【会议时间】2024年5月20日，19:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：赵佳恒
跟进：王传宇、张卓群
部长：李昱黎、张亚琳、范晴、吴东洋、金旋
副部长：张舒涵（副主任）、罗心（副主任）、朱弘宇、汤寒冰、桑宏川、李琰、徐士博、钱洁琦
项目负责人：汤寒冰、罗心、谷迪声
【请假人员】陈至伟、郭楠、胡浩鑫、张劢、江雨溪、张程程、曹梦蝶（主任）、陈俊名（主任）、徐景涛（副主任）、夏宇辰（副主任）、任梦星（副主任）、朱婕（副主任）、龚昱、何子菡、房曼琳、李季垚
【会议主持】张卓群
【会议记录】甘雪静
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：2024“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛项目
（负责人：汤寒冰 跟进：张卓群）
已完成工作：
策划：1.完成彩排策划；2.完成队长手册；3.完成主持稿；
宣传：1.发布三推；2.完成全部设计工作；
外联：1.完成志愿者群和通讯录；2.完成表演赛招募和通讯录；3.完成物资购置（包括仓库清点、购置、租借）；4.完成培训会筹备；5.完成实施会筹备；6.完成宣传材料布置。
接下来工作开展：
策划：完成工作人员手册；
宣传：1.完成四推；2.完成现场新闻稿；
外联：1.完成通联工作；2.完成培训会和实施会；3.完成物资搬运。
存在问题：暂无。
建议：
帐篷和车辆租借安排好，来的摊位数量要控制好
书记的发言稿准备好
下雨的话做好预案，以及避暑预案，购买冰凉贴等
保险购买
把奖品图放在宣传单上
项目名称：2024“See You”毕业纪念系列活动之毕业晚会项目
（负责人：罗心、谷迪声 跟进：金旋）
已完成工作：
策划：1.晚会&歌会极简手册；2.完善歌会&晚会主持人&节目遴选文件（主持稿、报名表、签到表、评分表）；3.完成校园打卡物资预算表；4.地推方案及工作人员确定；5.打卡奖励问卷星制作；
宣传：1.推文组：三推排版风格确定；2.设计组：餐券、歌会海报桁架易拉宝设计完成；3.视频组：MV脚本基本确定，男女主遴选完成，拍摄时间确定；
外联：1.小米负责赞助舞台、服化道、抽奖奖品；2.伊利赞助宣传物料、抽奖奖品；3.所有场地申请完成（派票地点+高新操场无人机申请）；4.节目遴选、主持人遴选、MV遴选全部完成，并以全部确定；5.完成MV、节目、主持人遴选的计分表、签到表、流程表打印准备。
接下来工作开展：
策划：1.歌会物资链接对接外联；2.第一次彩排后收集问题完善分工表；3.完成歌会&晚会主持词；
宣传：1.推文组：完成三推制作并发布；2.设计组：打卡活动的易拉宝和海报，晚会海报桁架易拉宝设计；3.视频组：完成MV拍摄；
外联：1.确定最终赞助方案（合同）；2.持续对接赞助所需物资和奖品、舞台等；3.建立节目、主持人等演职人员名单和在线表格；4.持续跟进节目和主持人的彩排和对接；5.继续采买晚会的物资；6.公示入围节目和主持人名单；7.完成所有场地申请预约跑表。
存在问题：暂无。
建议：
排票、宣传方式确定
对接好赞助的奖品和舞台情况
晚会留出票给院系
毕业餐券的分发
校庆日活动能否做的更好，加深校庆日的意义
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（曹梦蝶、徐景涛、张舒涵、夏宇辰、任梦星）
已完成工作：
所系篮球赛截至目前各个比赛日的比赛均顺利开展。
接下来工作开展：
为决赛与颁奖典礼做准备。
存在问题：暂无。
建议：
可以用视频号、B站直播
办公室（陈俊名、朱婕、罗心）
已完成工作：
日常工作：公章和邮箱管理；
财务工作：跟进项目财务报销；
院系工作：协助研代会筹备工作；
月报工作：完成五月月报约稿；
研代会外联组：特邀嘉宾通联，邮件通联和材料审核。
接下来工作开展：
日常工作：公章和邮箱管理；
财务工作：部门报销；
院系工作：协助研代会召开工作；
月报工作：发布五月月报简报。
存在问题：暂无。
建议：
研代会拍摄是否外请人员，以及价格的确定
人力资源部（李昱黎、龚昱、朱弘宇）
已完成工作：
日常工作：骨干约谈，校研会24年秋学期负责人选聘面试；
网站统筹：更新院系主席档案；
研代会材料组：更新最新版正式会发言稿。
接下来工作开展：
项目考核：See You拔河比赛项目考核；
网站统筹：更新新一届委员会委员名单；
期末考核：证书认证，并收集好各部门资料。
存在问题：暂无。
建议：
尽快完成发言稿的对接，检查好信息
提案评优结果尽快确定，要印证书
确定颁奖证书的礼仪人员
提前布置会场、桁架的确定
宣传部（张亚琳、汤寒冰、何子菡）
已完成工作：
日常工作：1.邮箱管理；2.各部门、院系、组织、项目组约稿的整理及协调工作；
内容推送工作：本周共发布推文11篇（其中“See You”拔河项目推文1篇，研代会推送1篇，中国科大网安学院研究生会约稿1篇，学术科技部约稿1篇，人文与社会科学学院约稿1篇，生命科学与医学部团委约稿1篇，青春科大转载2篇，中国科学技术大学转载1篇，青年创新创业中心转载1篇，科大就业转载1篇），其中研代会预备会推文阅读量达1.2k+；
研代会宣传组：1.完成预备会议新闻稿推文的文案撰写以及排版工作；2.完成“一图读懂研代会”长图定稿；3.完成预备会PPT的修改定稿；4.完成预备会现场摄影以及后期整理。
接下来工作开展：
文字编创小组：完成USTC科研歌单、ChatGPT使用指南原创推文的定稿；
影音制作小组：和“SeeYou”项目合作，进行“跑跑卡丁车打卡科大地标”视频的拍摄；
研代会宣传组：1.完成研代会正式会新闻稿推文；2.完成正式会PPT的制作；3.完成指示牌的制作；4.完成研代会正式会的拍摄工作。
存在问题：暂无。
建议：
看一下有没有学校发ChatGPT相关文章，因为要翻墙，较敏感、有风险
学术科技部（范晴、桑宏川、房曼琳）
已完成工作：
日常工作：完成部门日常工作及团建；
蜗牛说：完成邵帅老师的蜗牛说推文初稿撰写与修改；
微沙龙：完成第24期微沙龙总结推文的初稿撰写与修改；
你问蜗答：完成第二期你问蜗答视频剪辑初稿，包括老师回答、学生街访、快问快答三部分视频内容；
科普速递：完成部分原创内容的初稿撰写。
接下来工作开展：
蜗牛说：与邵帅老师沟通；
微沙龙：完成第24期总结推文的推送；
你问蜗答：推进视频剪辑进度；
科普速递：继续跟进近期学术热点；
研代会材料组：更新最新正式会报告；更新委员材料；根据章程修改意见修改章程。
存在问题：暂无。
建议：
华五高校能否做个联动科普，不局限于“你问我答”
可以自己开一个新公众号，把科普作为科大特色，把各专业科普联系起来
聚焦主题，“科产、科创、科普”，找好原创性的点
利用好合肥的优势，和团市委、学联多交流
可以做“科研成果展”
在评优方面的开展，但要注意形式与评选主题
权益服务部（吴东洋、李琰、徐士博）
已完成工作：
525地推：1.策划：完成最终策划，完成院系策划对接，完成人员分工表；2.宣传：完成海报、展架等宣传资料；3.外联：联动校医院、心协合作，完成宣广表填写，完善物资清单；完成物资购买；
研代会物资组：完成正式会议的文件包、背贴、代表证、笔、水、横幅、餐券购买和制作。
接下来工作开展：
525地推：1.策划：无；2.宣传：完成身心健康地推活动的预热推文排版与推送，完成地推总结推文的排版与推送，完成新闻稿；3.外联：完成场地申请表签字盖章，布置场地开展活动。
存在问题：暂无。
建议：
暂无
实践交流部（金旋、李季垚、钱洁琦）
已完成工作：
就业主题周：1.策划：完成就业主题周各优秀组织单位和优秀个人的奖项评比，并对结果进行公示；2.外联：就业主题周优秀奖状的分发，完成就业主题周整体活动的相关收尾工作；
选调生手册：1.概述与宏观内容把控：进一步完成选调生手册概述部分的撰写，并完成第五版选调生手册的结构调整；2.选调生招考内容：完成北京市、天津市、河北省等五个省、市和自治区的招考信息汇总；3.选调经验分享内容：以内容和质量为主导，确定了以部门成员采访、联系院系出稿的内容分享形式。
接下来工作开展：
选调生手册：1.选调生招考内容：完成辽宁、吉林、黑龙江、上海等十个省、市和自治区的招考信息搜集，并对招考内容和招考网站进行汇编；2.选调经验分享内容：开始撰写选调经验分享部分的采访材料，拟定大纲与主要采访内容，并根据嘉宾意见进一步对经验分享部分进行调整。
存在问题：暂无。
建议：
确定选调生手册推送时间
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