【会议时间】2023年10月16日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：郭楠、陈至伟、赵佳恒、张劢

委员：胡毅翔、王传宇、张程程

部长（主任）：曹梦蝶、陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺

副部长（副主任）：徐景涛、任梦星、张舒涵、金旋、吴以宁、王心如、龚昱、周海林、何子菡、王祺睿、罗心、徐士博

项目负责人：龚昱

【请假人员】胡浩鑫、江雨溪、王雨婷、张卓群、夏宇辰、李季垚、王晨晗、段皓睿

【会议主持】郭楠

【会议记录】王瓶瓶

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2023年“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：龚昱、夏宇辰 跟进：张劢）

已完成工作：

策划：1.线上组：线上群策划和抢票策划（包括附件1-4）定稿；2.组长：主持人节目及演员招募通知撰写，区域负责人招募通知撰写；3.室外室内组：操场区和候场区策划第二版，八分区十分区等室内策划第三版，游戏区策划对接管理学院研究生会；

宣传：1.推文组：微信推文（1-3推）撰写发布；2.设计组：logo，首尾图，招募令海报，室内区问题卡定稿，文创品类初稿，桁架，主宣传海报初稿；3.视频组：MV脚本初稿，分镜初稿，MV招募通知撰写；

外联：1.线上组：进行线上群建群演练及问题总结，已开启线上第一轮活动；2.晚会联络组：建立演员主持人节目招募群，通知短信定稿；3.场地联络组：线下考察活动场地以及海报桁架展架场地，活动场地申借完成，张贴宣广备案完成；

物资组：完成和办公室的对接，物资整理完成；

财务跟进：完成与办公室的对接，内部财务报销学习完成。

接下来工作开展：

策划：1.各分区策划再次修改定稿；2.物资清单整理；

宣传：1.MV分镜定稿；2.MV主题曲选择；3.四推准备；

外联：1.招募海报粘贴；2.舞美公司讲价；3.线上群持续运营；

其它：1.MV演员面试；2.分区负责人遴选；3.主持人＆节目遴选。

存在问题：

策划：十分区场地还未确定；

宣传：宣传资料美度不够；

外联：线上群问题5项：1.三个群人数不均；2.重复提交收集表；3.每天入群人数相对在减少，2、3群活跃度不高；4.各群男女比例不统一，女生退群人数多，2、3群女生人数不及男生的一半；5.审核群私自加好友。

委员建议：

1.三个审核群不用一一对应到三个交友群；

2.舞台选择面积有些过大；

3.宣传把每个类别的模板确定，搭好框架再细化，海报桁架的风格、元素要一致，建立素材库；

4.操场区节目遴选可以结合高新草地音乐节一起遴选；

5.区域负责人优先策划组，鼓励策划组多报名；

6.线上群注意隐私保护；

7.十分区放室外，帐篷找舞美租，写两个预案（西活一楼/西活二楼室外）。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）

已完成工作：

宣传文创：1.完成了所系学生工作中心成立会的新闻推送；2.制作审核通过了所系班长座谈会的前期宣传推文；

所系成立会：顺利举办并整理好了所有资料；

班长座谈会：1.预热推送已发（含收集表）；2.所系班长通讯录开始收集；

发现高新：1.确定了活动开展方案，完成了五版策划案攥写；2.完成了海报的制作；3.确定了奖品文创。

接下来工作开展：

宣传文创：1.完成国庆主题征稿的推文制作；2.完成“发现高新”的前期预热推文制作；

班长座谈会：1.班长通讯录完成；2.邀请老师班长确定座谈会时间；3.所系研会通讯录；

发现高新：1.完成活动预热推文的攥写；2.审批活动和经费申请，并采购活动所需奖品；3.设计活动现场所需道具；4.通过线上转发集赞、张贴海报等方式进行活动预热宣传；5.与高新区图书馆、体育馆、师生活动中心等场地管理负责老师沟通协商，确保活动顺利开展。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.成立会新闻稿发在研会网站上。

办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）

已完成工作：

日常工作：对东区和西区的仓库进行整理，归纳了物资清单；回复研代会邮件；视频拍摄；

院系工作：成功召开院系主席联席会；

财务工作：完成财务培训PPT更新，完成美丽邂逅项目组报销规范文件发放；

月报工作：暂无。

接下来工作开展：

日常工作：暂无；

院系工作：暂无；

财务工作：继续跟进美丽邂逅项目组财务事项；

月报工作：暂无。

存在问题：1.院系走访的具体形式未定；2.对于研代会信息回复确定；3.存在问题是否可以变成可探讨的议题。

委员建议：

1.财务培训可以面向研会所有成员，联合人力资源部合办；

2.院系走访还是以会议形式，谈出有价值的东西；

3.选一些相对有代表性的院系专题；

4.报销从项目时间节点开始往后两周尽快报销，不拖账期。

人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）

已完成工作：

日常考核：及时跟新部门例会以及周一例会出勤；

骨干培训：收集作业并进行优秀评选；

网站统筹：及时跟新推送：区域负责人招募以及会议纪要等；

星光大赏：相关资料收集。

接下来工作开展：

日常工作：骨干约谈；

网站统筹：找公司对接网站更新；

星光大赏：对项目之星的线下采访。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.骨干培训之后安排财务、技能，可以找校内的老师来讲；

2.星光大赏记得约稿，日常考核、骨干约谈记得发布；

3.网站事务及时推进。

宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集及发布；3.与学术科技部召开联合例会；

内容推送工作：上周共推出推文14篇（中国科大研究生转载1篇，中国科大学生会转载1篇，科大网络中心转载1篇，中国科大官号转载3篇，美丽邂逅约稿推文3篇，火灾研会约稿1篇，管理学院约稿1篇，学术科技部约稿1篇，实践交流部约稿1篇，宣传部原创推文1篇：科大夜生活），其中美丽邂逅首推阅读量达到9k人次；

文字编创组：1.完成原创推文“科大人的夜生活”；2.完成秋日三行情书征集的稿件整理，共计16份稿件；3.完成研小蜂表情包推广推文初稿；4.完成“一周健身计划”推文的初稿；5.完成骨干培训秀米作业的批改；

平面设计组：1.定稿研小蜂表情包“蜂研蜂语”并上传微信表情开放平台；2.完成平面设计组学期分工；

影音制作组：1.完成骨干培训图怪兽、创客贴作业批改；2.确定健身指引嘉宾及拍摄安排；3.完成fotoo征图平台的搭建以及试运行。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集及发布；

文字编创组：1.完成研小蜂表情包推广推文及“一周健身计划”推文的修改与发布；2.完成“科研期刊指南”推文的修改与改进；3.完成秋日三行情书征集稿件的展示推文；

平面设计组：1.完成秋日文创的制作与发放；2.制作大富翁飞行棋等创意周边；

影音制作组：1.进行健身指引拍摄及剪辑；2.联动各院系组织进行征图平台的推广。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.质量高的原创稿件可以向其他平台转载；

2.表情包可以放在副部群里共同看一下。

学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）

已完成工作：

日常工作：骨干约谈；和宣传开了联合例会；

学术微沙龙：1.已联系几位老师，并与一位老师初步确定了采访时间；2.撰写预热推文的初稿；

学术活动月：1.与多个院系沟通，达成共同举办学术活动月意愿；2.确定了学术活动月的三个主题；

蜗牛说：1.已发送嘉宾征集推文；2.已邮件联系几位老师；3.已确定嘉宾；4.已撰写采访提纲初稿；

科普速递：1.已整理转载公众号白名单；2.筛选合适的推文并整理推文到可转载备选名单内；3.已联系公众号开白，已修改好转载推文格式；4.已筛选几篇待转载推文；5.已完成一篇推文转载。

接下来工作开展： 

日常工作：骨干约谈；

学术微沙龙：1.与老师确定微沙龙的采访主题和时间；2.撰写采访大纲；3.提前微沙龙场地租借；4.提前彩排微沙龙采访；

蜗牛说：1.进一步联系老师，确定采访主题；2.进一步完善采访大纲；3.进一步确定采访时间；4.人员和设备物资准备；

科普速递：1.继续转载另外两篇关于诺奖的推文；2.继续筛选合适的推文，并确定下一次转载的主题。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.采访提纲尽快发到副部群；

2.学术活动月可以联系更多的院系、图书馆、艺术中心；

3.学术活动月想一个主线主题；

4.可以多看一下各院系公众号往年活动安排。

权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.权益日常值班；2.校院联合权益大群回复问题；

女神来了：1.完成前期信息收集，训练和出旗照片收集；2.完成现场采访，照片和短片拍摄；

权益专项：1.开展线下采访调研；2.完成问卷收集（问卷数量500+）；

权益工具箱：1.完成前期推文领奖工作；2.收集整理校内官方平台，整合权益信息获取渠道。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续日常值班；2.整理权益问题在线文档；

女神来了：1.撰写推文草案；2.照片和短片后期处理；

权益专项：1.整理线上线下调研资料，撰写调研报告；

权益工具箱：1.整理权益信息获取渠道，确定每周权益推送值班；2.准备制作下期权益工具箱推文。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.权益服务周办成游园会的形式，提前联系摊点，做桁架扩大宣传度；

2.考虑线上活动各院系有无愿意做的内容。

实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）

已完成工作：

选调组：1.对接嘉宾、采集信息；2.预热推文及海报初稿；3.场地预定；4.老师致辞稿及主持词初稿；5.PPT模版制作；

企业分享会：1.完成嘉宾的基本联络及介绍编写；2.完成推文初稿；3.完成时间线重新梳理。

接下来工作开展：

选调组：1.紧急预案；2.预热推文及海报定稿；3.嘉宾PPT汇总整理；4.线下采购伴手礼；

企业分享会：1.完成推文及宣传海报；2.相关宣传素材的宣广信息报备；3.和嘉宾确认PPT终稿。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提前为企业办入校申请。