【会议时间】2024年3月18日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：张劢、陈至伟、郭楠、胡浩鑫、赵佳恒

委员：王传宇、江雨溪、张卓群

部长（主任）：曹梦蝶、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、金旋

副部长（副主任）：徐景涛、任梦星、朱婕、罗心、汤寒冰、何子菡、桑宏川、李琰、徐士博、钱洁琦

项目负责人： 吴东洋

【请假人员】张程程、陈俊名、夏宇辰、张舒涵、龚昱、朱弘宇、房曼琳、李季垚

【会议主持】张劢

【会议记录】邱鲁东

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：长三角研究型大学联盟研究生会“新质”发展论坛

（负责人：吴东洋  跟进：主席团）

已完成工作：

策划组：确定论坛名称；确定主论坛、分论坛一议题；完成会议手册初稿；完成策划书框架搭建。

宣传组：1.完成宣传组工作内容确定，总体分为推文影视组(包括 3 篇推文和 2 个视频)和平面文创组(前期素材设计、前期宣发物料设计、现场物料设计、伴手礼相关设计等)；2.完成具体物料与负责人员的分工，并制定确定的时间节点；3.确定推文和宣传主色调：科大蓝(C100 M80 Y0 K0)；4.正在联络各商家进行相关设计以及影视相关的报价整理汇总工作。

外联组：1.初步完成预算评估；2.根据预算初步形成备选的住宿及吃饭方案；3.暂定企业与实验室参观路线，并完成与同辐、科大讯飞的首次对接。

接下来工作开展：

策划组：完善会议手册；完成策划书初稿；和外联对接会议场地、参观行程。

宣传组：1.进行设计以及影视相关商家的确定，制定物料财务明细表；2.与策划对接确定预热推文具体内容；3.和 外联对接邀请函以及祝福视频的制作；4.进行论坛 LOGO 以及素材文件的设计。

外联组：1.对酒店以及吃饭进行预订；2.进一步完成与同辐和科大讯飞企业的对接、敲定更为详细的参观时间节点 和线路节点；3.邮件邀约各高校参与论坛。

存在问题：

策划组：1.举办场地需尽快确认；2.企业方面，目前需跟外联对接尽快确定行程；3.策划组人手不够，需扩招成员。

宣传组：1.目前沟通的商家要价较高；2.除设计logo、桁架、海报以外，其他的物料如文创等是否需要另行设计。

外联组：1.科大讯飞反馈，这次参观算政务接待还是学生接待？接待流程不一致，是否有校级领导出席？参观的具体内容有什么要求？展厅+产品体验？

委员建议：

1.团委三个建议，“我为师生办实事”加入到活动中，融入分论坛2；科学家精神：如何树立学术榜样、引领学术精神，不同的大学有不同的科学家精神，融入分论坛1；活动覆盖面更广一点（暂定，需继续与林老师沟通），增加学校如同济大学、东南大学、华东师范、合工大、安大等；

2.场地问题，把要用的场地提前约好，美广5楼为首选；

3.哪组组员不够的话继续招募；

4.策划把时间线发群里，确定有多少单位（含备选）；

5.如果要进行“如何做好科普”相关的讨论，就邀请袁岚峰老师来，选学生代表进行圆桌会谈；

6.策划需要继续打磨致辞内容；

7.在与设计印刷商家对接前，先与图怪兽/淘宝等画面模板进行对比再确定是否合作（融合科大元素；科技感）；

8.logo可以用中国科大校研究生会的logo。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、张舒涵、夏宇辰、徐景涛、任梦星）

已完成工作：

赴所交流活动：1.完成交流活动具体策划；2.完成机票购买与酒店规划；3.与长春应化所完成对接。

日常工作：1.完成第一次例会与骨干约谈。

接下来工作开展：

赴所交流活动：1.完成问卷收集并打印；2.购买伴手礼；3.与所研会合作完成新闻稿与采访稿。

日常工作：1.完成本学期推文排班表。

篮球赛：1.准备篮球赛预热推文。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.确定问卷截止时间是否合适、PPT给到时间、伴手礼购买进度；

2.代表研会的ppt大气美观最重要，不要满屏字。

办公室（陈俊名、朱婕、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.骨干约谈，确定各职能小组成员；2.物资整理，管理公章。

财务工作：1.跟进春招财务报销工作，基本完成所有报账材料整理。

院系工作：1.已完成院系职能小组搭建；2.已完成 2024 春季学期第一次院系走访活动。

月报工作：1.已完成月报职能小组搭建，完成分工；2.已收集春季素材图。

接下来工作开展：

日常工作：1. 筹办第二次部门例会，讨论本学期工作计划。

财务工作：1. 跟进完成春招项目财务报销工作；2. 制定本学期财务工作计划，出项目培训手册。

院系工作：1.发布第一次院系走访推文；2.筹备第二次院系走访；3.更新研代会资料，筹备一期面向院系的关于研代会介绍的推文：基本情况、前期工作流程。

月报工作：25号收集本月工作汇总，月底完成 3 月份月报制作。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.保存好公章；

2.第二次院系走访需在3月完成；

3.面向院系的关于研代会介绍的推文不要提前发，在四月初等流程都确定以后再发；

4.推文在给到宣传部之前要确定审核完毕，避免出现错误。

人力资源部（李昱黎、龚昱、朱弘宇）

已完成工作：

日常工作：骨干约谈，培训部门新成员。

骨干培训：联系三、四期拟邀嘉宾确定培训意愿；完成第一期骨干培训分工和嘉宾对接。

骨干考核：日常考核模块已完成各部门第一次例会出勤率统计、第一二次部长例会出勤率统计、春招出勤率统计。

星光大赏：已完成星光大赏最新一期视频拍摄及剪辑，完成推送排版。

接下来工作开展：

星光大赏：根据修改建议进行最终修改，并联系宣传部进行新一期星光大赏推送。

骨干培训：开展第一次骨干培训；制作第二次骨干培训策划。

存在问题：

某些院系不给认证，希望校研究生会人资部门能够给院系敲定一个认证证书模板，即从上到下的激励措施；

委员建议：

1.如果是老师进行培训的话要采取线下的形式；

2.给到院系认证PDF模板。

宣传部（张亚琳、汤寒冰、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、整理及协调；3.针对春日里活动相关想法进行骨干约谈。

内容推送工作：1.上周共发布推送 9 篇（其中转载国家政务服务平台、中国科大官号推送 2 篇，权益服务部约稿 1 篇，宣传部两会学习征集 1 篇，管院研会约稿 1 篇，先研院研会约稿 1 篇，春招项目组推文 3 篇），其中先研院研会约稿累计浏览量达 3k+；2.发布视频 1 个(研会团建视频)，累计浏览量 2k+。

文字编创组：1.进行“樱花往事推文”的初稿制作；2.进行“春日 PLOG”图片推送的文字撰写；3.完成两会学习推文的 收集、整理以及排版工作。

平面设计组：1.针对风筝节变动调整预算表，确定后续文创采买的相关事宜；2.调整风筝有关分工与时间安排。

影音制作组：1.针对春日里活动相关拍摄工作进行线上头脑风暴会议；2.确定春日里活动相关拍摄工作的分工；3.进行春日相关图片的拍摄。

春日里活动：1.樱花季拍摄工作分工；2.风筝节人员确定，与工院学生会进行初步交流。

接下来工作开展：

文字编创组：1.完成“樱花往事推文”定稿及发布；2.完成“春日 PLOG”图片推送的定稿及发送。

平面设计组：1.进行风筝节相关文创以及物资的采买；2.进行推文头尾图的定稿。

影音制作组：1.进行春日相关图片的拍摄；2.进行樱花 MV 脚本撰写，和武大研究生会形成具体合作方案。

春日里活动：1.樱花季 MV 脚本准备；2.樱花季街采脚本准备；3.风筝节策划案调整。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.推文可以考虑“蹭”武大樱花季流量热度；

2.风筝节活动要与学生会做好对接工作，多提供帮助。

学术科技部（范晴、桑宏川、房曼琳）

已完成工作：

日常工作：1.完成各个工作模块的小组分组；2.完成骨干约谈；3.完成部门团建。

蜗牛说：1.推文稿件根据修改意见继续进行修改；2.确定本学期第一期蜗牛说工作计划；3.完成工作小组分工；4.开始联系采访嘉宾，确认嘉宾的采访意愿。

微沙龙：1.完成工作小组分工；2.初步拟定微沙龙工作计划。

科普速递：1.完成工作小组分工；2.完成科普速递主题筛选和素材收集。

接下来工作开展：

蜗牛说：1.完成征集嘉宾推文内容的撰写和发布；2.继续联系采访嘉宾。

微沙龙：1.完成征集嘉宾推文内容的撰写和发布；2.联系主讲嘉宾，确定主题。

你问蜗答：1.完成工作小组任务分工；2.征集你问蜗答主题和嘉宾；3.进行头脑风暴，初步拟定你问蜗答的视频表 现形式。

科普速递：1.进行第一篇科普速递推文的推送。

存在问题：

暂无

委员建议：

暂无

权益服务部（吴东洋、李琰、徐士博）

已完成工作：

权益专项：1.完成爱心雨伞回顾推文及发送时间预约；2.完成爱心雨伞收集意见问卷。

日常值班：已完成值班表排班并按此值班一周。

女神来了：1.已与嘉宾取得初步的联系，了解嘉宾的基本信息；2.初步修改并完成两版策划案。

权益工具箱：1.完成第一篇推文小组分工；2.完成推文文案撰写，推文排版以及封面图和子图的制作，成功发布第一篇工具箱推文。

权益速递：1.完成模块小组值班表；2.本学期权益速递推文模板、封面图以及子图已制作完成。

接下来工作开展：

权益专项：1.收集爱心雨伞反馈意见；2.联系制作问卷推广文创；3.与相关部门联络并反馈意见。

日常值班：1.继续完成值班；2.收集值班同学意见并提出改进制度方案。

女神来了：1.女神来了策划案根据修改意见继续修改；2.与采访嘉宾进一步进行线下沟通交流。

权益工具箱：1.确定下一期工具箱主题。

权益速递：1.本周正常值班，完成第四周权益速递推文。

其他补充：权益手册加上院系，单独出院系的手册；给院系发问卷，让院系推荐本院的女神；下一期的部门例会邀请院系的权益服务部同学参加。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.借鉴北大“315消费者维权”权益周，以及学校心理健康问卷摸底。

实践交流部（金旋、李季垚、钱洁琦）

已完成工作：

日常工作：1.骨干约谈；2.完成工作模块的组员分组。

就业主题周：1.发布就业主题周红头文件；2.确定就业主题周前期准备的时间安排；3.制作、发布、收集和分析了就业主题周意向职业领域和企业的问卷；4.就业主题周四个子活动的策划初稿；5.就业主题周预算筹措。

蜗壳星火路：1.咨询了两位嘉宾的意向，方向转向科大硅谷相关校友。

接下来工作开展：

日常工作：1.计划开展第二次部门例会。

就业主题周：1.与团委确认岗前培训嘉宾和内容；2.与团委确认就业主题周开幕式形式；3.与招就处对接走访企业和 HR 嘉宾；4.联系选调生备考分享会嘉宾；5.继续联系院系参加就业主题周。

蜗壳星火路：1.联系校友会，寻找科大硅谷相关优秀校友。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.主动联系院系报名就业主题周；

2.选调生手册可以着手进行；

3.“蜗壳星火路”继续联系校友；

4.关注“大学生职业规划大赛”。