【会议时间】2024年5月6日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：张劢、赵佳恒

委员：张卓群、王传宇

部长（主任）：陈俊名、李昱黎、张亚琳、范晴、金旋

副部长（副主任）： 徐景涛、罗心、李琰、徐士博、李季垚、钱洁琦、汤寒冰、曹梦蝶、朱弘宇、何子菡、房曼琳、朱婕、龚昱

项目负责人：汤寒冰、罗心、谷迪声

【请假人员】郭楠、陈至伟、胡浩鑫、江雨溪、张程程、任梦星、夏宇辰、桑宏川

【会议主持】吴东洋

【会议记录】陈素欣李琰

【会议议程】

一、项目汇报

2024“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛项目

（负责人：汤寒冰  跟进：张卓群）

已完成工作：

策划：1.完成全部策划案修订工作；2.完成相关附件另存归档；3.完成赛场分布图；

宣传：1.完成二推（定稿+发布）；2.完成桁架定稿；3.完成招募海报定稿（集市+拔河）；4.完成绘画墙初稿；

外联：1.完成宣广申请；2.完成第一轮物资购置；3.完成集市摊主群和报名问卷；4.完成班长大会ppt和通知；5.完成队服购买初步沟通。

接下来工作开展：

策划：1.完成彩排策划初稿；2.完成队长手册；3.完成现场工作人员手册；

宣传：1.完成三推；2.完成绘画墙定稿；3.完成签名墙定稿；4.完成活动海报；

外联：1.完成报名信息整理；2.完成与芳草社合作沟通；3.完成班长大会；4.完成队服制作；5.完成第二轮物资购置（宣传物料和活动用品）。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 报名情况不理想可以找学工老师帮忙发到班级群里

2. 可联系支教团等

3. 致辞时要加上时政背景

2024“See You”毕业纪念系列活动之毕业晚会项目

（负责人：罗心、谷迪声  跟进：金旋）

已完成工作：

策划：1.完成邀请优秀校友、校友分会录制2024届毕业生祝福视频话术；2.“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之打卡美好时光活动策划第一版；3.“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“入海”毕业派对·草地歌会活动策划（歌会现场布置、现场人员分工、物资清单表）；4.和外联确定晚会&歌会具体彩排时间；5.修改并完成晚会&歌会主持人+节目、晚会MV遴选方案、评分细则及问卷星报名问卷终稿；

宣传：1.推文文案组：一推完成并发布，二推初稿已完成；2.物料设计组：文创品类确定，集赞奖品图片完成，餐券完成初稿，招募海报确定设计风格及底图；3.视频拍摄组：确定MV主题，明确MV主角遴选标准和拍摄风格；

外联：1.物资和信息管理组：完成二推推文集赞信息统计问卷；2.节目对接组：和策划一起完成节目主持人mv招募问卷的制作、联系上鹿先森乐队，正在进行下一步的详细对接；3.部门对接组：完成毕业派对的彩排和正式场地预约；4.商家对接组（赞助组）：完成和QQ音乐、伊利集团、小米等赞助商家初步对接，正在全力争取商家赞助，QQ音乐和伊利集团确定赞助，但就赞助具体金额上还在对接。

接下来工作开展：

策划：1.与乐队进一步沟通，完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之“入海”毕业派对·草地歌会活动节目流程策划；2.完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之打卡美好时光活动策划终稿；3.修改并完成“永远科大人”2024“See You”毕业纪念系列活动之毕业晚会策划第一版（包含：内场布置图、外场布置图、座位表、物资清单表）；4.完成地推初步策划案；

宣传：1.推文文案组：完成二推招募推文发布；2.物料设计组：餐券定稿，海报桁架初稿；3.视频拍摄组：MV脚本初稿，主角遴选；

外联：1.物资和信息管理组：协助商家对接组一起将毕业派对的物资清单整理好，并对接赞助组的物资，将物资整理到研会仓库、对接策划组，制作晚会物资清单表，根据物资清单进行相应物资的采购；2.部门对接组：完成毕业派对&草地歌会的彩排和正式活动的场地即5月31日、6月1日全天的操场场地预约；完成毕业晚会的彩排场地即6月8日、6月9日全天的西活二楼大礼堂的场地预约；完成毕业晚会和毕业派对的Mv、主持人、节目的选拔面试场地即5月15日、5月18日的西活2楼大礼堂(若已被预约的话换为西活2楼学术报告厅或3楼多功能厅或东区水报)的场地预约；3.节目对接组：继续跟进联系《鹿先森乐队》和《葡萄不愤怒》乐队，根据咱们的预算协调乐队的表演时间自己行程安排，确定乐队的安排以及演出计划和内容；为5月15日的晚会mv主演面试、5月18日的晚会和毕业派对的节目、主持人面试做准备，提前准备好评委打分表，提前通知评委面试时间和地点，提前整理好报名同学的资料便于评委打分，提前收集好报名同学的表演资料等；继续对接艺教中心，尽量争取让艺教中心免费支持我们一个高雅节目(10min之内)；完成节目主持人的信息统计表，确定主持人和节目后继续更新信息统计表；4.商家对接组：等到和小米或QQ音乐、伊利等商家大概确定后，开始和最终确定的赞助商家对接毕业派对需要的所有物资和任何需要赞助的地方；继续完善赞助物资清单，继续整理毕业派对需要的所有物料。

存在问题：暂无。

委员建议：

1. 时间可以再考虑下；

2. 可以多联系社团；

3. 联系乐队，看有没有合肥的乐队可以来。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）

已完成工作：

篮球赛策划组：1.分别在男子、女子及路人王，3项分赛群中，维护群聊，沟通解释赛制规则；（钟盈颖，靳笑天，王梓怡）2.协助外联组预约场地，根据实际情况修改完善赛程安排；（武小茜，王梓怡）

宣传组：1.制作所系篮球赛海报；2.所系篮球赛预热报名推文；

外联组：1.完成海报与易拉宝的张贴与放置；2.与策划组同学共同维护群聊；3.完成比赛队伍的分组，制定具体的比赛时间。

接下来工作开展：

篮球赛策划组：1.完成每个比赛日的工作人员安排一稿(excel)&分工安排及物资明细一稿(word)；（任务艰巨，芦敬轩总负责，其他小伙伴辅助）2.完成比赛公约、比赛注意事项及比赛用表及主持稿终稿并公布；（靳笑天）3.完成工作人员安排&分工安排及物资明细终稿并公布；（芦敬轩）

宣传组：1.后续推文制作；2.撰写所系篮球赛新闻稿；3.负责部分现场拍摄工作；

外联组：1.完成物资采购并将奖品放置于师生活动中心；2.完成物资报销。

存在问题：

暂无。

办公室（陈俊名、朱婕、罗心）

已完成工作：

日常工作：整理与统计院系研代会召开资料；预定五月例会场地；报送登攀论坛材料；整理邮箱；

财务工作：修订财务手册；

院系工作：整理院系主席通讯录；审核研代会报告单、代表和委员信息；制作委员候选人简历；收集代表团信息；

月报工作：撰写四月月报文案。

接下来工作开展：

日常工作：协助研代会召开工作；

财务工作：完成财务手册内容排版修改，定稿；

院系工作：更新院系主席通讯录；协助研代会召开工作；

月报工作：5月8日发布四月月报。

存在问题：

暂无。

人力资源部（李昱黎、龚昱、朱弘宇）

已完成工作：

日常工作：1.筹备联合例会；2.骨干约谈；

项目考核：长三角瀚海发展论坛项目考核问卷核分及项目之星评选；

日常考核：四月月度之星评选收集以及文案；

网站统筹：已发布研究生会部门负责人竞聘通知;更新去年院系主席信息。

接下来工作开展：

日常考核：向宣传部约稿，完成四月月度之星推送工作；

网站统筹：更新最新一届的院系主席信息。

存在问题：

暂无。

宣传部（张亚琳、汤寒冰、何子菡）

已完成工作：

日常工作：1.邮箱管理；2.各部门、院系、组织、项目组约稿的整理及协调工作；3.进行“春日里”系列活动的报销工作；4.结合部门负责人选聘进行骨干约谈；5.筹备第十次工作例会；

内容推送工作：1.本周共发布推文8篇（其中学术科技部约稿3篇，权益服务部约稿1篇，Seeyou拔河项目约稿1篇，Seeyou毕业晚会项目约稿1篇，转载共青团中央2篇），其中Seeyou拔河项目推文阅读量2k+；2.本周发布视频1个（女神来了），该视频累计浏览量2k+；

文字编创小组：1.进行USTC科研歌单、EMOJI看科大、ChatGPT使用指南原创推文的精修；

影音制作小组：1.和SeeYou项目组合作，进行“跑跑卡丁车地标打卡”的视频拍摄；

研代会：1.完成预备会议及正式会议的新闻稿推文的分工；2.进行宣制品主画面的风格确定以及模板选择；3.完成“一图读懂研代会”长图初稿；4.完成各类海报易拉宝（主海报、候选人海报）的分工；5.完成各类证件以及引导牌设计的分工。

接下来工作开展：

文字编创小组：1.完成USTC科研歌单、EMOJI看科大、ChatGPT使用指南原创推文的定稿；

影音制作小组：1.进行“跑跑卡丁车打卡科大地标”视频的拍摄；

研代会：1.进行预备会议及正式会议的新闻稿推文的分工；2.完成各类宣制品初稿；3. 完成PPT背景主画面设计。

存在问题：

暂无。

学术科技部（范晴、桑宏川、房曼琳）

已完成工作：

蜗牛说：1.完成孙林峰老师推文的推出；2.完成邵帅老师推文初稿；

学术微沙龙：1.完成24期微沙龙预热推文的撰写与推送；

你问蜗答：1.完成占成老师采访的文稿整理等工作；2.完成占成老师采访的视频剪辑

科普速递：1.完成第45期科普速递《绝对温度还有正负？》的撰写和审核，预计本周三推出；

学术诚信知识竞赛：1.同科研部一起完成活动总结推文、新闻稿的撰写，科研部将新闻稿发布在校官网。

接下来工作开展：

日常工作：1.完成部门内部例会，梳理总结近期工作时间规划，并开始收尾本学期主要工作，进行本学期工作总结；

蜗牛说：1.完成邵帅老师推文的推出；

学术微沙龙：1.完成第24期微沙龙现场布置和现场工作；2.完成第24期微沙龙总结推文的撰写、排版和推出；3.收集整理、制作第24期微沙龙的报销材料；

你问蜗答：1.准备5月12日街访视频的拍摄和问题设计；2.剪辑你问蜗答总体视频；

科普速递：1.完成第46期原创推文的撰写；2.完成第46期原创推文的排版。

存在问题： 

暂无。

权益服务部（吴东洋、李琰、徐士博）

已完成工作：

525身心健康权益服务周活动：1.初步确定活动内容及形式；2.活动分为三个小组，制作问卷发布确定小组人员；3.确定各小组人员并完成小组分工；

日常工作：1.假期期间正常完成权益群的值班及答疑工作；2.相应通知转发到群里；

权益专项：1.完善爱心雨伞推文及报告；2.确定下一期专项的主题；

女神来了：1.公众号、B站发布女神来了采访视频；

权益工具箱：和525身心健康权益服务周活动联合，确定活动主题；

权益速递：按照值班表正常值班，发布第十周权益速递。

接下来工作开展：

525身心健康权益服务周活动：

策划组：1.与校医院卫老师联系沟通活动事宜；2.与心理中心老师联系沟通活动事宜；3.完成整体活动策划（活动内容、主题、形式；场地分布图；现场布置方案）；4.完成活动游戏区策划初稿；

宣传组1.完成科普以及游戏展架设计；2.完成预热推文；

外联组：1.完成场地、海报与桁架申请；2.物资准备（帐篷桌椅租借；物资采买）；

日常工作：1.根据同学们的反馈完善整理手册；2.继续进行值班；

权益专项：1.报告和推文进行发布；2.完成下一阶段专项的策划工作；

女神来了：调研确定下期采访对象；

权益工具箱：和525身心健康权益服务周活动联合，确定活动主题；

权益速递：按照值班表正常值班，发布第十周权益速递。

存在问题：

暂无。

实践交流部（金旋、李季垚、钱洁琦）

已完成工作：

就业主题周：

1.策划：完成就业主题周优秀组织单位和先进个人奖项的名额确定与评比方案，并通知到各院系；

2.外联：完成就业主题周各院系的活动统计，收集其活动新闻稿与活动策划案；

选调生手册：

1.策划：完成2024选调生手册相关工作策划的撰写，梳理选调生手册的关键时间节点与整体工作进程；

2.内容：完成选调生经验分享会的相关PPT与分享材料的文件整理与内容归纳。

接下来工作开展：

就业主题周：

1.完成就业主题周优秀组织单位和先进个人奖项的评比，并对相关结果进行公示；

选调生手册：

1.信息收集和整理：收集各省份的选调生招考通知，包括招考时间、条件、流程、报名方式等信息，并对招考网站进行汇总；

2.内容编排：设计选调生手册的结构，包括目录、章节和子章节，将各省份的招考通知内容逐一编排到相应章节；确定经验分享部分内容的形式，准备撰写相关内容。

存在问题：

暂无。

三、务虚会

务虚会存在问题： 

1.金旋：

①骨干考评细则需更新，月度之星、骨干之星考评是否设置考勤，可以设置自学；

②校院联动，联合培养，设置人才储备池；

2.范晴：

①人事打分考评、签到公开性透明性有待改善，建议实时更新（比如在线文档实时查看）；

②后三部门对外工作工作量比较大，针对对外的部门考评可以有所倾斜；

3.张亚琳：

①骨干培训形式刻板，比较形式化，建议人资可以做资源整合（宣传物料、会议室情况、设施设备的状况、例会工具包）；

②议程只是罗列，改善议程格式，多提问题；

4.张卓群：

①资源整合工作，细化工作流程；

②议程多提问题；

5.曹梦蝶：

①项目考评设置弃票环节；

②所系的同学在研会设置优秀团员或其他的表彰；

6.陈俊名：

多向其他高校学习认识考评制度；

7.王传宇：

①月度之星评选是否可以有相关证书（+小奖品）

②议程：可以加上出勤人员，本次例会请假人员

8.李昱黎：

奖惩力度均需加强

9.吴东洋：

①设置骨干档案，工作留痕，人力资源不局限于当下，还有老骨干的资源；

②评选优秀部门时，对外部门工作量大，参加项目的同学少、精力少；

10.徐士博：

部门无效化工作减轻；

11.赵佳恒：

①部门例会次数考评OK，研会例会可考虑高新；

②三会三彩中的总结会可以减，放入研会每周例会当中；

③权益服务部打通学校机关，建议开展校领导接待日；

④权益福利赞助；

12.钱洁琦：

部门例会时人力资源部下方到部门，开始人事跟进，收集意见以及评分；

13.谷迪声：

研会例会可以由部门骨干报名形式；

14.张劢：

研会仓库物资整理；

15.汤寒冰：

宣传工作减负；审核工作考虑建立审核群，邀请各个部长、副部长加群。