【会议时间】2021年4月22日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团成员：郑倩

委员：王谢燕、唐冠宇、翟宏举

部长：陈舫、刘明珠、李昀松、计欣晔、谭淳天、邱威

副部长：胡春桥、路宇、许清、南亦宁、白柠语、吴琼、陆荷萍、肖芬芳、董少祥、李方清、程淑媛、王澜、祝裕卿

【请假人员】孔冰娴、李永哲、程鑫、黄聪聪、吴伟锋、马孜彦

【会议主持】翟宏举

【会议记录】张聪、屠化

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2021“See You”毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：程淑媛、董少祥  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划组：1.工作小组划分及人员安排；2.策划大致时间节点拟定；3.策划格式明确及QQ资料群建立；4.启动会；

宣传组：1.各职能小组副组和组员确定；2.工作规划和时间线拟定，人员分工落实；3.启动会新闻稿完成；

外联组：1.See You项目大群和外联组小群建立；2.工作规划与时间线确定，各副组分工落实；3.启动会召开。

接下来工作开展：

策划组：1.策划组第一次全体线上会议召开；2.策划框架确定；3. See You系列子活动预热、红毯走秀形式及毕业纪念晚会节目多元化三方面C9高校创意调研；4.主题篇章想法征集；5.策划初稿撰写；

宣传组：1.各宣传素材收集；2. See You一推引入；3.logo、海报初稿；4.视频拍摄想法确定；

外联组：根据策划初稿确定外联组具体的人员分工。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.项目组各组长注意任务分工，提高工作效率，减少不必要的返工，做好工作把关，及时沟通；

2.各组进行头脑风暴时，及时将关键点记录下来；

3.尽早联系活动场地，做好应急预案，注意当天天气状况；

4.项目组宣传稿件注意避免和宣传部稿件撞稿；

5.做好活动当天人手安排，以及志愿者招募工作；

6.做好游园会与红毯项目的衔接；

7.尽早确定好游园会主题；

8.注意项目节点跟进；

9.加强与拔河项目组的沟通；

10.注意组内工作氛围。

项目名称：2021“See You” 毕业纪念系列活动开幕式暨拔河比赛

（负责人：李桦楠  跟进：唐冠宇）

已完成工作：

策划组：1.组长确定组员分工；2.策划初稿；3.初步预算；

宣传组：1.组长确定组员分工；2.线上宣传主题确定；

外联组：1.组长确定组员分工；2.筹备项目启动会并撰写新闻稿；3.毕业班班长信息收集工作启动。

接下来工作开展：

策划组：进一步修改完善策划初稿；

宣传组：logo设计及线上征集活动开始（第一篇推文）；

外联组：1.毕业班班长信息整合；2.宣传场地申请；3.活动场地申请。

存在问题：

1.毕业班班长联系途径待定；

2.宣传桁架数量待定；

3.与晚会的文创设计联动方式待定；

4.最终活动时间待定。

委员建议：

1.提前进行约稿工作；

2.尽快对接本科生班级班长或团支书，增加活动辐射面积；

3.尽快确定好活动时间，邀请书记参加；

4.确定好最终活动奖励形式，完成相应的文创设计，也可以沿用往年的文创设计；

5.注意当天天气情况，及时预定场地，做好室内室外两手准备；

6.活动桁架预定和摆放工作，多调研几个商家；

7.注意宣传稿件避免冲突；

8.加强与晚会项目组沟通；

9.合理安排工作，注意工作氛围。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（黄聪聪、吴伟锋、胡春桥、路宇）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2. See You项目动员；

微信公众号：1.USTC周边美食、科研软件分享主题推文；2.科大研究生参与科研工作速览推送；3.相关稿件转发；

所系球赛：1.完成球赛赛况推文；2.趣味赛环节和半决赛。

接下来工作开展：

日常：1.骨干约谈；2.部门资料整理；

微信公众号：1.原创主题推送；2.所系科研进展推送；

所系球赛：1.球赛决赛；2.项目组资料包整理；3.决赛新闻稿、微信推文。

存在问题： 暂无。

委员建议：

1.注意所系篮球赛决赛时间；

2.注意所系篮球赛当天天气情况；

3.落实决赛场地租借；

4.针对所系同学离校做一期推文；

5.针对所系同学离校、新一届同学入校制作微信后台关键词。

办公室（陈舫、许清、南亦宁）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.邮箱管理；3.红头文件修改发布；

院系：1.院系主席联席会；2.院系成员信息收集；

财务：财务跟进；

研代会：1.跟进院系研代会开展；2.工作报告撰写；3.组建会务组。

接下来工作开展：

日常：1.部门联合例会；2.物资管理；3.邮箱管理；

财务：1.财务培训；2.财务跟进；

月报：月报收集与发布；

研代会：1.跟进院系研代会开展情况；2.研代会相关物资准备；3.工作报告修改；4.院系主席联系沟通。

存在问题： 暂无。

委员建议：

1.确定主席团候选人材料并进行最终审核；

2.进一步完善财务报销制度，规范财务工作；

3.及时与两项目组进行物资的对接；

4.确定研代会工作线。

人力资源部（刘明珠、白柠语、吴琼）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.筹备联合例会；

人资中心：1.项目考核小组分工；2.人事考评制度修订讨论；3.每周信息公示；

网站统筹：完成1篇新闻稿、2篇公示、1篇会议纪要推送；

骨干培训：1.开展第二期骨干培训；2.完成新闻稿；3.资料整理；4.初步沟通第三期骨干培训；

定期播报：1.完成第一期采访、整理访谈稿；2.微信推送；3.约稿；

其他：研代会工作报告收集。

接下来工作开展：

日常：1.联合例会；2.日常工作；

骨干培训：第三期骨干培训；

定期播报：第一期推送。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.可以考虑将第二期骨干培训视频处理后上传B站；

2.下期骨干培训灵活方便起见采用线上模式；

3.收集项目人员工作材料用于考评；

4.总结人资培训反馈情况；

5.再考虑户外素拓计划；

6.注意骨干培训的新闻稿撰写和拍照。

宣传部（李昀松、马孜彦、陆荷萍）

已完成工作：

日常：1.联合例会筹备；2.约稿群日常跟进；3.项目动员；

微信：1.推送科大喵原创；2.协助推送（女神来了、职为等你、微沙龙、管院）；

微博：1.热点追踪；2.协助推送（权益喵小喇叭）；

其他：1.骨干培训嘉宾寻找；2.协助骨干培训视频拍摄。

接下来工作开展：

日常：第四次联合例会；

微信：1.日常原创（身材焦虑）、转博；2.协助转载（蜗壳星火路、星光大赏）；

微博：日常话题推送；

其他：1.研代会平面设计；2.周边宣传片清单整理。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意审核好近期稿件的主题；

2.注重稿件标题的选取，可参考其他高校对于标题的选取以及对微信文章的推广方式；

3.注意存稿：准备时效性不是很强的推文，有想法的时候要抓紧落实；

4.转博的稿件注意审核，也可考虑撰写对于即将开始博士生涯的小建议；

5.可结合党史、近期热点发推文；

6.在有想法之后先审核好稿件主题，再动笔写文字，避免无用功；

7.做好文创品的收集整理工作，文创品可根据用途或者品种分类；

8.注意时间节点问题。

学术科技部（计欣晔、肖芬芳、董少祥）

已完成工作

日常：1.骨干约谈；2.See You项目动员及报名表修改；

蜗牛说：1.第36期蜗牛说4修；2.第37期蜗牛说小组成立；

科普平台：日常更新；

微沙龙：1.第15期微沙龙完成；2.微信推送完成；

学术活动月：1.红头文件发布；2.院系对接（工院、同辐、火灾、人文、公共事务、马院、地空）。

接下来工作开展：

日常：1.骨干约谈；2.第四次办公室-学科联合例会；

蜗牛说：1.第36期蜗牛说发布；2.第37期蜗牛说工作推进；

科普平台：日常更新；

微沙龙：第16期微沙龙对接小组成立开始工作；

学术活动月：1.完成海报、桁架模板、宣传品清单；2.完成工作分工及院系对接。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.与院系合作时，积极沟通；

2.与合作院系提前说明微信推文文字稿的标准；

3.对深入到院系合作工作中的部员，不要给予太大压力；

4.注意微沙龙活动现场观众礼仪；

5.可以考虑推出以“十年前的郭奖获得者”为主题的专辑；

6.学术活动月总启的稿件，内容要考虑如何吸引同学的兴趣，标题要足够吸睛。

权益服务部（谭淳天、李方清、程淑媛）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.筹备例会；

女神来了：收集素材；

权益专项：1.初步调研及选题；2.线上调研；3.医保报销推文二维码张贴；

权益工具箱：1.初步调研及选题；2.推文文稿撰写；

日常工作：1.日常值班；2.发布权益喵海报。

接下来工作开展：

女神来了：1.整理素材；2.进行第二期推送；

权益专项：1.线下调研；2.推文文稿撰写及排版编辑；

权益工具箱：1.推文排版编辑；2.推文发送；3.本期工作总结与反思；

日常工作：1.日常值班；2.发布权益喵海报。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.女神嘉宾邀请可考虑郭奖、中科院院长奖学金得主；

2.制作AED地图，可划分区域并由各院系负责；也可以探索类似“寻宝游戏”的模式；

3.院系由于换届缺少部员参与工作，可考虑联系各院系的权益代表参与部分工作；

4.针对女神来了母亲节特辑，建议在推文中对投稿的内容是否取用予以说明，若无说明，尽量将投稿的内容全部展示，注意投稿内容的审核；

5.征集类的活动需及时做好反馈，建议设置自动回复。

实践交流部（邱威、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

日常：1.筹备第四次部门例会；2.骨干约谈；

选调生：1.选调生手册招考公告部分排版完成；2.选调生手册约稿嘉宾确定，已收到部分嘉宾稿件；

蜗壳星火路：1.完成推文排版；2.完成封面图；

就业主题周：1.修改并发布总结推文及微信稿；2.收集各学院总结材料；

职为等你系列稿件：整理资料。

接下来工作开展：

日常：1.第四次部门例会；2.骨干约谈；

选调生：1.手册公告校对，封面设计及前言撰写；2.手册约稿嘉宾的持续对接与整理接收稿件；

蜗壳星火路：修改推文并推送；

就业主题周：1.准备各院评优奖状；2.进行院系子活动评优；

职为等你系列稿件：撰写推文。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.总结整理资料时，注意展示各学院的工作成果；

2.与院系合作可逐步推进，首先将院系与校研究生会紧密团结起来，其次根据具体的活动、项目等分类探索各自适宜的合作模式。