工作计划；

4.与宣传部联合，可以对学科的文创进行返厂；

5.5月30日神舟十六号发射，注意关注相关内容。

权益服务部（吴东洋、吴以宁）

已完成工作：

日常工作：1.完成部门工作交接，接收部门资料包，建立部门工作群；2.日常平台值班；3.骨干约谈；

女神来了：完成前几期女神来了相关资料的梳理存档；

权益工具箱：完成前几期权益工具箱推文的梳理存档；

权益喵小喇叭：完成日常值班。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续督促每日完成小喇叭信息查阅以及权益留言板记录工作；2.日常平台值班；3.骨干约谈；4.筹备部门例会；

女神来了：进行下一期策划，包括嘉宾确定、资料收集、人手分工以及开展下一期启动会；

权益工具箱：讨论权益工具箱的分类和新增；

权益喵小喇叭：继续进行日常值班。

存在问题：暂无。

建议：

1.与实践联合做就业女神相关嘉宾的内容，但考虑嘉宾不在校内的问题，可能会花费更多精力；

2.尽快确定留任意向，考虑后续人手分工不足的问题；

3.关注同学们切实需求，并做好相关工作；

4.调研清华等学校相关的权服内容；

5.可以与院系联合合作；

6.先研院有较为成熟的线下专项活动，可以考虑联动；

7.权益留言板按时值班；

8.女神来了工作可以推迟，先进行调研。

实践交流部（陈诺、王心如）

已完成工作:

日常工作：1.确定部门留任意愿；2.建立部门工作群；

就业主题周：1.总结活动，整理资料包；2.修改并推送就业主题周活动总结推文；

选调生手册：1.第二、三章各省定向选调生和人才引进公告校对；2.手册前言和后记内容完善；3.手册编后记撰写；

蜗壳星火路：收集各院系拟邀请嘉宾信息。

接下来工作：

就业主题周：1.核对资料包内容；2.群聊管理规划；

选调生手册：手册初稿完善及校对；

蜗壳星火路：1.对嘉宾名单进行筛选；2.联系嘉宾确认时间。

存在问题：部门缺少成员，工作推进很难。项目目前及后期任务很重，需要时间协调。

建议：

1.与原部长沟通完成后续收尾工作；

2.六月份才完成正式的部员换届工作，原任骨干还有一个月的工作时间；

3.蜗壳星火路工作可以考虑推后进行。