【会议时间】2020年11月19日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710

【出席人员】

执行主席：张鸣帅

主席团：刘泓、陈嘉祺、郑倩、郭鉴锋

委员：王谢燕

部长：黄聪聪、陈舫、刘明珠、李昀松、谭淳天、邱威

副部长：吴伟锋、路宇、邱凯龙、南亦宁、屠津伟、王健、陈潭、薛志毅、邵景钰，胡中书、祝裕卿、王澜

项目负责人：屠津伟、祝裕卿

【请假人员】程鑫、李永哲、孔冰娴、计欣晔、张明月、冯潇航

【会议主持】张鸣帅

【会议记录】许霄、肖芬芳

【会议议程】

一、重要文件发布

二、院系工作汇报

三、项目汇报

项目名称：美丽邂逅

（负责人：祝裕卿、屠津伟 跟进委员：郭鉴锋）

已完成工作： 

策划：1.第三次彩排及总结；2.现场装饰及活动开展；3.开始整理策划资料；4.各区域及总的策划总结会PPT制作；

外联：1.实施会、三彩及活动当天的会议议程、短信、签到表；2.物资准备及活动结束后的归还；3.开始整理外联资料；4.总结会PPT制作；

宣传：1.完成现场的活动拍照与摄影，剪辑出了现场幕后的总结视频初稿；2.定制手机壳信息的统计与制作厂家的联系，本周末可以定制完成，下周发货；3.活动现场总结稿件已发布；4.和宣传部联合的幕后花絮总结稿件发布。

接下来工作开展：

策划：1.完成资料整理；2.整理花费，完成报销工作；

外联：1.总结会的会议议程、短信、签到表准备；2.完成资料整理；3.收集院系子活动评选资料；4.整理花费，完成报销工作；

宣传：1.定制手机壳的联系发放；2.子活动评优证书和志愿者证明的设计；3.整理所有宣传的资料；4.整理花费，完成报销工作。

项目分区域总结：

游戏区存在问题：

1.彩排人数较少，应加强纪律性，明确分工；2.现场人员安排不合理，楼梯口引导人员不足；3.兑奖区灯光较暗，灯源问题之前提出过，但未落实；4.物资对接不到位，存在浪费的情况；5.前期没有做好预算，部分道具花销过大，应优化采购途径（如淘宝定制等）；6.彩排时没有考虑游戏难度，部分游戏体验感不好或道具归位时间过长；7.策划没有涉及清场细节，导致清场效率低，且有人员滞留现象。

游戏区委员建议：

1.区域负责人应细化现场工作人员职责，加强沟通，做到每个人各司其职；2.彩排不仅需要测试游戏的可行性，还要测试游戏时间和难度，对不合适的游戏进行替换或调整；建议砍掉“抱团数数”“心有灵犀”游戏；3.兑奖区混乱，建议把规则打到积分卡上，奖品发放应说明先到先得；4.游戏区应事先准备统一的话术，可考虑设置主持人；5.楼梯口应有专门的引导人员；6.清场问题应在写策划时就考虑进来，以确保清场效率；7.现场工作人员注意维护研会形象，明确我们的定位是“服务同学”。

八分区存在问题：

1.彩排人员到位不足，磨合不足，准备不充分；2.楼梯口没有设置引导人员；3.与排队人员沟通不足，导致排队过长；4.离场通道过于狭窄，指示牌和分流人员安排不足；5.彩排时时间把控不精确，现场整体进度较慢，且没有及时清场；6.和外联、宣传沟通不到位，部分物资的领取或制作出现了问题；7.工作人员对策划和流程不熟练，话术

精炼，甚至出现带错队的情况；8.扫码获取规则较繁琐，现场指示牌过小。

八分区委员建议：

1.设置专门的引导人员在排队区引导；2.事先准备好统一精炼的话术进行引导和活动说明；3.加强和项目组内其他职能小组的沟通，宣传用品可提前列出清单，联系宣传组进行制作；4.建议直接将规则印在海报上，海报张贴在入场区；5.加强区域内部沟通，使工作人员充分了解区域内活动流程与规则，并且做到各司其职；6.注意时间把控，提前十分钟进行清场提醒。

十分区存在问题：

1.八分和十分的协调问题，十分和八分联动不够，第一场人少，第二场人多；2.购买物资过晚；3.清场时没有把握好时间，清场较慢；4.彩排人员到位情况不理想，团队内部协作不够；5.门口引导人员对规则不熟，不能准确灵活进行规则讲解；6.区域负责人压力较大，希望增设区域副组辅助工作。

十分区委员建议：

1.区域负责人应在大方向上与项目负责人及跟进沟通；2.前期应加强区域内部人员的沟通和联系，人员分工要明确且全面，且区域负责人应明确职能定位，把控区域全局；3.设置专人进行入场引导，清场之后也要有专人进行离场引导；4.需要更灵活地处理突发状况；5.建议以后十分彩排时，八分区安排1到2个工作人员了解十分区的流程和规则，以便更好地配合；6.规则讲解需更加精炼、简洁，可考虑对工作人员培训或打印出统一话术。

候场区存在问题：

1.物资的购买及布置不够及时；2.缺乏活动当天人员安排的预案。

候场区委员建议：

1.应事先统计现场工作人员到场情况，做好预案；2.加强活动现场的灵活性，比如可根据现场排队情况及时调整节目开始时间；根据排队人数及时调整队列数或检票速度；3.候场区引导人员充分发挥引导作用；4.可根据工作内容安排合适工作人员（男生还是女生）；5.节目对接一定要到位，提前确认节目表演人员的到场情况。

操场区存在问题：

1.策划不够细致，部分物资预算没有考虑进来，且没有很好地控制成本，有物资税点较高；2.物资（荧光棒）质量较差，增加清场难度及工作量；3.操场区断电过早，对物资回收造成困难；4.抽奖时由于网络问题，出现一分多钟的空档期；5.与游园会沟通不足，游园会部分物资不足。

操场区委员建议：

1.需事先预设节目效果，并根据效果做出适当调整（如增加节目数量）；2.操场区装饰耗时较长，建议可提前一天装饰；3.操场区应放置更多的垃圾桶（如垃圾桶不够可用大型纸箱替代）；4.尽量购买可反复利用的物资；5.所有设备需提前调试，确保能正常工作；6.可设置固定的失物招领处；7.做好安全预案，在电箱、电缆经过的地方需要设置标识或提醒；8.外场活动可加入中国科大研会元素，增强研会影响力。

游园会存在问题：

1.没有事先做好工作人员分工，部分工作人员安排不到位；2.部分精彩活动人员分流不充分，导致人数过多；3.奖品数量不够，兑奖时间过长；4.规则讲解不够清晰、精炼。

游园会委员建议：

1.可预先做好人员分工，确保各项工作有条不紊地进行；2.彩排时应预设游戏效果，并根据预期效果进行适当调整；3.简化兑奖流程，说明奖品先到先得；4.可加设主持人讲解规则；5.尽量不搬动桌椅，减少工作人员的工作量；6.注意易碎物品的保管、发放及破碎物品的处理；7.尽量保证游园会的照明效果。

项目总结：

1.各职能小组之间沟通需要及时，各区域需求应由区域负责人尽早提出；

2.物资的取放需要有专门的同学负责，注意及时领取；

3.避免持多张票的同学出现，劝退不及时离场的同学；

4.各区域负责人应明确自己的定位，有问题（尤其涉及到对外沟通时）应及时与项目负责人和跟进沟通；

5.灵活处理现场突发状况，提高活动效率；

6.拓展各外场工作人员的职能，清场要彻底；

7.强调活动的正规性，工作人员的纪律性；

8.场地申请等有问题可直接询问跟进或主席；

9.各区域清场效率普遍较低，应提前十分钟提醒；

10.资料整理和财务报销应及时。

4. 部门工作汇报

所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、路宇）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.所系同学权益问题收集；3.微信公众号头像征集、筛选与确定；4.完成微信公众号下设栏目设置并申创微信公众号；5.所系班长座谈会相关群聊的日常运营。

接下来工作开展：

微信公众号：1.完善其余设置；2.所系概况整理与推送；

所系班长座谈会：1.日常权益问题收集（温馨家园活动后进行）；2.对接权益服务部权益代表；

其他：1.第二次工作例会；2.预热温馨家园；3.骨干约谈。

存在问题：

校车的时间不合理，先研院外包食堂的套餐问题较难解决。

委员建议：

1.所系学生的权益问题，注意与校研会权益服务部对接，了解权益问题的解决流程；

2.及时与宣传部沟通，寻求微信公众号运营支持；

3.第一篇稿件考虑增加所系的影响力，尽可能地增加关注量（如设置转发、集赞引流）；

4.后续稿件内容可考虑推送所系科研进展，尽可能早准备，提前存稿。

办公室（陈舫、邱凯龙、南亦宁）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.通讯录邮件发送；3.安排院系走访人员、时间等；4.与项目对接物资；5.研会深化改革评估工作支撑材料准备；6.安排历年部门资料整理；7.统计研会周边在库清单；8.更新研会周边赠送规则、申请单、领用单；9.整理东区办公室；

财务：1.财务跟进；2.考虑温馨家园后续项目财务培训形式。

接下来工作开展：

日常：1.第四次部门例会；2.安排部门集中学习十九届五中全会精神；3.走访地空研会；4.与项目组成员打扫仓库、整理物资；5.部门资料整理；6.安排院系主席参加每周例会；7.院系主席联席会；

财务：1.财务跟进；2.财务培训。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意确认主席团通讯录邮件是否已成功发送；

2.部门资料的整理要考虑部员的工作量；

3.研会办公室打扫需要尽快，并且整理出物资清单；

4.院系主席联席会的举办尽快联系沟通；

5.项目组的人员进出办公室需要设置权限；

6.借用会议室账号需要严格管理；

7.物资报废需要尽快。

人力资源部（刘明珠、张明月、屠津伟）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.每日新闻播报；3.研会深化改革评估工作支撑材料的准备；

网站：发布所系项目之星、美丽邂逅实施会、研会改革情况及第十一次例会会议纪要公示；

人资中心：1.整理并发送每周信息公示和骨干约谈；2.修改人事考评制度，基本定稿；3.所系项目资料整理完毕；

骨干培训：1.第三次作业评优完毕；2.第二、三次培训优秀作业进行了展示，准备礼品；3.准备第四次骨干培训，秀米和PPT的使用，已制作了海报，发布了报名问卷，确定了时间、嘉宾等。

接下来工作开展：

日常：1.第四次部门例会；2.骨干约谈；3.每日新闻播报；

人资中心：1.整理并发送每周信息公示和骨干约谈；2.人事考评制度定稿公布；3.开始整理美丽邂逅项目资料；

骨干培训：1.给第二、三次培训优秀作业者发放奖品；2.进行第四次骨干培训。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.应尽量统一每日新闻播报模板；

2.尽快建立qq群或微信群，将项目资料和其他资料整理成资料包上传，做好项目资料传承；

3.清点2020年美丽邂逅的项目资料，确保项目资料能有效服务于来年；

4.人资每次培训内容需提前告知主席团和委员；

5.美丽邂逅骨干档案资料尽快整理；

6.人资骨干培训前跟嘉宾沟通，考虑受训人员的基础，尽量做到循序渐进，由易到难；

7.可考虑用研会周边作为培训优秀作业的奖品，如选用其他奖品可尽量加入研会元素。

宣传部（李昀松、王健、冯潇航）

已完成工作：

日常：1.美丽邂逅现场拍摄；2.美丽邂逅照片整理；3.骨干约谈；4.部门内小组线上动员会议；

微信：1.推送吃土攻略、蜗壳情话、五中全会精神学习、研会改革情况、美丽邂逅的幕后；2.协助美丽邂逅、广西选调生、微沙龙、瀚海求真、工院彩虹跑推送；3.自定义菜单更新（约稿细则）；

微博：1.中国航天转载；2.协助美丽邂逅、每日新闻、瀚海求真推送；3.私信互动回复；4.建立部门间的微博管理群；

b站：美丽邂逅的现场视频推送；

其他：约稿细则的发布和审议。

接下来工作开展：

日常：1.第四次部门例会（周日晚）；2.照片&视频约拍；3.温馨家园工作动员；4.部门团建；

微信：1.生姜趣味科普、专业误解、科大落叶推送；2.协助院系、部门推送；3.后台私信调研；4.筹备关键词回复稿件；

微博：1.落叶博文推送；2.协助每日新闻、瀚海求真、权益喵等推送；

其他：1.第四次骨干培训；2.设计秋季研小蜂形象；3.改进约稿细则。

存在问题：

1.约稿细则推送需进一步完善；

2.工作重心有些偏重于公众号，应尽量提高稿件质量（可多看往年精品稿件，多借鉴）。

委员建议：

1.推稿件一定要预留修改时间，如果约稿方同步太晚可直接取消；

2.热点讨论类稿件需给跟进审核；

3.约稿细则附上约稿群二维码，提供约稿联系方式；

4.部份稿件可紧跟时事，引起更大范围的讨论；

5.优化内部互动方式，尽量多分享与宣传相关的内容；

6.整理研会周边（文创品等），将原素材列成清单上传到网盘进行保存。

学术科技部（计欣晔、陈潭、薛志毅）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.院系学术活动及推荐教师汇总；3.与部分学院主席/学术部部长对接，学术活动月院系意见汇总；

蜗牛说：第二组采访稿转文字，确定稿件框架；

微沙龙：1.第一组微沙龙总结；2.第二组与管理学院组建新一期微沙龙团队；3.与院系负责人进行线上第一次讨论；4.与石头科普建立微沙龙合作；

科普平台：联系奖品发放。

接下来工作开展：

日常：1.第四次部门例会；2.骨干约谈；

蜗牛说：制作推送，约稿发布；

微沙龙：1.与管理学院负责人共同确定主讲嘉宾；2.第十四期微沙龙活动校院线下交流会；3.第一组同学协助石头科普开展一期微沙龙；

科普平台：更新官网、微信、微博科普动态；

学术活动月：1.院系活动整理；2.学术活动月主题确定；3.预计12月开展学术活动月。

存在问题：

与管院合作举办的微沙龙活动预计开展时间较晚，对活动时间把控不到位。

委员建议：

1.“蜗牛说”提前构思框架，可利用老师金句将全文串起来，以更好地塑造人物形象或突出主旨；

2.尽快确定下一期微沙龙主讲嘉宾；

3.联系之前合作较少的院系进行蜗牛说的稿件采集；

4.考虑做一期以学生为主题的“蜗牛说”（人物可选一个或多个，以实验室为单位，可选择学术成果较多或氛围较好的实验室）；

5.深入了解石头科普团队活动形式和往期工作，确保微沙龙活动顺利举行；

6.和院系合作举办的活动，可由院系确定活动内容和形式，但应由我们把控时间节点；

7.尽快确定学术活动月主题，应根据学术活动的具体内容确定较统一的主题。

权益服务部（谭淳天、邵景钰、胡中书）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.维护院系权益代表群；

女神来了：1.采访嘉宾；2.整理采访资料；3.完成文稿提纲；4.撰写初稿；

权益专项：1.完成实地调研并撰写相关调研报告；2.确定问卷；3.发放问卷；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：日常发布。

接下来工作开展：

日常：1.第四次部门例会；2.骨干约谈；

女神来了：1.完成文稿撰写；2.秀米编辑；3.发布推送；

权益专项：1.整理信息；2.撰写调研报告；3.撰写推送；

维权平台：日常值班；

权益喵小喇叭：日常发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.本期“女神来了”稿件DDL提前，给改稿或完善稿件预留充足时间，打造精品稿件；

2.跟各方提前沟通，开放本期“女神来了”转载权限；

3.撰写稿件时注意主题把握，尽量围绕一个中心展开，突出人物闪光点；

4.对每期推送进行反思总结，进一步提高稿件质量。

实践交流部（邱威、祝裕卿、王澜）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.第四次部门例会；

选调生：1.选调生手册小组分工；2.广西选调生宣讲会稿件审核发表；

普通就业：1.职为等你——offer初稿；2.职业规划讲座时间暂定12月6日；

蜗壳星火路：1.确定目标嘉宾名单，联系校友会老师；2.成立第三期蜗壳星火路工作小组。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

选调生：1.选调生手册的信息更新；2.选调生校友联系；

普通就业：1.11月25日前发布本期职为等你稿件；2.职业规划讲座项目组成立、联系嘉宾；

蜗壳星火路：1.本周前确定最终嘉宾；2.月底发布本期稿件。

存在问题：

第二期“蜗壳星火路”嘉宾由校友会负责联系，目前联系进度较慢，尚未确定受访嘉宾。

委员建议：

1.跟校友会沟通，由校友会引荐后自己联系嘉宾，以尽快确定第二期受访嘉宾及采访时间；

2.第二版《选调生手册》应对各省选调公告中进行更改的部分进行标记或单独成页（即注意各省选调生细则的变更）；

3.可将近一年来选调生方面的工作内容以序的形式体现在第二版《选调生手册》上。