【会议时间】2023年10月30日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：郭楠、陈至伟、胡浩鑫、赵佳恒、张劢

跟进：江雨溪、王传宇、王雨婷、张卓群

部长：曹梦蝶（主任）、陈俊名（主任）、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺

副部长：张舒涵（副主任）、夏宇辰（副主任）、龚昱、周海林、金旋、何子菡、段皓睿、王祺睿、吴以宁、王心如、徐士博

项目负责人：夏宇辰、龚昱

【请假人员】胡毅翔、张程程、徐景涛、任梦星、李季垚、王晨晗、罗心

【会议主持】郭楠

【会议记录】李琰

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2023年“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：夏宇辰 龚昱  跟进：张劢）

已完成工作：

总：1.子活动最终确定（彩虹跑纳入子活动），跟进高新分会场开展情况；2.确定一彩前节目单，节目、主持人持续跟进一彩到场情况、服装准备、计时等细节；3.物资采购进行中，文创基本到位，八分十分装饰&其他物资持续补充中；4.总预算表、总时间表、总场地表初稿，持续更新中；5.各区域跟进、人员分工到位，一彩完成；

策划组：1.线上组：更新票务分配表，出转发集赞策划；2.室内组：重新出室内十分区策划，配合八分十分区域负责人出一彩策划；3.室外组：配合操场候场区域负责人出一彩策划；

宣传组：1.视频组：MV拍摄完成，主题曲选定；2.推文组：六推、七推完成，总结失误点，思考引流方案；3.设计组：活动现场KT板、“寻找有缘的TA”海报等设计物料定稿，桁架定稿，门票和高新统一背面信息（等校车信息补充后交付打印），主宣传易拉宝定稿，各分区规则说明定稿；

外联组：1.线上组：群活动持续运营，制作信息收集表；2.对外组：节目、主持人1V1跟进；十分区场地补充跑表完成；一彩联络；3.物资组：持续制作设计物料实物，持续更新、基本确定物资总表，跟进采购情况，文创购买完成；一彩物资准备。

接下来工作开展：

策划组：1.总时间表总场地表敲定；2.一彩总结二彩策划；3.线下派票策划；4.各分区策划进一步完善；

宣传组：1.八推制作；2.设计实物交付制作；

外联组：1.招募活动当天志愿者；2.二彩前完成节目和主持人服装，道具，MV的需求收集；3物资组继续进行物资购买；4.预算跑表。

存在问题：暂无。

建议：

1.中控需要参与每次彩排，确定现场主持人和节目的配合，节目需要严格计时；

2.四个主持的主持词风格不同，需要提前商量统一，在彩排前就对好词。主持词需要提前发给跟进；

3.彩排要确保节目的流畅性，需要熟悉设备；

4.候场区的人流量计算，今年场地变动，需要计算人流量。注意区域之间的流畅性、路线，每个区域的引入部分需要注意；

5.节目背景和歌曲剪成视频；

6.提前和物业沟通清场；

7.八分区超时严重，主持词需要重新撰写；

8.十分区路线引入，可以挂照明灯引导，建议单程路线；

9.候场区检票位置需要注意，注意人流速度，可能会堵塞；

10.建议活动都在线上向女生倾斜；

11.联系院系强调一下校车的问题，确保每个人都清楚增加的班次；

12.提前招募志愿者，并且要求二彩三彩参与；

13.摄影同学提前踩点，包括无人机等角度位置。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）

已完成工作：

班长座谈会：班长通讯录完成，权益问卷制作完成；2.发现高新：成功对接各活动场地，申请到了场地支持；张贴海报，在打卡点贴纸，做好场地布置；于上周日下午两点顺利举办活动，参与人数300人次左右，奖品发放完毕。

发现高新：上周日成功举办发现高新活动，参与人数三百人次，奖品发放完毕。

接下来工作开展：

班长座谈会：确定最终时间，邀请老师和嘉宾出席，并统计出席情况；2.统计发现高新物资发放情况，准备报销所需材料进行报销；3.整理活动拍摄素材，完成宣传推文攥写和活动总结。

存在问题：暂无。

建议：

1.场地不要阶梯教室，要圆桌，便于沟通，注意教室布局；

2.提前宣传。

办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）

已完成工作：

院系工作：制作院系走访材料；

财务工作：1.持续收集美丽邂逅项目发票；2.处理项目报销疑难问题；3.完成培训ppt的更新；

月报工作：发布10月收集文档，约稿并持续收集月报素材。

接下来工作开展：

院系工作：1.确定院系走访时间和预定场地；2.进行人员分工和嘉宾邀请；

财务工作：持续跟进美丽邂逅项目工作；

月报工作：整合月报素材，制作10月月报推送。

存在问题：暂无。

建议：

1.院系采访必须参加，不需要报名；

2.建议第一次走访西区，建议联系相关院系。

人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）

已完成工作：

星光大赏：星光大赏信息收集以及采访拍摄；

每月之星：完成信息收集及推文排版；

思政学习：邀请相关同学进行宣讲教学；

日常考核：定期发送邮件以及更新每周例会；

网站统筹：与团委老师沟通。

接下来工作开展：

星光大赏：发布星光大赏微信推文；

每月之星：发布推文；

思政学习：每周排班；

骨干考核：准备第二次骨干培训。

存在问题：暂无。

建议：

1.建议每月之星照片为正脸照；

2.权益专项报告加入到网站中；

3.思政学习建议细化，需要相应的策划文件；

4.日常考核建议每两周进行一次，出勤类的活动都需要留存相应记录。

宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；3.开展第三次部门例会以及无人机教学培训；4.结合活动图片征集进行网盘整理；

内容推送工作：1.上周共推出推文11篇（美丽邂逅约稿推文2篇，管院研会约稿2篇，生医部研会约稿1篇，地空学院研会约稿1篇，人文学院研会约稿1篇，学术科技部约稿2篇，实践交流部约稿1篇，宣传部原创稿件1篇），其中选调生分享会阅读量达到2.2k人次；2.协助美丽邂逅项目组进行后台的关键词回复修改以及留言回复；

文字编创组：1.完成换季穿搭推文的初稿；2.修改科研期刊指南推文；

平面设计组：完成mbti×USTC问卷初稿；

影音制作组：1.完成稳定器、收音器等摄影设备的购置；2.完成健身指引视频高新篇的录制；3.完成“创意科大”视频初稿；4.转载中青网“强国一代有我在”视频。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；3.进行前半学期各项财务支出的报销；

文字编创组：1.完成“科研期刊指南”、“秋季换季穿搭”推文定稿；2.完成“科大四季”征图平台推文初稿；

平面设计组：1.修改“焦虑自救指南”长图；2.进行mbti×USTC平面设计的调研；3.处理研小峰表情包版权问题；

影音制作组：1.进行健身指引拍摄及剪辑；2.与文字编创组出合作完成征图平台推广推文，联动各院系组织进行征图平台的推广；3.进行“创意科大”视频的素材补拍以及剪辑。

存在问题：暂无。

建议：

1.微信公众号评论关闭，以及微博、B站等；

2.尽量不要在子条出现过度娱乐化的内容。

学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）

已完成工作：

日常工作：1.骨干约谈；2.部门第三次例会召开；3.部门团建；

学术微沙龙：1.已完成征集嘉宾推文以及活动预热推文的推送；2.已制作好宣传海报并且报备保卫处张贴；3.已与1958USTC咖啡店协商进行咖啡配送；

学术活动月：1.已完成举办学术活动月通知的红头文件及院系报名登记表的撰写；2.已制作海报和桁架设计模版；

蜗牛说：1.已完成新一版的提纲框架撰写以及人员分工；2.修改版采访提纲已完成；

科普速递：1.第三十七期科普速递已发布；2.第三十八期科普速递主题已确定；3.第三十八期科普速递推文已筛选，往期筛选推文已分类归纳。

接下来工作开展：

日常工作：1.骨干约谈；2.部门第四次例会召开；3.部门团建；

学术微沙龙：1.撰写主持稿与通知短信；2.组织活动的开展；3.最终总结推文的撰写；

学术活动月：1.整理好院系资料包；2.等待院系活动内容报名确定后完善桁架、申请桁架摆放；3.与院系对接协助子活动的顺利开展；

蜗牛说：采访提纲完善完全后，联系老师审核采访提纲；

科普速递：1.筛选最适合的一篇推文进行审核；2.修改格式准备发布第三十八期科普速递。

存在问题：暂无。

建议：

建议和每个院系的学术部多沟通交流，联合举办学术微沙龙活动。

权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.权益大群和留言板的日常值班；2.权益喵小喇叭信息收集范围扩大到官方公众号上的服务类通知；3.骨干约谈；

女神来了：完成女神来了文案的修改；

权益专项：1.完成与饮食服务集团对接，就调研内容与食堂工作进行意见交换；2.完成权益专项报告，并开始制作推文；

权益工具箱：1.完成本期工具箱推文制作；2.与日常工作组对接，尝试以程序自动推送每日权益通知；

权益服务周：根据活动形式与时间线拟定初步策划。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续权益大群、留言板和权益喵小喇叭的日常值班；2.骨干约谈；

女神来了：完成女神来了推文的修改和发布；

权益专项：完成本期权益专项推文制作与修改；

权益工具箱：完成本期权益工具箱推文发布；

权益服务周：联络院系，确认活动伙伴单位与院系。

存在问题：暂无。

建议：

1.权益服务周联合青权、学生会，需联系林老师对接；

2.周报模板统一，标题统一，格式统一，封面图简洁；

3.联系校医院进行科普或者物业报修宣传。

实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）

已完成工作：

选调组：1.伴手礼及物资采买；2.现场彩排调试；3.嘉宾到场二次确认；4.完成现场活动举办；

企业组：1.伴手礼及物资采买；2.推文和海报定稿；3.海报制作及张贴；4.嘉宾出席通知及确认；5.嘉宾PPT收集。

接下来工作开展：

选调组：1.收尾推文撰写；2.确定第一期蜗壳星火路嘉宾；3.撰写第一期蜗壳星火路策划；

企业组：1.QQ群创立及预热工作；2.现场彩排。

存在问题：暂无。

建议：

腾讯会议可能人数过多，建议购买一天会员。