【会议时间】2023年10月9日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：郭楠、胡浩鑫、赵佳恒、张劢 

委员：胡毅翔、江雨溪、王传宇、王雨婷、张程程、张卓群

部长（主任）：曹梦蝶、陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺 

副部长（副主任）：夏宇辰、徐景涛、任梦星、张舒涵、金旋、段皓睿、吴以宁、王心如、龚昱、何子菡、王祺睿、罗心、徐士博 

项目负责人：夏宇辰 

【请假人员】陈至伟、李季垚、王晨晗、周海林

【会议主持】郭楠

【会议记录】曹逸波

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2023年美丽邂逅

（负责人：夏宇辰，龚昱  跟进：张劢）

已完成工作：

策划：1.主题及故事确定；2.线上群及抢票策划定稿（包括附件1-4，话术，常见问题，工作分工，群活动）；3.线下场地考察；

宣传：平面设计主色调确定，首尾图、门票、logo定稿，第1期介绍推文发布，主持人、节目、MV主角招募海报定稿，启动会新闻稿；

外联：1.线上群分工与外联对接并组建群聊；2.舞美公司联系了两家已完成预算正在比价；3.启动会组织；4.MV外包咨询；5.主持人招募内容及二维码制作与宣传对接并组建群聊；6.物资整理文件与办公室对接。

接下来工作开展：

策划：各分区策划初稿，高新分会场策划idea，各院系子活动及分会场答辩，分区负责人选拔通知撰写＆发布；

宣传：第2期主持人、节目、MV主角招募推文，第3期线上群推文，MV脚本定稿；

外联：1.罗列物资清单（对接办公室），准备开始第一批物资采买；2.打印粘贴招募海报；3.进行线上群管理；4.确认舞美公司；5.申请活动场地；6.海报桁架位置考察；7.准备主持人节目及MV演员招募；

其他：1.征集院系子活动意愿；2.主持人、节目、MV主角遴选。

存在问题：

1.十分区地点可能需要改动，部分场地调整，大家对DJ不是太熟悉，考虑DJ区是否要保留；

2.宣传资料审核流程不明确，院系子活动名称如何取，如何和院系沟通，是否要把招募推文提前；

3.舞台规模尚未确定。

委员建议：

1.部分问题可以私下商量解决；

2.根据人流量设置各个场次的时间、规模；

3.操场不设置人流，如果要控制人流可以堵一些门，同时让保安配合帮忙；

4.考虑11月可能天气较冷，场地设置需要注意户外温度，把户外场地作为下下策；

5.尽量提前做好每一项任务，包括和院系联系、场地等，部分教室、会议室需要提前订，有些教室提前一两个月就被订好了；

6.多参考往年策划，尤其是3到5年前的，可以找之前的策划负责人商量讨论；

7.组长需要先消化上面发布的信息，然后再传达下去；

8.宣传组可以先把做好的大概样子发出来，展示风格样式，并且可以做多个版本让大家选择；

9.注意先把流程做一下，彩排一下，尤其是对外的活动。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）

已完成工作：

宣传文创：1.已制作并推送出中秋主题推文和国庆主题征稿推文；2.去秋硕调研文创的单价与种类；

所系成立会：1.完成嘉宾邀请；2.完成主任与副主任的PPT制作；3.完成成立会PPT，签到表，座位表，选票，通知，会议议程手册等文件制作；4.完成主持人及主持稿确认，完成计票人监票人确认；

班长座谈会：1.策划及人员分工初步完成；2.所系班长群建立及人数清点；

发现高新：1.完成人员分工，活动场地考察确认（学生活动中心、高新体育馆、二教三教、图书馆）；2.完成初版策划案的攥写。

接下来工作开展：

宣传文创：1.整理国庆主题投稿并制作推文，确定今年文创设计方案；

所系成立会：1.与办公室沟通确认需要采买的物资；2.场地预订；

班长座谈会：1.完成所系班长通讯录；2.和老师及各位班长确定座谈会时间及地点；3.确定座谈会流程；

发现高新：1.定下活动开展的具体形式，完善策划案；2.设计、预购活动所需文创、物资；3.完成发现高新预热活动推文攥写。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.关于文创，可以和老师沟通一下确定种类。

办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）

已完成工作：

日常工作：1. 对每周例会文件包进行了更新；2. 整理完善了骨干通讯录；3. 办公室物资进行了整理，并且整理了美丽邂逅项目的物资；

财务工作：财务培训PPT制作完成；

月报工作：完成对校研究生会部门和各院系9月工作素材收集，完成9月月报的排版推送。

接下来工作开展：

院系工作：进行院系联席会的前期工作准备；

财务工作：对接美丽邂逅项目组确定项目财务培训工作细节；

月报工作：总结9月月报工作，制作流程存在缺少封面图，插入超链接bug等问题，需形成问题清单力求下次工作精进，调整低效环节。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.部分办公室场地要清理一下

人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）

已完成工作：

项目考核：完成了秋招考核以及项目之星公示；

日常考核：及时更新每一周的例会出勤；

网站统筹：公示相关项目以及例会纪要；

骨干培训：完成2023第一次骨干培训。

接下来工作开展：

骨干培训：收集作业并评选优秀；

星光大赏：小组成立并确定采访对象；

部门事务：骨干约谈。

存在问题：

1.骨干培训上交作业数量过少。

委员建议：

1.督促全员提交作业。

宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集及发布；3.结合美丽邂逅项目以及近期部门工作进行骨干约谈，尤其与落选同学进行交流；

内容推送工作：1.前两周共推出推文12篇(人民日报转载推文1篇，中国科大官号转载1篇，中国科大图书馆转载2篇，芳草社转载1篇，共青团中央转载1篇，办公室约稿1篇、学术科技部约稿1篇、权益服务部约稿1篇，宣传部原创推文3篇：全体大会及团建活动，秋日三行情书文字征集，“科大”、“科院”的区别与联系)，其中全体大会及团建活动推文阅读量达到2800人次；2.视频号及B站推出团建活动视频，累计观看量达到900人次；

团建活动：1.完成团建活动照片视频资料的整理工作；

文字编创组：1.完成原创推文“科大人的夜生活”图片拍摄、文案撰写以及排版工作；2.完成原创推文“中科大中科院等单位的区别”的资料收集整理以及排版工作；3.完成秋日三行情书文字征集推文的制作以及该征集活动的策划实施；4.协助人力资源部进行秀米操作培训；

平面设计组：1.完成研小蜂表情包草图，进行表情包调查问卷分析；2.制作秋日三行情书的文创奖品的平面设计，并进行奖品购买调研；

影音制作组：1.进行科大人夜生活、秋日相关校园风景的图片拍摄；2.协助人力资源部进行图怪兽、创客贴培训。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集及发布；3.预计在本周末与学术科技部开展联合例会；

文字编创组：1.开展运动健身指引推文的制作；2.对科大人夜生活推文进行精修；3.周末例会头脑风暴环节的设计；4.进行秀米培训作业批改以及筛选；

平面设计组：1.绘制表情包并进行上传，对接文字编创组进行推广；

影音制作组:1.进行运动场健身指引视频推送；2.进行图怪兽、创客贴培训作业批改；3.校园图片征集栏目的推广。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.微信公众号推文有的可以加星标，优先推送；

2.有些领奖活动可以设置截止时间。

学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）

已完成工作：

日常工作：1.动员部门成员积极参与美丽邂逅工作；2.完成骨干约谈；3.结合部门成员意见，完成人员负责模块分组和分配工作；

学术微沙龙：1.确定了任务时间表，对模块工作完成了人员分工；2.撰写并发布了第一期嘉宾征集推文；

蜗牛说：1.针对模块工作完成人员分工；2.广泛与可能参与活动的老师取得联系，确定可能的主题；

科普速递：1.完成汇总科普平台推文工作；2.完成了科普速递后续工作任务分配和人员分工；3.召开第一次小组会议，并对成员进行了培训；4. 确定了第一次科普平台推文的主题。

接下来工作开展：

日常工作：1.骨干约谈；2.筹备部门联合例会；

学术微沙龙：1.撰写邮件邀约；2.确定嘉宾老师；3.发布预热推文；

蜗牛说：1.确定嘉宾老师；2.准备访谈提纲和设备；

科普速递：按照值班进行科普文章的转载和排版。

存在问题：

1.不太容易找到嘉宾老师。

委员建议：

1.推荐了一个热情的老师，以及马克思主义学院，天文系老师，并且推荐找年轻的老师和开公司的老师。

权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.完成权益日常值班；2.在权益联络群中回复新生权益问题，并制作权益问答记录表；

女神来了：1.完成国旗护卫队的材料收集；2.确定采访当天的话题；3.完成与国旗护卫队的采访时间预约；

权益专项：1.制定了第一次权益专项活动策划；2.完成并发布线上调研问卷；

权益工具箱：1. 完成第一期权益工具箱的推文制作与发布；2. 对现有工作进行总结反思，计划调整后续工作形式。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续权益日常值班工作；

女神来了：1.完成对国旗护卫队的正式采访；2.开始推文的文案撰写和短片制作；

权益专项：1. 整理线上调研问卷数据；2. 在校内多个食堂点开启线下调研工作，扩大调研范围；3. 总结调研内容，联系食堂做初步意见反馈；

权益工具箱：1. 组织确定下一个权益工具箱话题；2. 开启每周权益内容总结推送的工作形式，确定相应工作安排。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.国旗护卫队采访的主题确定一下；

2.注意“女神来了”板块在对老师采访完后多沟通，保持好关系，这样以后在补充推文素材有问题时好及时沟通解决。

实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）

已完成工作：

企业分享会：1.举行项目小组第一次会议暨启动会；2.完成项目小组人员分工；3.完成项目时间线和举办形式、地点的讨论与确定；4.完成邀请企业的分类和确认；5.完成项目策划案；6.已选定主持人；

选调组：1.第一次项目小组会，确定人员分工及项目时间线；2.确定邀请嘉宾；3.完成策划案撰写；4.完成嘉宾话术撰写。

接下来工作开展：

企业分享会：1.联络所选企业嘉宾并确认时间、组织形式；2.绘制本次活动的海报；3.编写活动预热推文；4.提前预约场地；5.撰写主持稿；

选调组：1.联络嘉宾确认时间；2.预热推文撰写及海报、易拉宝制作；3.ppt制作、主持词编写。

存在问题：

1.华为HR希望通过就业办这种官方的形式来邀请，而不是研究生会这种学生组织，部分国企需要先准备提问信息；

2.有些负责选调工作的老师比较忙，不太方便联系。

委员建议：

1.企业分享会ppt要让嘉宾先做，然后我们自己来审核内容。