【会议时间】2023年10月23日，19:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：郭楠、赵佳恒、张劢
委员：胡毅翔、江雨溪、王传宇、王雨婷、张程程、张卓群
部长（主任）：曹梦蝶、陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺
副部长（副主任）：夏宇辰、徐景涛、任梦星、张舒涵、金旋、段皓睿、吴以宁、王心如、龚昱、何子菡、王祺睿、罗心、徐士博 、李季垚、王晨晗、周海林
项目负责人：夏宇辰、龚昱
【会议主持】郭楠
【会议记录】房曼琳
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2023“美丽邂逅”大型交友活动
（负责人：夏宇辰，龚裕 跟进：张劢）
已完成工作：
策划组：1.线上组：根据子活动院系票务总计重新敲定；2.室内组：重新规划十分区；3.室外组：操场区候场区第五版策划；
宣传组：1.视频组：MV演员面试完成，拍摄进度1/2；2.推文组：第四，五期微信抢票推文发布；3.设计组：门票，桁架，领票易拉宝，问题卡反复修改；
外联组：1.线上组：群活动持续运营；2.对外组：舞美进一步敲定，节目和主持人面试完成，线下派票场地预约完成；3.物资组：文创预算完成。
接下来工作开展：
1.三会三彩：一彩准备；2.策划：室内各个分区总时间表定稿；3.宣传：MV完成拍摄剪辑，门票，桁架，领票易拉宝，问题卡交付制作；4.外联：购买物资。
存在问题：
1.宣传组MV剪辑未完成；2、文创物资数量过多。
委员建议：
1.宣传组尽快确定MV的主题曲，以便后续修改；
2.宣传MV剪辑最好在二彩之前完成；
3.文创物品的类别建议控制到三到五个，同时控制预算，可以做一些印章、贴纸；
4.线上交友群二、三群的人数较少，一群的人可以往二、三群分流；
5.活动现场流程设计简单一点，便于人群走动；
6.各个分区拟定一彩策划稿，区域负责人进行修改，具体落实到每个分区人员的责任细化，同时注意物资的需求和修改；
7.注意主持人稿子的拟定、修改以及审核；
8.每个部长至少跟进一个分区，操场区需要两位跟进，其余分区需要一位跟进。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）
已完成工作：
宣传文创：本周共推出三篇推文，包括所系班长座谈会前期宣传推文，国庆征稿展示推文，发现高新活动预热推文;
班长座谈会:1.时间预计11月18日（需跟夏老师进一步确定）；2.班长通讯录；3.活动伴手礼数目及内容确定；
发现高新：1.10月29日下午两点举办，已完成活动预热线上推文，访问量已超过1k；2.完成了活动文创的设计与采购，设计并制作了活动所需物资（号码牌、标签贴纸等）；3.进行了转发推文集赞活动，并创建了线上答疑QQ群。
接下来工作开展：
宣传文创：1.完成发现高新过程中的活动照片拍摄，制作推出活动总结推文；
班长座谈会：1.确定时间统计班长出席情况；2.发布权益问卷统计问题；
发现高新：1.置办活动需要的其他物资与道具（海报、条幅、笔、印章等）；2.收集购买发票，清点活动文创，确保活动现场有序发放；3.对接活动各场所，提前布置活动现场；4.做好活动当天引导工作，确保大家安全规范参与活动。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.“班长座谈会”注意提前联系好老师以及确定与会者名单，确定好物资以及负责人员；
2.“发现高新”活动注意提前彩排；
3.注意羽毛球赛等活动的推进。
办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）
已完成工作：
日常工作：1.完成日常邮件管理和祝福视频拍摄；2.办公室-人资联合例会；
院系工作：完成主席联席会推文；
财务工作：1.财务PPT模板修改，完善东区场地预约事项；2.补充代领材料等，完成拔河项目报销；3.完成社会实践、团建报销；
月报工作：完成10月月报收集表制作和人员分工安排。
接下来工作开展：
院系工作：1.收集院系工作人员的成绩单；2.完善院系走访策划；3.优化完善主席联席会资料包，明确物资清单和办公室、承办院系分工细节；
财务工作：1.跟进美丽邂逅采购集中期的财务问题，进行财务培训；2.处理院系评比项目和上学期部门报销遗留的疑难问题；3.提交主席联席会报销材料；
月报工作：25 号月报收集表下发各院系，开始10月月报撰写工作。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.注意针对财务问题予以及时修改并发到群里审核；
2.进行财务培训，可以和大骨干培训一起进行；
3.院系走访的时间，最好在十一月初进行；
4.注意主席联习会报销材料工作的推进。
人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）
已完成工作：
星光大赏：完成人员分工，收集嘉宾相关资料；
网站统筹：网站数字化建设已和各个公司联系并整理好材料；
日常考核：及时更新每周例会出席以及部门例会情况；
思政学习：初步完成相关设想；
每月之星：已初步想好栏目形式。
接下来工作开展：
星光大赏：拍摄相关视频，制作微信推文；
网站统筹：与团委老师进行汇报；
思政学习：联系相关老师或嘉宾；
每月之星：收集好各个部门拟推荐成员并进行约稿。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.注意活动预算，可以学习一些宣传技巧；
2.更新日常考核在线文档填写方式（分管副部填写、打分制）；
3.网站统筹：制定网站整改方案。
宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）
已完成工作：
日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集及发布；3.结合区域负责人竞聘进行骨干约谈；
内容推送工作：1.上周共推出推文8篇（美丽邂逅约稿推文2篇，管院研会约稿1篇，网安研会约稿1篇，办公室约稿1篇，学术科技部约稿1篇，所系学生中心约稿2篇），其中美丽邂逅抢票攻略阅读量达到4.5k人次；2.协助美丽邂逅项目组进行后台的关键词回复修改以及留言回复；
文字编创组：1.完成研小蜂表情包推广推文；2.完成一周健身计划原创推文；3.完成秋日三行情书投稿展示推文初稿；4.完成换季推文选题框架；
平面设计组：1.完成秋日文创的定稿、采购以及奖品发放的沟通联络工作；2.完成“焦虑自救指南”长图初稿；
影音制作组：1.完成稳定器等摄影设备的调研；2.确定健身指引视频录制剧本；3.整理网盘校园风景图片，联络校内摄影爱好者进行图片征集。
接下来工作开展：
日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集及发布；3.预计于本周末召开线下例会；
文字编创组：1.完成“科研期刊指南”推文的修改与改进；2.完成秋日三行情书投稿展示推文；3.完成换季推文选题初稿；
平面设计组：1.完成秋日文创的发放；2.进行mbti×USTC相关平面设计的调研；3.修改“焦虑自救指南”长图；
影音制作组：1.进行健身指引拍摄及剪辑；2.与文字编创组出合作完成征图平台推广推文，联动各院系组织进行征图平台的推广；3.完成摄影设备的采买；4.进行“创意科大”的拍摄。
存在问题：
1.影音制作组云台设备还未落实；2.微信表情平台的表情包上传存在版权问题。
委员建议：
1.mbti×USTC的平面设计调研需要出相关推文，同时避免同题材推文的主题相撞；
2.健身指引拍摄注意拍摄设备等问题；
3.申请表情包版权免责责任书，在网站上上传版权授权书；
4.多拍摄一些校园风景照片；
5.收集整理2022年年度活动照片资料；
6.推文可以抓住当下热点，但是注意舆情。
学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）
已完成工作：
日常工作：1.骨干约谈；2.准备召开第三次例会；3.进行团建活动；
学术微沙龙：1.已联系到罗毅教授（微尺度、候选院士），计划于下周内举办；2.撰写预热推文的初稿；
学术活动月：1.与多个院系沟通，达成共同举办学术活动月意愿；2.建立模块小组；3.根据个人意愿进行分工；4.红头文件撰写；
蜗牛说：1.与黄老师联系，协商采访时间；2.完成第一轮采访提纲的撰写；
科普速递：1. 已完成第36期科普速递；2.已筛选出第二篇转载的科普推文并进行排版；3.联系相关公众号开具白名单。
接下来工作开展：
蜗牛说&微沙龙：确定待邀请嘉宾，拟定部分主题，发送邀请邮件，与相关院系沟通，其中蜗牛说在进行第二轮采访提纲修改，同时与黄老师对接协调时间；
采访物资准备：设计桁架和海报；
学术活动月：联系各院系研究生会沟通相关事宜；
科普速递：完成第37期推文排版。
存在问题：
1.蜗牛说采访提纲需要修改、进一步确定采访时间、人员、物资准备；2.注意科普速递诺奖推文的时效性；3.各院系学术代表及时建立新的学术活动群。
委员建议：
1.微沙龙提醒受邀嘉宾准备好所需的PPT；
2.科普速递推荐参考与联系“果壳”等公众号；
3.学术活动月和各个院系及骨干初步确定活动时间，预计十一月初期进行，尽量不要与美丽邂逅的时间发生冲突；
4.关注罗毅教授团队的作品“机器人化学家”，可以进理化楼的实验室，申请进行照片的拍摄，将照片加入推文预热、吸引报名，与罗老师对接，与物院、化院联动；
5.蜗牛说尽快把采访提纲改完，时间战线不要拖太长；
6.可转载公众号的白名单，多与他们进行联系，诺奖相关推文可以考虑做个汇总，加点自己的想法；
7.科普速递应及时跟进热点。
权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）
已完成工作：
日常工作：1.完成第三次部门例会；2.完善权益大群问答在线文档；
女神来了：1.完成文字稿初稿；2.完成国旗护卫队补充采访和拍摄；
权益工具箱：1.确定了下期工具箱主题；2.例会确定每周权益总结推文开展形式；
权益专项：1.完成权益报告初稿；2.与饮食服务集团质检部取得联系，待共同商讨反馈机制完善措施权益服务周；3.确定线下活动形式和时间，游园会形式。
接下来工作开展：
日常工作：继续日常值班和完善权益问答在线文档；
女神来了：1.文字稿修改；2.国旗护卫队宣传短片制作；
权益工具箱：1.下期工具箱推文；2.第一期权益总结推文；
权益专项：1.与食堂对接调研结果，共同确定意见反馈机制；2.完成本期权益报告权益服务周；3.确定活动时间线和待联络单位与院系。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.食堂质检部，展现出整个问题解决的流程和解决的成果；
2.相关的反馈机制常态化，注意后续跟进、监督、公示；
3.站在学校的站位去真正解决问题，切实做好实事，可以发出服务同学、部门特色活动的新闻稿，让师生了解研会新闻；
4.收集信息做成图文推文，增加针对毕业生的温馨小贴士；
5.注意权益服务群活跃度，整理毕业生返校权益相关问题，注意研会传承；
6.权益服务周采取线下活动形式。联系各个院系，做一个总策划；
7.可以在群里建立在线文档，收集问题反馈；
8.将网站院系风采相关文案进行整合。
实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）
已完成工作：
日常工作：完成部门第三次例会；
选调组：1.海报、易拉宝制作及摆放；2.预热推文定稿、约稿；3.主持词初稿、紧急预案完善；4.嘉宾入校信息报备；
企业组：1.确定嘉宾及嘉宾信息；2.确认接下来彩排环节细节；3.按照实际进度对时间线及策划案进行调整；4.宣传海报定稿；5.协同选调组管理活动QQ群；6.与选调组商讨嘉宾伴手礼的选择。
接下来工作开展：
选调组：1.嘉宾ppt汇总整理；2.物资清单及采买；3.嘉宾伴手礼线下预定；4.设备调试、26 号现场彩排；
企业组：1.完成宣传推文定稿约稿；2.完成主持稿定稿及审核；3.向嘉宾收集宣讲PPT并汇总；4.向嘉宾收集入校信息完成报备。
存在问题：暂无。
委员建议：
1.选调组线上确定PPT内容；
2.企业组继续联系嘉宾；
3.做好活动现场的策划方案；
4.注意推文发送的时间以及推文的转发，可以联系科大讯飞等企业，撰写相关新闻稿。
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