【会议时间】2024年4月29日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：陈至伟

委员：江雨溪、张卓群

部长（主任）：张亚琳、范晴、吴东洋、金旋

副部长（副主任）：夏宇辰、罗心、朱婕、龚昱、朱弘宇、何子菡、汤寒冰、桑宏川、李琰、钱洁琦

项目负责人：谷迪声

【请假人员】张舒涵、徐景涛、任梦星、夏宇辰、房曼琳、徐士博、钱洁琦

【会议主持】金旋

【会议记录】朱弘宇

【会议议程】

一、 项目汇报

2024“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛项目

（负责人：汤寒冰  跟进：张卓群）

已完成工作：

策划：1.拔河活动主策划案（包含：拔河比赛策划、拍照区策划、游戏区策划、校园吉尼斯策划）；2.集市策划案定稿（完成与信院研会沟通学习）；3.场地图修改完善稿；4.完成全部策划相关附件；

宣传：1.完成一推（招募）定稿（待发布）；2.完成海报、桁架初稿；3.完成文创选品；4.完成与晚会活动的宣传设计联动；5.完成启动会新闻稿及发布；6.完成绘画打卡墙初稿选择；7.完成二推（集市招募）推文初稿；

外联：1.完成班长群建立；2.完成初步动员；3.完成志愿者、主持人、裁判招募问卷；4.完成并确认第一批物资清单；5.完成第一批物资清单选购登记表；6.完成启动会；7.完成与环境系研会初步沟通；8.完成与芳草社合作沟通；

其他：1.完成启动会；2.完成第一次小组主要组长会议；3.完成与晚会关于文创购置与合作的沟通；4.完成活动审批表；5.完成活动预算表更新维护；

接下来工作开展：

策划：1.修改策划案；2.完成极简版策划案（包括所有策划案）；3.完成各区域人员需求与分工表初稿；

宣传：1.完成二推定稿；2.完成海报、桁架定稿；3.完成kt板、拍照框初稿；4.完成绘画打卡墙定稿；

外联：1.完成宣广申请表；2.举办班长大会（线上，完成会务工作）；3.完成第一批物资购置；4.完成第一批宣传物资打印；5.建立和维护队长群，及时跟进并确认报名信息；6.与表演赛嘉宾对接。

其他：1.完成班长大会；2.进行仓库物资确认与整理。

存在问题：

1. 班长大会是否需要组织，动员人数可能较少，不如推文效果好；

2. 奖金的钱是否可以独立于互动之外？假设每队都有班主任参加，奖金将高达2-3万元。

委员建议：

1. 班长大会动态决定是否需要组织，班长转发到群里效果会更好；

2. 预算不变，可与其他院系一起合作举办拔河比赛，明天和林老师沟通，寻求提高预算或者拉赞助的可能性；或者节省开支，从奖品和奖金上减少支出；

3. 拍照打卡KT板可以拔河和晚会重复利用；

4. 拔河区、吉尼斯区、游戏区、集市区要进行取舍，集市策划要量力而行，以拔河区活动为主，从数量与规模上进行控制，多项活动一起办要注意志愿者等人员管理的问题；

5. 考虑到奖金可能达不到毕业生饭卡中的情况；

6. 策划案中比赛规则部分请专业人士把关，规则最好以流程图的形式展现；

7. 不同班级组队参与的报名情况需要考虑，拔河面向本科生和研究生，还需要考虑本科生的组队情况，可以联系本科生班主任或者学生会。

2024“See You”毕业纪念系列活动之毕业晚会项目

（负责人：罗心、谷迪声  跟进：金旋）

已完成工作：

策划：1.完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“乡味来·向未来”饮食服务集团毕业季主题活动策划第一版；2.完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“啡”你莫属8348毕业季回馈活动策划第一版；3.完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“入海”露天草地音乐节活动策划第一版；4.确定“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之毕业晚会主题背景；5.完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之毕业晚会策划初稿（包含：内场布置图、外场布置图）；6.完成晚会背景策划第一版；7.完成MV+主持人+节目遴选方案及评分细则初稿；8.完成推文+晚会抽奖+校园打卡集赞奖品预算清单表初稿；

宣传:1.宣传总进度时间线已完成，各分组时间线已完成；2.各分组完成内部分工；3.推文文案组:完成一推头脑风暴，完成内容确定，排版风格确定；4.物料设计组:完成logo首尾图的确定（沿用去年）；完成文创品类的初步确定；5.视频拍摄组:布置脚本创意收集工作；

外联：1.外联总进度时间线已完成，各分组时间线已完成；2.各分组完成内部分工；3.物资和信息管理组：已完成启动会签到和通知邮件+短信、已完成项目组通讯录收集统计、完成组内无课表统计、完成组内工作流程确定；4.节目对接组：正在和艺教中心对接准备纳入高雅艺术节目（10min内）、正在联系校外乐队（鹿先森、QQ音乐）；5.部门对接组：已开始进行场地预约（东区大礼堂已完成预约，正在跑表中）；6.商家对接组（赞助组）：进行了和饮食服务集团毕业生免费（优惠）餐卷的对接、已完成和8348咖啡厅200杯免费咖啡卷对接，正在和科大讯飞、讯飞音乐、QQ音乐、伊利集团、小米进行赞助对接，目前科大讯飞和讯飞音乐希望较为渺茫，QQ音乐、伊利集团、小米有较强合作意向。

接下来工作开展：

策划：1.与饮食服务集团进一步沟通确定活动方案，完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“乡味来·向未来”饮食服务集团毕业季主题活动策划第二版；2.与8348进一步沟通，完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“啡”你莫属UNILAB毕业季回馈活动策划第二版；3.与企业进一步沟通，完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“入海”露天草地音乐节活动策划第二版（包括活动具体实施方案、节目现场流程、人员分工、物资清单表）；4.校园打卡策划第一版；5.修改并完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之毕业晚会策划第一版（包含：内场布置图、外场布置图、座位表）；6.完成地推初步策划案；7.完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动晚会现场直播策划；8.修改并完成推文+晚会抽奖+校园打卡集赞奖品预算清单表第一版；

宣传:1.推文文案组:完成一推排版发布；完成二推文案撰写及排版；2.物料设计组:完成招募海报、门票、桁架初稿；完成文创品类确定；3.视频拍摄组:完成头脑风暴，开始脚本创作完成初稿；

外联：1.物资和信息管理组：建立晚会物资在线表格，和办公室对接仓库物资，建立晚会工作人员联通表、完成宣传物料的打印和张贴、完成门票制作和发放；2.节目对接组：准备在校内校外进行节目招募、进行节目审核和面试、招募MV主演进行面试，建立演职人员对接表；3.部门对接组：将所有场地预约申请完成、确定派票场地、继续对接饮食服务集团，争取成功实现毕业生免费餐卷（需团委和校友会沟通）；4.商家对接组（赞助组）：完成和科大讯飞、讯飞音乐、QQ音乐、伊利集团、小米进行赞助对接，确定晚会和毕业派对的最终赞助商家，进行所需物资和资金的安排布置。

存在问题：

外联：1.我们能够接受的给赞助商的赞助形式和规模问题；2.校外演职人员的审核以及入校申请问题；3.艺教中心对接节目的时长和种类问题。

委员建议：

1. 校外演职人员的数量需要注意；

2. 门票设计问题需要注意，门票上是否需要放座位号的问题需考虑；

3. 检票处可以不用过度设计，需要把人手用在前期，防止临近毕业人手不够的情况；

4. 毕业派对草地音乐节，东西区举办需要考虑高考期间噪音控制问题，音乐节举行时间可能需要前移，若挪到高考之后，需要考虑活动参与人数问题，要发放问卷调查；

5. 赞助方案提前做好，确定后进行敲定；若是拉不到赞助，考虑在高新区举办音乐节；

6. 鹿先生乐队需要进一步和老师确认；

7. 打卡活动考虑先分散后集中，内外场分布进行设计，多设置发光灯柱等。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）

已完成工作：

篮球赛策划组：1.个人趣味赛、保龄球赛和路人王 1V1 的赛程赛制校验完善；2.男子赛、女子赛的赛程赛制校验完善；3.奖品、物资清单的校验完善；完成策划书、比赛公约、注意事项和比赛用表一稿；

宣传组：1.所系篮球赛宣传海报制作。2.所系篮球赛预热推文(报名推文制作)；

外联组：1.物资清单确立，部分物资采买完成；2.维持QQ群热度并在群内答疑；3.完成海报的张贴与易拉宝的放置。

接下来工作开展：

篮球赛策划组：1.分别在男子、女子及路人王，3 项分赛群中，维护群聊，沟通解释赛制规则；（钟盈颖，靳笑天，王梓怡）

2.协助外联组预约场地，根据实际情况修改完善赛程安排；（武小茜，王梓怡）

3.完成每个比赛日的工作人员安排一稿（excel)&分工安排及物资明细一稿(word)。（任务艰巨，芦敬轩总负责，其他小伙伴辅助）

宣传组：1.撰写后续相关推文。2.安排相关人员进行现场拍照。3.撰写新闻稿。

外联组：1.等待问卷收集完成，根据具体报名信息预约场地；2.根据具体报名信息采购后续物资（音响与话筒）；3.准备报销材料。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 篮球赛比赛规则请专业人士审核，制作一下比赛流程图；

2. 保证规则、打分情况公开透明以及过程留档；

3. 保险问题需要注意，同时联系校医院进行对接，提前准备医药箱；

办公室（陈俊名、朱婕、罗心）

已完成工作：

日常工作：1. 统计骨干月度工作；2. 审核整理院研代会上交材料；

财务工作：1. 完成财务培训作业批改；2. 完成财务手册初稿；

院系工作：完成各院系研代会信息统计表；

月报工作：已建立4月月报简报。

接下来工作开展：

日常工作：1. 组织开展物资清点与物资整理工作；

财务工作：1. 财务手册修改与定稿；

院系工作：配合开展校级研代会；

月报工作：完成4月月报收集并撰写文案排版。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 院系研代会材料注意对接；

2. 财务手册注意根据反馈进行精简修改。

人力资源部（李昱黎、龚昱、朱弘宇）

已完成工作：

日常工作：1. 筹备完成第九次工作例会；

 2. 骨干约谈；

项目考核：长三角瀚海发展论坛项目考核问卷核分及项目之星评选；

日常考核：四月月度之星评选工作已与各部门月度之星完成对接；

骨干培训：完成校研究生会骨干培训暨领导力培训第四期，组织前往校友初创公司“可视科学”学习交流。

接下来工作开展：

骨干培训：策划第四期骨干培训嘉宾推文；

项目考核：完成长三角瀚海发展论坛项目考核，并在研会官网进行推送；

日常考核：向宣传部约稿，完成四月月度之星推送工作；

星光大赏：筹备策划春招项目负责人和论坛项目之星采访。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 瀚海资料整理，不要外传；

2. 校外骨干培训的人数动员问题；

3. 考勤需要及时展现，增加考核的透明度；

4. 副部和新一届部长招募着手进行；

5. 网站档案以及相关的信息进行更新，建设数字化平台，比如可以导出任职档案这种模式。

宣传部（张亚琳、汤寒冰、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.各部门、院系、组织、项目组约稿的整理及协调工作；3.进行落款格式以及首尾图的发送；4.进行“春日里”系列活动报销工作的开展；5.完成研代会宣传组工作项的梳理；

内容推送工作：1.本周共发布推文11篇（其中长三角交流论坛项目推文1篇，学术科技部约稿4篇，人力资源部约稿1篇，实践交流部约稿2篇，权益服务部约稿1篇，中国科大双创学院约稿1篇，中国科大芳草社青年志愿者协会约稿1篇），其中蜗壳星火路推文阅读量达3k+；

文字编创小组：1.完成USTC科研歌单、EMOJI看科大、ChatGPT使用指南原创推文的分工；2.进行推文存档服务相关调研工作；

平面设计小组：1.进行“春日里”风筝节活动报销材料的整理工作；2.进行“一图读懂研代会”长图的制作；

影音制作小组：1.进行“跑跑卡丁车×科大地标建筑 ”的拍摄脚本撰写；

接下来工作开展：

日常工作：1.筹备部门第五次工作会议，探讨SEEYOU毕业季原创内容以及暑期相关推文；

文字编创小组：1.进行USTC科研歌单、EMOJI看科大、ChatGPT使用指南原创推文的精修；2.进行研代会相关推文的分工；

影音制作小组：1.进行“跑跑卡丁车×科大地标建筑 ”的拍摄脚本撰写。

存在问题：

约稿及另存稿件问题：在预约稿件之前做好工作排期，提前一天另存稿件。

委员建议：

毕业季宣传工作量大，注意工作内容的分配等。

学术科技部（范晴、桑宏川、房曼琳）

已完成工作：

日常工作：1.完成部门团建；

蜗牛说：1.完成舒书记推文的审核、排版与推出；2.完成孙林峰老师推文的审核、排版与推出；

微沙龙：1.完成第23期微沙龙总结推文的撰写与修改，预计本周一推送；2.继续与第24期微沙龙嘉宾保持沟通；3.完成第24期微沙龙的工作分工；4.与24期微沙龙嘉宾初步确定时间、地点，预计活动于5月7日举办；

你问蜗答：1.完成对占成老师的采访，包括前期问题终稿审核与问题确定、约定采访时间地点、设备借用等准备工作；

科普速递：1.继续跟进近期热点学术话题；

学术诚信知识竞赛：1.完成后续奖品的分发；2.完成第二轮线下地推活动；3.完成活动总结推文的撰写。

接下来工作开展：

日常工作：1.完成部门第四次内部例会，梳理总结近期工作时间规划；

蜗牛说：1.完成邵帅老师推文的初稿撰写与排版；

微沙龙：1.完成第24期微沙龙预热推文的撰写；2.与24期微沙龙嘉宾进一步确定时间、地点；

你问蜗答：1.对采访视频进行剪辑，形成初稿；2.预计5月11日完成街访环节，与采访视频剪辑到一起；

科普速递：1.完成第45期推文的撰写；

学术诚信知识竞赛：1.进行后期总结与收尾工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 注意部门工作和项目工作的工作量问题；

2. 发挥科大的平台作用，将学科的工作在更大的平台上进行展示，联系官方媒体。

权益服务部（吴东洋、李琰、徐士博）

已完成工作：

日常工作：1.完成权益手册纸质版制作；2.完成地推海报、签领单等物资准备；3.完成五四青年跑地推活动；4.完成第三次部门例会；

权益专项：1.继续完善报告；2.专项结项推文；3.完成对下一次专项及“525”系列权益专项活动讨论；

女神来了：1.女神来了横版视频第五版修改中；2.与学科沟通合适人选；3.进一步调研女神来了下一期嘉宾人选；

权益工具箱：1.完成第四期权益工具箱文案；2.完成第四期权益工具箱排版；

权益速递：1.按照值班表正常值班，完成第九周权益速递；2.探讨权益速递工作方式，考虑与QQ群结合。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续按照值班表值班；2.完成地推工作善后与总结；

权益专项：1.完成权益报告；2.展开同相关部门座谈会；3.定稿下次专项题目；

女神来了：1.完成女神来了视频最终版；2.确定女神来了第二期嘉宾人选；3.撰写女神来了第二期采访策划案；

权益工具箱：1.确定第五期权益工具箱主题；2.考虑“525”系列心理活动推文；

权益速递：按照值班表正常值班，完成第十周权益速递。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.协调部门工作和项目工作；

2.为学生做实事板块推文阅读量低，高质量推文需要更多同学看到；

3.权益群里的骨干值班时间需要注意；

4.“女神来了”栏目及时推送。

实践交流部（金旋、李季垚、钱洁琦）

已完成工作：

就业主题周：

1. 策划：①完成就业主题周所有主会场活动策划方案整理；②完成就业主题周评优方案策划；③完成青春科大二课结项；

2. 宣传：①完成就业主题周总结新闻稿撰写，发布在青春科大官网，即将发布在校新闻主页；②完成就业主题周总结推文发布，被省学联官方公众号转载；

3. 外联：①完成“研小蜂访名企：走进大众安徽”所有成员通联、企业报备与现场对接，校研究生会首个名企走访活动圆满落幕；②完成第二轮奖品补领；③完成奖品物资报销材料，准备移交社团管指委；

4. 总结：主体实施阶段工作已全部完成；①广度：联合19个院系研会和校级协会，同比增长73%；②新度：开辟“走出去”新形式，深化“引进来”新方式，组织开展共25场子活动，同比增长39%；③深度：举办校级高质量主体活动3场，同比增长200%，打开与全校院系研会、相关部处和社团大联动的新局面，达成部门工作单篇1w+阅读量和省级媒体报道的新高度；

蜗壳星火路：

完成第十期推文宣发，阅读量当周最高，近三年蜗壳星火路最高阅读量；

选调生手册：

项目组组建与分工完成。

接下来工作开展：

日常工作：

充分动员部员投入SEEYOU系列活动；

就业主题周：

1. 通联院系，完成“院系联动纪实”新闻稿；

2. 开展就业主题周先进工作者和先进组织方评优工作；

3. 材料归档整理；

选调生手册：

1. 设计封面；

2. 整理选调生备考分享会内容；

3. 开展省市政策信息收集。

存在问题：

尽快召开部门例会。

委员建议：

1． 评优要及时进行公示，五一之后一周解决；

2． 选调生手册的进度需要加快，收集第三方资料注意标准信息来源。