【会议时间】2023年11月13日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：陈至伟、胡浩鑫、张劢

委员：张卓群、王雨婷、王传宇

部长（主任）： 陈俊名、张亚琳、吴东洋、陈诺、曹梦蝶、范晴、李昱黎

项目负责人： 夏宇辰、龚昱

【请假人员】

【会议主持】胡浩鑫

【会议记录】钟盈颖

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2023年美丽邂逅

（负责人：夏宇辰，龚昱  跟进：张劢）

已完成工作：

活动圆满落幕。

接下来工作开展：

报销开始，宣传收尾，总结会。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.候场区人员较乱，工作人员分工应更具体；

2.操场区应打印节目单，安排工作人员维护秩序讲解规则；

3.十分区内场较混乱，都是男生排队，应安排工作人员引导；

4.线下总结会，整理相关资料。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、张舒涵、夏宇辰、徐景涛、任梦星）

已完成工作：

班长座谈会：1.会议议程完成；2.条幅制作完成3.问卷统计收集完成；

羽毛球赛：1.第一篇预热推文已推送；2.活动预算与策划已完成；3.活动审批表已盖章。

接下来工作开展：

班长座谈会：1.收集PPT汇总，2席卡等打印资料确定并打印3.整理统计好的权益问题4.准备对应数量的好伴手礼；

羽毛球赛：1.再次与夏老师商量活动经费，确认购买的奖品与物资；2.策划组制作报名问卷，收集并整理报名信息；3.外联组购买物资并整理发票；4.借比赛场地（高新区羽毛球馆）。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.班长座谈会与权服妥善对接，提前收集班长们的权益问题。

办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）

已完成工作：

日常工作：1. 整理美丽邂逅物资，对储藏室进行清理；2. 制作研会工作牌；

院系工作：1. 收集院系研会工作人员成绩单；2. 进一步完善院系研会通讯录与信息；

财务工作：持续收集美丽邂逅项目组发票，跟进财务工作；

月报工作：总结10月月报问题。

接下来工作开展：

日常工作：1. 召开办公室宣传联合例会；2.拟写外出调研邮箱；3. 录制两个祝福视频；

院系工作：1. 催没有交成绩单的院系；2.准备院系走访议程；3. 周六下午4点召开西区院系走访；

财务工作：1. 着手准备财务培训，完成美丽邂逅项目组报销跟进；2. 去财务处处理拔河项目的问题；3. 准备财务培训议程和作业；

月报工作：记录10月月报工作时长。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快完成报销工作；尽快安排院系走访，推动校-院-班联动。

人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）

已完成工作：

星光大赏：推文已发布；

日常考核：更新临时事务以及美丽邂逅出勤情况；

项目考核：搭建项目考核小组，设计问卷；

骨干培训：准备培训主持人PPT。

接下来工作开展：

项目考核：收集美丽邂逅项目组考核；

骨干培训：组织配备第二次骨干培训；

部门工作：骨干约谈以及部门例会。

存在问题：骨干培训未找到合适的人选。

委员建议：

1.将骨干约谈表填写完整；尽快安排骨干培训。

宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；

内容推送工作：1.上周共推出推文14篇（美丽邂逅约稿推文3篇，人力资源部约稿1篇，实践交流部约稿2篇，权益服务部约稿2篇，学术科技部约稿2篇，所系学生中心约稿1篇，同步辐射研会约稿1篇，科大官号转载1篇，宣传部原创稿件1篇），其中彩虹跑活动预热阅读量达到5.2k人次；

文字编创组：1.完成“焦虑自救指南”定稿；2.完成“科大四季”推文初稿；

平面设计组：1.完成2024日历初稿；

影音制作组：1.完成健身指引视频第二期剪辑初稿。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；3.进行前半学期各项财务支出的报销以及微信公众号平台的年审工作；

文字编创组：1.完成“咖啡×USTC”原创推文初稿；2.开展“科大星空”原创推文的调研；

平面设计组：1.进行mbti×USTC漫画长图的绘制；

影音制作组：1.进行健身指引视频的剪辑与发布；2.开展科大秋天航拍视频的拍摄。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.修改视频文件。

学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）

已完成工作：

学术微沙龙:1.已完成微沙龙物资的整理与归还工作；2.已完成总结推文的撰写，目前在审；3.已整理并收集微沙龙的发票，并制作报销表格；

学术活动月：1.完成院系活动报名登记；2.根据报名院系建立工作对接群；3.完成院系资料包进一步更新，秀米推文更新；4.对接微尺度11.12学术微沙龙活动；5.协助火灾119宣传日开展发出推文；6.完成对模块工作小组对接同学的进一步培训。

蜗牛说：1.与党政办老师、团委老师完成对接；2.根据修改意见，完成采访提纲第九版的修改撰写；3.采访提纲已重新提交审核；

科普速递：1.已完成3篇科普推文的排版和2篇推文的发布。

接下来工作开展：

学术微沙龙：1.推进微沙龙报销工作；2.整理资料上传网盘；3.活动总结推文推送；

学术活动月：1.对接并协助所有报名院系及其推文发布；2.完善桁架内容并申请摆放桁架；3.对接好院系子活动的开展，帮助院系子活动顺利开展；

蜗牛说：1.提前做好采访工作的任务分配与采访物资的借用；2.完成采访提纲终稿；3.与党政办老师沟通确定采访时间与地点；

科普速递：1.头脑风暴第4篇科普推文的话题2.准备第4篇科普推文的排版和发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提前与党政办进行对接，确保活动当天时间安排准确。

权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.权益大群、权益留言、权益喵日常值班；

女神来了：1.完成宣传短片和采访视频的剪辑；

权益专项：1. 确定下一期权益专项主题与基本工作流程；2. 拟定线上调研初稿与推文封面；

权益工具箱：1. 推出第一期权益速递；

权益服务周：1. 联系合作单位，已确定食堂参与。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续权益日常值班；

女神来了：1.将国护队宣传视频发布在视频号和b站；

权益专项：1. 发布线上调研；2. 准备线下宿舍调研；

权益工具箱：1. 推出第二期权益速递；2. 确定下一期工具箱主题；

权益服务周：1. 确定合作单位，完成活动策划。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.与所系沟通，确定班长座谈会权益问题的回答方案。

实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）

已完成工作：

选调组：1.选调生经验分享会资料表收集；2.海报及易拉宝回收；3.拟定蜗壳嘉宾名单;

企业组：1.行业分享会资料包整理；2.签领单及发票等报销材料收集；3.总结推文发出。

接下来工作开展：

蜗壳星火路：1.蜗壳星火路策划内容头脑风暴；2.确定人员分工；3.联系嘉宾对接；

企业组：1. 继续完成报销工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提前与1-2名嘉宾沟通，确定蜗壳星火路嘉宾人选。