【会议时间】2024年4月1日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：陈至伟、胡浩鑫、赵佳恒、张劢

跟进：张卓群

部长：陈俊名（主任）、李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、金旋

副部长：徐景涛（副主任）、朱婕（副主任）、罗心（副主任）、龚昱、朱弘宇、汤寒冰、何子菡、桑宏川、房曼琳、李琰、钱洁琦

项目负责人：吴东洋

【请假人员】郭楠、江雨溪、王传宇、张程程、曹梦蝶（主任）、张舒涵（副主任）、夏宇辰（副主任）、任梦星（副主任）、徐士博、李季垚

【会议主持】赵佳恒

【会议记录】甘雪静

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2024年长三角研究型大学联盟研究生会交流论坛项目

（负责人：吴东洋  跟进：主席团）

已完成工作：

策划资料组：1.总策划更新ver10.0；2.对外资料包基本定稿，包括邀请函、会议手册、参会回执、基本情况模版等；

宣传组：1.完成LOGO二次修改稿；2.完成宣传主画面初稿（桁架初稿）；3.完成会议手册初稿；4.完成推文首尾图初稿；5.完成工作证初稿；6.完成邀请函初稿；7.确定好视频拍摄外包商家；8.完成预热推文初稿；

外联通讯组：1.基本完成论坛会议室、参观单位、酒店、饭店与食堂餐券的咨询预约；2.召开小组会议，明确后续分工。

接下来工作开展：

策划资料组：1.根据周一上会情况进行相应修改；2.完善基本情况模板；3.文字材料润色定稿；

宣传组：1.完成海报设计；2.根据策划修改的会议手册进行最终的排版；3.完成LOGO、会议手册、推文首尾图、工作证、邀请函终稿设计；4.预热推文定稿及约稿发布；5.与拍摄外包商家沟通，确定最终价格和拍摄方案；6.购买伴手礼文创；

外联通讯组：1.跟进并确定各场地预约情况；2.准备高校联络事宜。

存在问题：暂无。

建议：

1.主题可以先模糊一下，议题关于所系部分讨论有些不搭、继续细化；

2.联系团省委安排下午整个流程（1:00-5:30）；

3.写学联驻会主席的发言稿，再请一位校领导到场；

4.协调到场人员人数；

5.名字的确定，要简单明了，与logo有关系。可以加上总书记在科大讲话和长三角论坛相关的内容；

6.活动策划尽量精简，不需要写的太过于细节。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）

已完成工作：

赴所交流：1.推文撰写发送；2.新闻稿撰写；3.理清报销流程；

篮球赛：1.所系内部动员；2.部分奖品定制；

日常工作：清理上届所系遗留的未报销账目。

接下来工作开展：

赴所交流：1.收集到的问题整理总结；2.完成报销；

篮球赛：1.完成分组，策划今年球赛赛程；2.撰写预热推文；

日常工作：1.制定本学期推文排班表；2.联系制作本学期骨干认证证书。

存在问题：暂无。

建议：

1.尽快统计这一学年参加项目的同学名单。

办公室（陈俊名、朱婕、罗心）

已完成工作：

日常工作：1.骨干约谈；2.完成院系研代会筹备规则长图制作分工，确定文字内容与模板；

财务工作：1.完成财务培训；2.基本完成手册文字内容的撰写；3.完成财务手册封面设计；4.确定并联络财务手册经验分享嘉宾；

院系工作：已召开春季学期第二次院系走访；

月报工作：三月月报文案及排版工作已完成。

接下来工作开展：

日常工作：1.完成并发布院系研代会筹备规则长图；2.建立研代会院系联络群，并准备答疑工作；

财务工作：1.完成财务培训作业批改；2.收集财务手册嘉宾分享文字内容，完成并初步修改财务手册文字稿；3.开始财务手册排版；

院系工作：1.第二次院系走访会资料待整理复盘；2.院系走访活动推文计划于4月2日发布；

月报工作：三月月报待审核，计划于4月3日发布。

存在问题：暂无。

建议：

1.院系走访形式可以探索创新改变形式，座谈会、冷餐会等。

人力资源部（李昱黎、龚昱、朱弘宇）

已完成工作：

日常工作：1.召开和宣传联合例会；2.完成骨干约谈；

月度之星：三月月度之星素材收集完毕；

日常考核：1.第一次骨干培训考核数据录入；2.第二次部门例会考核数据录入；

骨干培训：完成第二次骨干培训前期准备及培训。

接下来工作开展：

日常工作：筹备和实践联合例会；

月度之星：排版发布三月月度之星推文；

骨干培训：策划第三次骨干培训。

存在问题：暂无。

建议：

1.第三次骨干会议的形式确定，联系培训老师，会议室、团服、培训规模的确定。

宣传部（张亚琳、汤寒冰、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况收集、整理及协调；3.针对SeeYou活动招募进行骨干约谈；

内容推送工作：本周共发布推送15篇（其中转载先研院研会推文2篇，转载管院推文3篇，转载青春科大推文2篇，转载中国科大研究生1篇，中国科大双创学院1篇；权益服务部约稿2篇，实践交流部约稿1篇，学术科技部约稿2篇，宣传部春日里活动原创推文1篇），其中管院转载内容“樱花游艺会”活动介绍推文累计浏览量达2.7k+；

文字编创组：1.撰写樱花节街采视频采访问题提纲；2.根据例会提到的选题进行原创内容的筛选和分工，开展USTC科研歌单原创内容的调研；3.进行寻春花活动的征集图片第一次整理；

平面设计组：1.完成风筝节活动的总策划初稿（包括室内活动：绘风筝，心愿寄语；室外活动：4个游戏摊位，1个抽奖摊位，1个兑奖摊位，风筝放飞区）；2.进行场地预定以及活动时间的协调；3.进行工院学生会及研会相应宣传素材的收集整理；4.确定活动游戏道具、奖品、宣传物料的经费以及预算的确定；5.完成活动时间线以及相应工作的人员分工；

影音制作组：1.与武汉大学研究生会进行线上会议，交流MV拍摄细节，调整MV拍摄方案；2.收集整理武大研究生会提供的样片素材，进行预剪辑；3.整理部门相关影视设备，进行樱花季MV第一次拍摄；4.进行无人机的试飞以及相关的人员培训工作；5.进行樱花季街采视频的拍摄。

接下来工作开展：

文字编创组：1.完成“春日里”风筝节预热推文的初稿；2.进行樱花拍摄及街采推文的初稿撰写；

平面设计组：1.进行风筝节海报、易拉宝、桁架以及心愿KT版等平面物资的设计及采买；2.进行活动游戏道具、奖品的采买；3.进行现场桌椅以及帐篷的租赁；

影音制作组：1.整理部门相关影视设备，进行樱花季MV补充镜头拍摄；2.进行樱花季街采视频的剪辑。

存在问题：暂无。

建议：

1.风筝节-绘风筝的地点确定，桌椅等物资的确定，搬运。

学术科技部（范晴、桑宏川、房曼琳）

已完成工作：

日常工作：完成部门工作进度推进线上会议，主要针对现有活动与新活动的进度进行汇报、头脑风暴，创新部门项目活动形式；

蜗牛说：1.与老师们初步确定采访时间和地点；2.重新确定小组分工；3.完成邵帅老师、孙林峰老师采访提纲初稿撰写；

微沙龙：1.完成微沙龙预热推文的审核与推送，设计好了现场参与调查问卷；2.确定奖品设置与费用报销事宜；3.确定微沙龙活动地点；

你问蜗答：1.已确定采访嘉宾和主题，对嘉宾背景资料进行调研；2.开始联系嘉宾；

科普速递：完成科普速递第42期推文的审核与推送。

接下来工作开展：

蜗牛说：1.对最新两期的采访提纲进行修改与审核；2.在正式采访开始前五天的时间内完成采访物资的准备，确定采访现场咖啡费用报销等事宜；

微沙龙：1.学术活动交流群群主的交接；2.正式完成场地预约；3.设计新一期微沙龙的活动海报并进行宣传；

你问蜗答：1.确定嘉宾接受邀请的意愿；2.开始进行问题准备，设置问题问卷；

科普速递：1.拟定第43期科普速递主题；2.关注热门科普话题，更新科普速递话题库；

学术诚信知识比赛：确定活动线上策划负责人及小组分工，初步拟定活动策划与奖品设置。

存在问题：暂无。

建议：

1.明确蜗牛说的主题和内涵，聚焦主题，以一个主题为准；

2.及时和宣传部约稿。

权益服务部（吴东洋、李琰、徐士博）

已完成工作：

日常工作：1.完成部门第二次例会及团建；2.完成权益手册大纲的审查；3.完成两篇“全心权益”系列推送；

权益专项：1.“爱心雨伞”专项统计问卷调查结果；2.统计中奖人名单并联系制作奖品；3.完成线下实地调查任务分工；

权益工具箱：1.已完成本期工具箱推文素材收集；2.本期工具箱推文文案撰写完毕；

权益速递：按照值班表正常值班，已发布第五周权益速递；

女神来了：1.女神来了线下拍摄结束；2.女神来了推文文案正在撰写中；3.女神来了横版视频正在剪辑中；4.快问快答视频初稿已剪辑完毕；

其他：1.制作高新校区贩卖机调研问卷；2.发布高新校区贩卖机调研推文；3.完成东区宿舍322活动室爆改晾衣厅线下调研；4.制作东区宿舍活动室爆改晾衣厅调研问卷。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续完成日常值班；2.按照计划分工完成手册填写工作；3.完成两篇“全心权益”调查问卷的结果统计及反馈；

权益专项：1.结合线上线下调研结果，反馈意见至有关部门；2.一篇反映调查结果及处理办法推文；

权益工具箱：发布第二期权益工具箱推文；

权益速递：正常值班发布第六周权益速递；

女神来了：1.推文文案撰写完毕；2.修改并完成第二版快问快答视频；3.完成横屏视频第一版。

存在问题：暂无。

建议：

1.五四青年跑是否有线下摆摊活动，和活动的负责人联系确定好。

实践交流部（金旋、李季垚、钱洁琦）

已完成工作：

日常工作：骨干约谈；

就业主题周：1.人员分工及组别调整；2.策划：完成策划案初稿及预算筹措；2.宣传：确定活动安排及宣传时间节点；3.外联：通联院系，确定嘉宾；

蜗壳星火路：1.嘉宾基础资料收集；2.对接嘉宾，确定采访时间、方式和具体细节；

就业干货铺：推文发布。

接下来工作开展：

日常工作：1.骨干约谈；2.计划开展本学期第三次例会；

就业主题周：1.策划：根据嘉宾人选，进一步完善策划案流程部分；2.宣传：制作桁架模板，确定推文模板及风格；3.外联：通联院系；

蜗壳星火路：1.确定推文重点及采访问题；2.撰写具体具体策划案；3.确定推文模板、风格；

就业干货铺：推文资料总结存档。

存在问题：暂无。

建议：

1.阅读量低：可以下发到院系及班级群来增长阅读量；

2.蜗壳星火路：校友采访，明确采访目的，找到采访的亮点；

3.选调手册把大纲先写出来。