【会议时间】2024年3月25日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：胡浩鑫、郭楠、赵佳恒

委员：江雨溪、王传宇、张程程、张卓群

部长（主任）：曹梦蝶、陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、金旋

副部长（副主任）：夏宇辰、徐景涛、任梦星、张舒涵、朱婕、罗心、龚昱、朱弘宇、汤寒冰、何子菡、桑宏川、房曼琳、李琰、徐世博、李季垚、钱洁琦

项目负责人：吴东洋

【请假人员】张劢、陈至伟

【会议主持】赵佳恒

【会议记录】刘城赫

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2024年长三角研究型大学联盟研究生会交流论坛

（负责人：吴东洋  跟进：主席团）

已完成工作：

策划资料组：1.对外资料包完成（会议手册、邀请函）；2.总策划完成ver6.0，除企校参观策划、倡议书以外全部完成；

宣传组：1.确定设计外包商家；2.已完成logo初稿设计3版，反馈意见修改中；3.确定好伴手礼文创种类和价格，确定定价中（按80套算，每套单价100元左右）；

外联通讯组：1. 完成开幕式和主论坛用会议室预定，包括东活五楼国际报告厅和物质楼三层会议室；2. 实地踩点校外三家酒店，初定江南春酒店。

接下来工作开展：

策划资料组：1.进一步完善总策划，对接外联组开始对外邀请；2.美化格式，对接宣传组开始做宣传册实物；3.润色所有文字材料的语言，走向上审核流程；

宣传组：1.进行影视商家的确定；2.与策划对接确定预热推文具体内容；3.和外联对接邀请函以及祝福视频的制作；4.进行论坛LOGO以及素材文件的定稿；

外联通讯组：1.尝试邀请其他高校访问；2.确定入住酒店并完成押金或对公转账手续的办理；3.安排用餐事宜。

存在问题：

1.分论坛会议室待定，缺乏同一栋楼对外开放的两间小型会议室；

2.酒店待定，亚朵和维多利亚酒店房间数量不足，江南春需要签订协议才能对公挂账；

3.伴手礼文创的数量。

委员建议：

1.伴手礼数量达标，依据预计来的人数：外校32人本校10人。文创质量需要提前检查；

2.手册及邀请函需要在本周完成。同时注意通联时间；

3.注意来校人员校内通勤问题；

4.酒店可考虑南七附近酒店或者开元国际。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、张舒涵、夏宇辰、徐景涛、任梦星）

已完成工作：

赴所交流活动：1.完成稀土所-广能所交流；2.完成优秀师兄师姐采访；

篮球赛：1.完成定制戒指购买。

接下来工作开展：

赴所交流活动：1.询问财务报销细则，整理发票；2.与研究所合作完成新闻稿与采访稿；

篮球赛：1.完成第一篇球赛预热推文；2.根据策划购买奖品。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.沟通下次去应化，金属所里时间；

2.新闻稿及时完成，发布在科大新闻网；注意推文撰写。

办公室（陈俊名、朱婕、罗心）

已完成工作：

日常工作: 1. 召开第二次部门例会；2. 更新研代会资料；

财务工作: 1. 完成财务培训ppt，并进行试讲；2. 完成财务培训手册大纲，拟定手册编写计划；

月报工作:1.已完成月报小组分工安排；2.已完成3月月报约稿；3.已完成3月月报简报准备；

院系工作:1.第一次院系走访复盘；2.发布第二次院系走访时间调查问卷。

接下来工作开展：

日常工作: 1. 拟定研代会规则推文大纲；

财务工作: 1. 完成财务培训；2. 初步完成财务培训手册文字稿；

月报工作:1.收集3月各部门及院系工作简报；2.撰写3月月报文案并安排排版；

院系工作:1.筹备并召开第二次院系走访会议；

存在问题：

暂无

委员建议：

1.可着手准备项目工作手册。

人力资源部（李昱黎、龚昱、朱弘宇）

已完成工作：

日常工作:骨干约谈；

骨干培训:完成第一期骨干培训；

骨干考核:完成第三次部长例会出勤率统计；第一次骨干培训出勤率统计

星光大赏:已完成本期所有工作。

接下来工作开展：

骨干考核:完成各部门第二次部门例会出勤率统计；

骨干培训:1.制作第二期骨干培训分工策划；2.准备第二次骨干培训。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.星光大赏嘉宾可以多考虑项目负责人、组长等项目人员；

2.注意网页更新；

3.注意培训嘉宾顺序。

宣传部（张亚琳、汤寒冰、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、整理及协调；3.与人力资源部开展联合例会，进行职能小组和春日里活动的进度汇报；4.进行秋日文创的报销问题处理；5.和国标舞协会沟通，将春日舞会纳入“春日里”活动中；

内容推送工作：1.本周共发布推送12篇（其中转载中国科大研究生招生在线转载1篇、中国科大研究生招生转载1篇，共青团中央转载1篇，中国科学技术大学学生会转载1篇，中国科大双创学院转载1篇，权益服务部约稿2篇，办公室约稿1篇，人力资源部约稿1篇，学术科技部约稿1篇，宣传部春日里活动原创推文2篇，宣传部联合国标舞协合作推文1篇），其中春日PLOG推文累计浏览量达3.2k+；

文字编创组：1.完成“如果AI也来看樱花”推文的文字撰写及排版工作，根据意见进行修改；2.协助人力资源部进行秀米培训；

平面设计组：1.确定风筝节宣传类平面物料（海报、易拉宝、桁架及现场心愿墙）；2.拟进行“心理健康向——重生之我在科大读研究生”长图推文创作，主要从心态转变角度切入；3.协助人力资源部进行图怪兽培训；

影音制作组：1.和武汉大学研究生会确定两校脚本初稿；2.进行MV演员的联络；3.进行春日相关图片的拍摄。

接下来工作开展：

文字编创组：1.撰写樱花节街采视频采访问题清单；2完成“樱花节街采”推文的文案及排版工作；3.根据例会提到的选题进行原创内容的筛选和分工；

平面设计组：1.完善风筝节现场工作策划；2.进行物资采购和场地预定；3.进行宣传平面类的设计及制作；

影音制作组：1.与武汉大学研究生会进行线上会议，确定拍摄脚本细节；2.准备MV拍摄所需要的物资、设备，确定拍摄时间，进行第一次拍摄。

存在问题：

1.樱花节MV选角相关工作讨论；

2.风筝节的安全问题。

委员建议：

1.樱花节可强调樱花大道和老北门，可关联校史；

2.注意部门成员工作量。

学术科技部（范晴、桑宏川、房曼琳）

已完成工作：

日常工作：1.与实践交流部举办部门第二次联合例会；

蜗牛说：1.完成嘉宾征集联合推文的撰写与推送；2.确定邮件发送格式和内容，邮件联系多位老师，已确定采访嘉宾；3.已和采访嘉宾初步确定好了采访时间和地点；

微沙龙：1.完成嘉宾征集联合推文的撰写与推送；2.确定邮件发送格式和内容，邮件联系多位老师，已确定邀请嘉宾；3.已和邀请嘉宾初步确定微沙龙举办的时间和地点；

你问蜗答：1.完成嘉宾征集联合推文的撰写与推送；2.调整现场采访和街访的小组工作分工；3.全员一起探讨你问蜗答主题，做好备选方案；

科普速递：1.已根据好科技袁人公众号整理好了数个热门科普主题；2.确定科普速递推文推送主题，并完成本学期第一篇科普速递推文撰写、审核与稿件预约。

接下来工作开展：

蜗牛说：1.整理好采访嘉宾背景资料，完成采访提纲的撰写，并上交稿件审核；2.与采访嘉宾进一步沟通，确定采访时间和地点；3.根据小组分工提前准备好采访物资；4.完善工作计划；5.上一期蜗牛说稿件根据意见进一步进行完成修改；

微沙龙：1.与邀请嘉宾确定嘉宾讲演的ppt内容；2.完成微沙龙预热推文的撰写与海报设计初稿，加大对微沙龙的活动宣传；3.根据小组分工提前预约好微沙龙场地，并准备好现场提问问题与现场物资；

你问蜗答：1.初步拟定主题后，开始联系嘉宾；2.开始撰写问题征集推文，设计完成问题问卷；3.根据小组分工提前准备好街访所需物资；

科普速递：1.完成本学期第一篇科普速递推文正式推送；2.在科普公众号中选择并继续讨论热门科普主题，初步拟定接下来几期推文的主题；3.完善工作计划。

存在问题：

1.科普速递转载慢，一个月至少两期。

委员建议：

1.科普速递提高更新频率，先注重推文数量。多联系公众号；

2.可在论坛联合其他单位征集科普文章，也可举办校内科普活动；

3.五月中旬，考虑时间安排，可能结合科技活动周，举办相对大型活动。

权益服务部（吴东洋、李琰、徐士博）

已完成工作：

日常工作：1.完成日常值班及群内问题及时解答；2.完成本周食堂与同学因赔偿方式要求不一致的调解工作；3.完成科大学生权益服务手册；

权益专项：完成爱心雨伞调研问卷推文的发布；

权益工具箱：确定下期工具箱主题并分工；

权益速递：1.按照值班表正常值班；2.发布第四周权益速递；

女神来了：1.与嘉宾进行线下沟通，深入挖掘嘉宾身上的闪光点；2.重新确定采访拍摄时间；3.根据沟通结果修改女神来了策划案中的采访问题；4.已提前准备好采访物资。

接下来工作开展：

日常工作：筹备第二次部门例会及团建；

权益专项：根据问卷调研结果及之前讨论的各项意见反馈有关部门；

权益工具箱：1.拍摄第二期工具箱推文所需素材；2.发布本学期第二期权益工具箱；

权益速递：按照值班表正常值班完成第五周权益速递；

女神来了：1.拍摄女神来了采访素材；2.将采访素材以及嘉宾本人提供的素材进行分类整理便于后期使用；3.进行文案撰写、推文排版、视频剪辑等工作。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.可就食堂赔偿问题制作推文，强调食堂按照规则赔偿；

2.协助透明食堂采购手续。

实践交流部（金旋、李季垚、钱洁琦）

已完成工作：

日常工作1.开展本学期第二次例会（与学术科技部联合）2.骨干约谈；

就业主题周：1.策划：完成策划案初稿及预算筹措；2.宣传：确定活动安排及宣传时间节点；3.外联：通联院系，制作hr分享会讲座提纲；

蜗壳星火路：1.工作模块小组人员安排；2.确定嘉宾人选；3.嘉宾基础资料收集；

就业干货铺：1.主题（“讲薪”比心）讨论及相关资料收集；2.推文封面图制作；3.推文初稿排版；

《选调生手册》：1.工作模块小组招募。

接下来工作开展：

日常工作：1.骨干约谈；2.计划开展本学期第一次团建；

就业主题周：1.策划：确定嘉宾人选，进一步完善策划案；2.宣传：制作桁架模板，确定推文模板及风格；3.外联：通联院系，制作院系对接调研问卷。

蜗壳星火路：1.确定推文重点及采访问题；2.对接嘉宾，确定采访时间、方式和具体细节；3.撰写具体具体策划案；4.确定推文模板、风格；

就业干货铺：1.推文修改及终稿（3.29）发布；2.推文资料总结存档；

《选调生手册》：1.工作模块小组人员安排及时间规划。

存在问题：

暂无

委员建议：

1.活动安排需考虑部门成员工作量；

2.注意活动时间安排，可以考虑星期三下午（4.17） 。