【会议时间】2023年11月27日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：陈至伟、胡浩鑫、赵佳恒、张劢

委员：王传宇、张卓群

部长（主任）：曹梦蝶、陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺

副部长（副主任）：徐景涛、张舒涵、段皓睿、吴以宁、王心如、周海林、何子菡、王祺睿、罗心、徐士博

项目负责人：桑宏川

【请假人员】郭楠、胡毅翔、江雨溪、王雨婷、张程程、夏宇辰、任梦星、李季垚、王晨晗、金旋、龚昱

【会议主持】胡浩鑫

【会议记录】曹逸波

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2023年温馨家园

（负责人：桑宏川  跟进：赵佳恒）

已完成工作：

策划组：

1.职能小组第一次会议，完成小组内分工；2.完成预算、时间、场地、流程等关键问题的初步讨论；3.明确策划组时间线；

外联组：

1.所系联络：暂未开展；2.场地预定:a.踩点高新b.完成东活广场、教工餐厅场地申请表电子版3.节目招募：已设计节目招募表、建立节目招募QQ群，已发布在所系班长群；4.物资会务：完成第一次会议记录，已建立物资采买QQ群；

宣传组：1.往年宣传资料整理；2.今年整体宣传工作量及时间线的确定。

接下来工作开展：

策划组：

1.主持人节目遴选策划；2.确认预算；3.分配各小组组员具体任务；

外联组：

1.所系联络：a.与宣传和策划沟通信息需求，包括祝福视频内容规划、所系信息收集模板、所系班长名单比对确认等；b.制作调查问卷进行预调研：进行所系参与摊位意向、需要物资需求等情况统计，并根据收集到的信息及时调整后续活动推进；2.场地预定：完成东活广场、教工餐厅、高新食堂、三会三彩场地申请；3.节目招募：节目、主持人招募现场分工、流程，确定面试嘉宾，于西区活动中心报告厅进行招募（提前预订场地）；4.物资会务：a.做好会议记录、打印签到表等相关会务工作；b.确定物资需求填写范式；

宣传组：1.项目logo及微信推文首尾图设计；2.微信首推的制作推送。

存在问题：

1.教工餐厅的场地不是太好申请；

2.项目活动研会招募的人偏少，科学岛、环光学院的人和研究生会一样多；

3.约稿排得满，要偏后发推文。

委员建议：

1.考虑学生的地点，合理分工，住宿不能离现场太远；

2.首推发推文面向全校同学，而不只是所系同学；

3.饺子区摊点可以复制游园会，保证有室内活动；

4.部分现场活动的场地可以开在食堂；

5.有意向参加活动的人可以填问卷，不要先拉群；

6.可以考虑每个班固定人数参与，不够可以凑合几个班为一组；

7.征集节目可以联系之前活动的团队，或发在之前的活动群，以及一些社团。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、张舒涵、夏宇辰、徐景涛、任梦星）

已完成工作：

羽毛球赛：1.海报张贴完成；2.报名信息收集整理完成。

接下来工作开展：

羽毛球赛：1.赛程制作；2.罗列物资清单购买物资；3.裁判培训。

存在问题：

1.赛制不是太合理，需要更改。

委员建议：

1.赛制保证公平，同时不太繁琐；

2.可以参考往年的活动来改进。

办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）

已完成工作：

日常工作：协助院系小组进行院系走访的筹备；

院系工作：1.完善西区院系走访资料，组织并完成了2023秋季学期西区院系走访；2.撰写院系走访推文；

财务工作：1.完善财务ppt、财务培训作业，与人资合作完成了财务培训；2.美丽邂逅主场发票分类粘贴完成，高新室内＆游戏区发票已拿到，在线财务表单全部填写完毕；

月报工作：11月素材收集表已下发各院系。

接下来工作开展：

日常工作：1.筹备第六次工作例会；2.团支部录入；

院系工作：1.收集高新区院系走访的相关材料，准备开展高新区院系走访；2.对本次院系走访的推文进行排版和推送；

财务工作：1.收集财务培训作业，协助人资进行批改工作；2.继续跟进美丽邂逅项目报销，完成所有发票粘贴工作；

月报工作：完成11月月报排版、推送工作。

存在问题：

1.有的人不是西区的，但也参与了院系走访，还有的人说有事先走了。

委员建议：

1.例会开得很好，不用太频繁；

2.院系上报材料可以加快推进。

人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）

已完成工作：

骨干培训：完成第二次骨干培训线上会议；

项目考核：问卷分发并得到打分表；

月度之星：收集齐本月的推荐人信息；

网站统筹：定期更新各类新闻稿以及招募通知；

日常考核：定期更新每周出勤。

接下来工作开展：

骨干培训：收集骨干培训作业，评定优秀成果；

项目考核：评选每位成员得分以及项目之星；

月度之星：秀米排版并发布。

存在问题：

1.骨干培训作业比上次交的多些，但还是太少。

委员建议：

1.可以开始部门考核工作。

宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约情况收集、协调及发布；3.针对温馨家园项目进行骨干约谈；4.进行部门财务报销；5.完成公众号年审工作；6.针对推文发布出现的诸多问题，形成更加完善的约稿细则；

内容推送工作：1.上周共推出推文8篇（彩虹跑项目组约稿1篇，学术活动月约推文1篇，权益服务部约稿2篇，学术科技部约稿1篇，软件学院研究生会约稿1篇，国标舞协会约稿1篇，宣传部原创推文1篇），其中国标舞活动指南阅读量达到3.2k人次；2.B站以及视频号平台发布美丽邂逅活动视频，点击量达1.1k；

文字编创组：1.进行12月原创推文统筹安排；2.完成“科大星空”推文初稿；3.完成科大秋日图片消息文字撰写；4.完成多病共防小贴士推文的调研、整合、排版及发布；5，完善研小蜂表情包推文；

平面设计组：1.完成研小蜂表情包的版权授权以及审核上架工作；2.完成校研究生会约稿细则制图初稿；3.开展日历制作的商家调研；

影音制作组：1.完成科大秋日主题的航拍及人像拍摄；2.进行“USTC×星空”夜景的拍摄；3.进行部门网盘的日常整理工作。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；3.联合实践交流部开展第一次联合例会暨第五次部门例会的筹备；

文字编创组：1.进行“科大星空”原创推文的精修；2.完成“咖啡×USTC”原创推文的初稿；3.研小蜂表情包推文以及科大秋日原创推文的推送；

平面设计组：1.联系淘宝商家进行日历以及飞行棋的制作；2.完成校研究生会约稿细则制图定稿；

影音制作组：1.进行健身指引视频的发布；2.完成无人机校内飞行申请，开展科大屋顶航拍视频的拍摄；3.进行跑跑卡丁车逛校园视频拍摄。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.可以制作一个送给校友的日历；

2.可以借鉴东南大学的樱花季活动，开展银杏活动。

学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）

已完成工作：

学术微沙龙：1.活动总结推文推送；2.发票收集；3.活动资料上传网盘；

学术活动月：1.整理桁架报销；2.对接院系推文约稿发布；

蜗牛说：1.提纲修改第九版，待老师进一步审核修改；

科普速递：1.已筛选文章，确定主题；2.联系开白。

接下来工作开展：

学术微沙龙：1.继续推进微沙龙报销工作；

学术活动月：1.继续推进院系活动对接工作；

蜗牛说：1.继续推进提纲修改工作，确定大概的采访时间；

科普速递：1.进一步联系开白；2.确定下次推文主题及文章。

存在问题：

1.有的老师还有事，部分工作需要后推。

委员建议：

1.和老师交流的稿件要审核一下，不要出现“院士”之类的词。

权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.更新了日常工作值班表；

权益工具箱：1. 完成第三期权益速递推送“我为同学做实事”活动：2. 联通合作院系，确定服务区、游戏区活动内容；3. 完成预热推文推送；4. 清点游戏区物资；5. 完成活动文创奖品制作与购买。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续权益大群、权益工具箱的值班回复；

权益工具箱：1. 完成第四期权益速递推送；“我为同学做实事”活动：2. 完成活动宣传品设计与制作；3. 发布活动预告推文；4. 线下活动准备与正式举办；5. 发布线下活动总结推文。

存在问题：

1.推文时间比较紧，中国科大研究生会公众号基本约满了；

2.宿舍的饮水机不太方便落实。

委员建议：

1.可以找校团委的微信公众号平台青春科大约稿；

2.活动展板不要阻碍道路，可以放靠近大楼的地方；

3.注意活动现场队伍的秩序，有的摊位建议远离台阶，队伍可以围绕现场一圈，显得热闹；

4.继续多做些接地气、落地的工作。

实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）

已完成工作：

日常工作：1. 完成就业活动情况统计表；

蜗壳星火路：1.第一次线下会议；2.确定第一期嘉宾及推送主题；3.人员分工；4.策划案初稿。

接下来工作开展：

日常工作：1. 企业组继续完成活动报销工作；2. 筹备与宣传的联合例会；

蜗壳星火路：1.细化策划案内容；2.嘉宾对接。

存在问题：

暂无。

委员建议：

1.工作日报内容偏少，具体的内容可以多一些。