【会议时间】2023年11月20日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：郭楠、胡浩鑫、赵佳恒、张劢

委员：胡毅翔、张卓群

部长（主任）：曹梦蝶、陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺

副部长（副主任）：夏宇辰、张舒涵、金旋、段皓睿、吴以宁、何子菡、王祺睿、罗心、徐士博

【请假人员】陈至伟、江雨溪、王传宇、王雨婷、张程程、徐景涛、任梦星、李季垚、王晨晗、王心如、龚昱、周海林

【会议主持】胡浩鑫

【会议记录】张应健

【会议议程】

一、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、张舒涵、夏宇辰、徐景涛、任梦星）

已完成工作：

班长座谈会：11.18日开展完成，总结推文准备发出

羽毛球赛：1.海报初版制作；2.相关审批表签字盖章；3.qq群建立；4.报名问卷制作。

接下来工作开展：

班长座谈会：1.完成后续报销；2.反馈问题的解决；3.完成研会负责人通讯录建立（收集表已发）；4.完成奖品发放；

羽毛球赛：1.裁判规则培训与所系内部球赛试练；2.统计报名信息；3.海报张贴。

存在问题：暂无。

建议：

1.羽毛球赛参加人数尽快确定，完善报名人员筛选机制；

2.了解清楚所系同学医疗保险购买情况；

3.尽快结束奖品发放相关事宜，建议以后奖品领取规定好期限，过期作废。

办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）

已完成工作：

日常工作：完成了办公室&宣传部联合例会的筹备工作；

院系工作：1.完善了院系研会通讯录与信息；2.进行了院系走访的人员安排与分工、资料汇总；

财务工作：完成美丽邂逅项目发票收集；

月报工作：暂无。

接下来工作开展：

日常工作：协助院系小组开展院系走访工作；

院系工作：1.做好院系走访的前期资料准备，包括院系走访的议程和 PPT、场地的预约等；2.本周末正式开展西区的院系走访；

财务工作：1.跟进美丽邂逅项目财务报销单填写；2.策划财务培训会；

月报工作：制作 11 月月报素材收集表，25号发各部门和各院系进行素材收集。

存在问题：暂无。

建议：

1.尽快确定院系走访工作的时间、地点、议程以及形式，对于精品活动要总结留档，并公示给各院系以便参考；

2.美丽邂逅报销进度要及时跟进；

3.要提前做好研会各部门今年一年的工作总结；

4.办公室的各项工作需要抓紧推进，需要有更具体的工作内容呈现；

5.需要把校友工作做起来，例如跨年、春节前的短信祝福，文创赠送等。

人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）

已完成工作：

骨干培训：邀请摄影以及财务主题分享人，制定策划方案，确定人员分工；

项目考核：已完成美丽邂逅问卷设计；

月度之星：确定人员分工。

接下来工作开展：

骨干培训：本周三开展第二次骨干培训，主要内容为摄影与财务；

项目考核：发放问卷，汇总评分并评选项目之星，撰写新闻稿；

月度之星：收集信息，进行推文排版。

存在问题：暂无。

建议：

1.美丽邂逅项目考核要尽快，尤其要明确考评的组别和考评权重；

2.骨干培训需要进一步动员同学们参加，希望同学们要重视起来；

3.之后的骨干培训可以联系党宣老师来开展。

宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；3.针对温馨家园项目进行骨干约谈；4.与办公室召开第一次联合例会暨第四次部门例会；5.进行部门财务报销；6.公众号年审资料收集；

内容推送工作：1.上周共推出推文16篇（美丽邂逅约稿推文2篇，学术活动月约稿推文3篇，权益服务部约稿2篇，火灾实验室约稿2篇，人文学院约稿1篇，芳草社约稿1篇，国标舞协会约稿2篇，安徽学联转载1篇，科大国际转载1篇，科大官网转载1篇），其中国标舞活动预热阅读量达到6k人次；2.B站以及视频号平台发布“女神来了”栏目视频2个，点击量累计3k；

文字编创组：1.进行后半学期头脑风暴以及往期推文复盘；2.完成“科大星空”推文的框架构建；3.完成征图平台奖励机制的策划；

平面设计组：1.完成 2024 日历初稿；2.完成科大飞行棋初稿；3.进行研小蜂表情包的版权授权工作；

影音制作组：1.完成健身指引视频第二期剪辑定稿及审核工作；2.协助文字编创组进行“科大星空”的拍摄。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；

文字编创组：1.完成“咖啡×USTC”原创推文初稿；2.完成“科大星空”原创推文的初稿；3.针对跨年、考研、初雪等话题进行原创推文的制作；

平面设计组：1.完成日历以及飞行棋的定稿；2.联系淘宝商家进行制作；

影音制作组：1.进行健身指引视频的发布；2.开展科大屋顶航拍视频的拍摄。

存在问题：1.其他部门来约稿的推文内容规范性有待提高，例如落款声明、首尾图会有缺失；2.约稿流程的规范性也有待提高，这对工作效率有重要影响。

建议：

1.各院系来约稿时也应提醒注意推文规范，例如推文内表情包的授权问题；

2.推文尽量减少返工的情况，频繁的修改会造成不便；

3.建议推文时间线提前，部长们可以商量出一套约稿细则并严格执行；

4.今后个人投稿不建议放在主条，阅读量要求不一定能达标；

5.文创制作需要控制成本，根据数量确定预算。

学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）

已完成工作：

学术活动月：1.修改完善桁架，完成桁架的摆放（东区天使路，11.18-11.24）；2.完善秀米推文的模板，并转发给院系；3.对接人文、同步辐射、物院、管院等学院的活动推文约稿；

学术微沙龙：1.已完成微沙龙物资的整理与归还工作；2.已完成总结推文的撰写，目前在审待发；3.已整理并收集微沙龙的发票，并制作报销表格；

蜗牛说：提纲已发老师审核，待老师审核完成后进入采访相关工作；

科普速递：已确定转载主题和推文，推文排版已完成，开白联系中。

接下来工作开展：

学术活动月：进一步对接剩下院系学术活动月的活动；

学术微沙龙：1.推进微沙龙报销工作；2.整理资料上传网盘；

蜗牛说：确定好采访提纲并准备采访所需的物资；

科普速递：更进一步跟进开白联系。

存在问题：暂无。

建议：

1.希望可以催促一下老师审核提纲；

2.及时跟进各学院活动的推文是否有问题，对推文内容进行细致的审核校对。

权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.完成第四次部门例会；2.权益大群、权益留言板等日常值班；

女神来了：1.讨论确定下一期女神来了主题；

权益专项：1.发布线上问卷调研推文；2.完成线上问卷调研海报；

权益工具箱：1.发布本周权益速递推文；

权益服务周：1.进行部门内分工。

接下来工作开展：

日常工作：1.优化排班表；2.细化每日值班工作流程；

女神来了：1.完成任务分配和人员分工；

权益专项：1.线下张贴调研海报；2.完成与总结线上调研工作；

权益工具箱：1.继续每周权益速递推文；

权益服务周：1.海报设计与活动预热；2.物资准备。

存在问题：暂无。

建议：

1.对于宿舍权益问题，需要提前与宿舍主管进行联系；

2.权服周活动的时间、地点尽快确定，以及确定是否需要招志愿者；

3.建议权衡把握好工作量，尽量精简工作。

实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）

已完成工作：

蜗壳星火路：1.确定第一期嘉宾；2.确定人员分工。

接下来工作开展：

蜗壳星火路：1.嘉宾信息背调；2.策划案撰写；3.完成第一期时间线。

企业组：继续完成报销工作。

存在问题：暂无。

建议：

1.尽快完善嘉宾信息的调查；

2.采访活动可以办成座谈会的形式，但需要注意控制好参加的人数；

3.建议可以与宣传部合作相关视频拍摄。