【会议时间】2023年12月4日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：郭楠、陈至伟、赵佳恒、张劢

委员：胡毅翔

部长（主任）：曹梦蝶、陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、陈诺

副部长（副主任）：夏宇辰、徐景涛、张舒涵、金旋、段皓睿、王心如、龚昱、罗心、徐士博、桑宏川

项目负责人：桑宏川

【请假人员】胡浩鑫、江雨溪、王传宇、王雨婷、张程程、任梦星、李季垚、王晨晗、吴以宁、周海林、何子菡、王祺睿

【会议主持】张劢

【会议记录】郝琳

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称： 2023 年温馨家园

（负责人：桑宏川 跟进：赵佳恒）

已完成工作：

策划组：完成启动会汇报 PPT；2.完成各分区策划案草稿及初步预算；3.完成主持人节目遴选策划；4.完成高新区食堂实地 考察及活动选址；5.完成游园会、饺子文化节、时光邮局的第一版策划案。

宣传组：项目logo设计完成；首推撰写排版完成；启动会新闻稿撰写。

外联组：1.所系摊位征集问卷与公告海报设计；30个所系对接参与意愿，确认展架内容；2.启动会筹备，主持人&节目遴选，联系舞美；3.东活广场场地预定，高新区食堂场地对接联系，三彩三会场地预定；小组群建立和任务分配。

接下来工作开展：

策划组：1.进行新一轮实地考察，重点在于舞台位置及尺寸的选择和测量；2.为一彩做好准备，重点在于游戏及节目编排的合理性；3.根据一彩结果及负责人要求修改第二版策划案及相应预算。

宣传组：项目文创设计；所系风采推文撰写排版。

外联组：1.遴选出主持人&节目并安排对接，准备三彩；2.与有参加意愿的所系对接，收集所系LOGO图片、简介等资料；未参与的所系继续沟通，争取参与意愿；收集参与所系祝福视频；3.高新区食堂场地跑表；递交初步策划案给保卫处进一步确定细节；完成宣广备案跑表。

存在问题：暂无。

委员建议：

1、高新校区包饺子的场地室内为主，进一步联系师生活动中心和食堂的场地负责人；

2、对于推文的审核要提前三天；

3、需要制作节目单；

4、文创奖品的种类需要再次确认；

5、报销工作要持续跟进。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）

已完成工作：

羽毛球赛总结：1.建立领队群，减少了外联的工作量，但部分领队不负责任、通知不到位；2.动态调整场地、比赛 进展很快，提高了场地利用率；3.提前蒸球可以使羽毛球更耐用，节省球数；4.横幅制作可以做奇数个，留个单的用来合照（或者提前安排人员去撕横幅）；5.奖品直接购买，不要用现金兑换券（或者可以设置成奖品抵用券，直接兑换指定奖品）。

接下来工作开展：

羽毛球赛：1.资料整理与总结；2.奖状的盖章与奖品的发放；3.球赛报销。

存在问题：1.以后赛制中是否仍然保留“仅限研一报名”这个限制条件？2.奖品发放是现场直接发还是赛后再通知领取？（八强奖品有冒领情况）

委员建议：

1、建议以后依旧按照仅限研一的报名规则报名；

2、取消兑换券的规则；

3、进一步跟进所系院系联系方式的收集任务。

办公室（陈俊名、李季垚、龚昱）

已完成工作：

日常工作：清理办公室；院系工作：1. 撰写并推送院系走访推文；2. 筹备第二次院系走访；财务工作：1. 完成财务培训；2. 美丽邂逅报销单递交王雨萌老师；月报工作：1. 11 月月报素材收集完成；2. 关注院系活动并私戳邀请。

接下来工作开展：

日常工作：召开第五次部门例会；院系工作：召开第二次院系走访（高新）；财务工作：1. 协助人资进行财务培训作业批改；2. 美丽邂逅报销收尾；3. 报销院系主席联席会；月报工作：11月月报排版、推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1、院系工作时间定在这周末或下周末；

2、报销工作需尽快完成；

3、校友工作尽快和林老师联系，确定后续工作流程。

人力资源部（李昱黎、王晨晗、周海林）

已完成工作：

日常考核：及时更新每周考核情况；网站统筹：及时更新每周新闻稿；星光大赏：初步拟定采访对象以及工作时间线；月度之星：已发布推文；骨干培训：已整理收集好考勤以及作业；项目考核：已评选出项目之星并于网站发布新闻稿。

接下来工作开展：

星光大赏：采访对象；骨干培训：与宣传部、办公室对接优秀作业评选。

存在问题：暂无。

委员建议：

1、后期工作任务重，提前整理好部门考核资料，后续着力展开换届等工作；

2、星光大赏对象名单要确定；

3、例会也应考虑在高新校区开展。

宣传部（张亚琳、金旋、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约情况收集、协调及发布；3.进行部门财务报销；4.针对上周出现的屏蔽词以及约稿量较多的情况，增加约稿在线文档，调整推文值班及约稿流程；

内容推送工作：1.上周共推出推文13篇（学术活动月约推文2篇，权益服务部约稿3篇，办公室约稿1篇，人力资源部约稿1篇，公共事务研究生会约稿1篇，网安研究生会约稿1篇，火灾实验室研究生会约稿 1 篇，宣传部原创推文3篇），其中科大秋日阅读量达到3.5k人次；2.站以及视频号平台发布第一期健身指引视频以及美丽邂逅·奇遇高新活动视频，其中健身指引视频累计点击量达7.5k+，转发量达100+次，还在不断增长中；

文字编创组：1.进行 1 月原创推文头脑风暴环节的设计；2.完成“晚安计划|科大星空”的策划与分工；3.完成 “科大四季”推文初稿；4.完成“咖啡×USTC”推文初稿；5.完成研小蜂表情包、科大秋日的发布；6.完成“2024年祝福+flag+愿望”征集推文的构思；

平面设计组：1.完成2024年日历、科大飞行棋的定稿，正在联系商家进行定制；2.完成校研究生会约稿细则制图定稿；3.研小蜂表情包目前下载量为41，使用量为300+；影音制作组：1.完进行“USTC×星空”图片的拍摄；2.完成“跑跑卡丁车逛科大”视频的拍摄；3.完成“科大屋顶”航拍图片的拍摄。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、协调及发布；3.联合实践交流部开展第一次联合例会暨第五次部门例会的筹备；文字编创组：1.进行“晚安计划|科大星空”原创推文的精修；2.完成“咖啡×USTC”原创推文定稿，预计会出上下两篇；3.完成“2024年祝福+flag+愿望”征集推文的初稿；4.开展“考研加油”原创推文以及“跨年夜的 USTCer”原创推文的调研；平面设计组：1.继续联系淘宝商家进行日历以及飞行棋的制作；2.进行“2024年笔记模板+计划模板+考试周打气壁纸”相关设计的调研及绘制；影音制作组：1.进行健身指引视频的发布；2.进行“跑跑卡丁车逛科大”视频的剪辑；3.进行“科大屋顶”图片的整理，与文字编创组对接制作原创推文。

存在问题：关于部门约稿，再次和大家强调一下约稿、存稿以及预览的时间问题：各部门约稿部长作为第一负责人，根据稿件性质预留修改时间，提前发送至副部群、跟进群审核定稿，杜绝内容、格式等基础性错误，涉及嘉宾分享等相关内容请提前联系进行确定。若需要公众号预览，请在约稿邮件中附上稿件联系人以及联系方式，明确稿件同步以及预览时间，注意预留修改时间。注意：发布当日0点后不接受基础格式及内容的修改。

委员建议：

1、推文和视频要朝着多元化发展；

2、尽量让同学们的想法全部落地。

学术科技部（范晴、段皓睿、王祺睿）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.部门第五次例会的准备与召开；3.策划新的部门团建活动。学术活动月：1.整理并送批桁架报销事宜；2.已经对接剩余7-9院系推文的约稿和发布；3.收集并整理各院系的总结资料；4.开始整理学术活动月的总结资料，并撰写经验稿。蜗牛说：已完成采访提纲第九版的撰写，正在等待老师审核中。科普速递：1. 已完成第四篇科普速递推文的排版；2.已完成第五篇科普速递的排版，正在申请开白中。

接下来工作开展：

学术活动月：1.继续积极对接剩余3-4院系推文的约稿和发布；2.继续收集并整理各院系的总结资料；3.整理学术活动月的总结资料。蜗牛说：进一步联系老师审核修改提纲，确定采访时间及地点。科普速递：1.进一步联系第四篇科普速递推文开白；2.将已修改后的第五篇科普速递推文发给公众号审核开白。

存在问题：暂无。

委员建议：

1、科普速递开白工作要继续跟进。

权益服务部（吴东洋、吴以宁、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.权益大群、权益留言、权益喵小喇叭等日常值班；权益工具箱: 1. 完成并发布第十三周权益速递“我为同学做实事”线下地推：1. 完成活动所有宣发品的制作；2. 完成并发布活动预告推文；3. 举行正式线下地推活动；4. 完成并发布活动总结推文。

接下来工作开展：

日常工作：1.开展第五次部门例会；权益工具箱: 1. 完成并发布第十四周权益速递 ”我为同学做实事”线下地推：1. 完成活动报销工作；2. 对活动各项工作进行总结与资料整理；3. 编辑并推送院系：“我为同学做实事”活动合辑推文。

存在问题：暂无。

委员建议：

1、活动报销相关工作办公室可以协助报销；

2、报销工作要尽快完成；

3、12月的宿舍权益工作要继续跟进；

4、整理“我为同学做实事”的活动经验，以便下一届继续开展。

实践交流部（陈诺、王心如、徐士博）

已完成工作：

日常工作：1.完成“我为同学做实事”项目申报材料的撰写；蜗壳星火路：1.第一次线下会议；2.确定第一期嘉宾和推送主题；3.确定人员分工及时间线；4.完成策划案初稿。

接下来工作开展：日常工作：1.筹备与宣传部的联合例会；2.部门报销工作继续推进；蜗壳星火路：1.修改并细化策划案；2.与嘉宾联络对接确定时间及策划案内容；3.按照时间线进行工作开展。

存在问题：暂无。

委员建议：

1、继续与嘉宾进行联络对接，确定时间、内容以及相应执行方案。