【会议时间】2021年6月10日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、李昀松、王谢燕

部长：董少祥（主任）、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：许清（副主任）

项目负责人：贺鹏

项目职能小组组长：王凯铭

【请假人员】邱威、李桦楠、白柠语、马孜彦、肖芬芳、李方清、王澜、祝裕卿

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】赵伯峰、屠化

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：“See You”2021毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：程淑媛、董少祥  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划组：1.红毯及晚会二彩资料包更新（与外联共同完成）；2.红毯及晚会活动流程更新；3.红毯及晚会二彩人员分工；4.红毯及晚会物资清单拟定；5.线上线下装饰物资采购（与外联共同完成）；6.红毯及晚会三彩主持人、节目及嘉宾时间意向统计；7.红毯及晚会对接工作人员信息更新及确定；8.根据二彩情况及时反馈与跟进主持人、节目及嘉宾；9.红毯及晚会主持稿更新与修改；

宣传组：1.宣传mv稿件和微博推送；2.推文奖品发放；3.签名墙设计；4.晚会和红毯大屏设计；5.节目单初稿；6.文创奖品购买；7.宣传视频多平台发布；8.全球科大人视频完善；9.采访视频初稿；

外联组：1.二彩场地申请与物资准备；2.与二彩嘉宾对接修改意见 3.根据物资清单进行物资采购。

接下来工作开展：

策划组：1.红毯及晚会三彩资料包收集与更新（与外联共同完成）；2.主题篇章名称修改；3.晚会活动流程修改；4.完成三彩含各环节计时；5.主持稿修改；6.节目名称修改；

宣传组：1.端午热点推送；2.签名墙，大屏定稿；3.节目单定稿；4.全球科大人视频定稿；5.采访视频定稿；6.串场视频初稿；7.嘉宾介绍视频初稿；

外联组：1.三彩场地申请与物资准备 2.主持人和嘉宾服装采购。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.实施会中志愿者也需参与进来，明确每个人工作任务，志愿者工作分配；

2.二彩嘉宾朗诵稿让项目组同学帮忙修改，融入校区元素，内容不要太统一；

3.主持稿节目流程确定后马上完善；

4.节目对接注意发票的正确开取；

5.红毯嘉宾的视频发放副部群；

6.PPT篇章背景图三张；

7.主持人衣服注意搭配，确定化妆师来的时间与人数，尽早到现场；

8.挂灯，演出时把灯光调暗；

9.邮件邀请各部门老师和师兄师姐；

10.视频长度问题；

11.外地校区的同学观看问题咨询赵林老师；

12.定午餐和晚餐；

13.新闻稿制作成线上文档形式；

14.6月19号注意各类防雨措施；

15.外联对接的问题；

16.第二机位单独录制，后续发表到b站或者演员本人；

17.新闻稿在三彩之后例会之前拟好；

18.主屏幕主办协办不清楚；

19.节目单以暖色调，白色字体打印后能否显现出来，节目单颜色整体比较乱，微信公众号摆放比较大，天安门图案的确认，节目单内页要暖色调类型；

20.实施会人员工作确认事-时间-人；

21.灯光、声音、道具、话筒、后台的策划；

22.三彩主持人用的麦、灯光需要统一；

23.幕后推文，类似美丽邂逅，不一定要做；

24.可以考虑推文抢票，10张左右；

25.看彩排上下午人数确定彩排时间；

26.彩排主要注意站位和时间把控；

27.如果下雨，提前拟好红毯延期等的方案；

28.收拾红毯现场工作可以在晚会进行时开展；

29.订饭时把大礼堂的老师和教职工也考虑在内，不能浪费。

项目名称：2020-2021年度优秀院系研究生会评比项目

（负责人：贺鹏  跟进：刘明珠）

已完成工作：

策划宣传组：1.确定项目启动会分工及会议议程、完成会议记录及启动会新闻稿的撰写； 2.完成对下发院系研会文件的重新审核修改，提出了今年的奖项设定及优秀院系研会奖励方案；

外联通讯组：1.制作部门通讯录并通知启动会相关事宜；2.启动会现场布置、物资筹备及会议文件的打印；3.院系研会联系方式的确定；4.拟定下发到院系研会的邮件及短信文案，保证下发信息的准确无误。

接下来工作开展：

策划宣传组：1.开始起草拟定实施会及评比会当天各类文件（会议手册、应急预案、评分表、人员分工等）；2.构思本次优秀院系研会评比项目宣传方案；3.起草院系风采展示推文文案；

外联通讯组：1.开始对接院系研会并收集申请材料的收集；2.开始审核院系研会提交的材料并及时反馈各类问题；3.开始筹备实施会及评比会所需各类物资。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.先提交的部分材料可以先整理；

2.20号当天需要出一个微信稿；

3.模板可以提前整理好；

4.材料收集注意顺序一致，名称一致；

5.评比要和报名表对得上；

6.提前找好一个不在院系主席团内的主持人；

7.线上文档注意权限设置；

8.明确材料最终提交时间；

9.确定推文时间；

10.与各院系对接的章程需一致；

11鼓励院系参加评比，向不参加的院系询问原因，尽力解决。

二、部门工作汇报

办公室（董少祥、许清）

已完成工作：

日常：1.物资管理；2.骨干约谈；3.优秀院系评比文件及附件修改；

财务：项目财务跟进；

月报：校、院研会月报发布；

院系：1.院系月报收集；2.院系日常沟通；3.院系述职评议通知下发；

骨干述职评议：1.撰写述职评议通知； 2.下发校、院研会骨干述职评议通知。

接下来工作开展：

日常：1.物资管理；2.优秀院系评比文件及附件修改；

财务：项目财务跟进；

骨干述职评议：1.积极沟通院系研会，解决疑问；2.述职评议资料收集。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.述职评议可以在代表群发通知；

2.现场席卡、材料打印，流程参考资料要发给赵老师；

3.红头文件撰写；

4.与院系主席做好沟通；

5.协调各骨干参会时间，针对特殊情况是否考虑录屏；

6.财务工作内容更新，直接写对公对私多少张多少钱，能在一家买就在一家买。

人力资源部（李桦楠、白柠语）

已完成工作：

人资中心：1.完成人资日常考核工作；2.开始拔河比赛项目考核；3.人事考评制度人资内部修订完成；

网站统筹：1.完成新一届主席、委员、部长简历更新；2.收集排版院系执行主席个人简历；3.发布院系评比启动会新闻稿；

骨干培训：完成本学期骨干培训资料汇总归档工作；

定期播报：第二期星光大赏推出。

接下来工作开展：

人资中心：1.完成拔河项目考核工作；2.完成人事考评制度修订；

网站统筹：完成院系执行主席简历更新。

存在问题：暂无。

宣传部（陆荷萍、马孜彦）

已完成工作：

日常：1.第六次部门例会；2.百度网盘整理；3.约稿交流群跟进；

微信：1.日常转载（党史专题）；2.协助推送（月报、星光大赏、学术活动月、See You等）；3.存稿准备；

微博：1.微信联动（宣传视频）；2.日常转载（科技发现、高考热点）；

其他：B站推送。

接下来工作开展：

日常：约稿交流群跟进；

微信：1.存稿准备；2.协助推送；

微博：1.微信联动；2.日常转载；

其他：期末述职筹备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.微信稿件主题不要与其他公众号过度类似；

2.梅雨季节的微信稿件可以包含如何防潮等问题；

3.线上文档注意权限问题，可参考往年资料；

4.约稿时确定是否开原创，开原创需提前拟好原创的作者名称；

5.制作封面图时注意字体大小和位置，以及当天是否有子条；

6.官方平台不要随意@其他账号，但可以以个人名义在评论中@其他账号；

7.注意例会的人员参与度，最好不要临时请假；

8.抓热点的途径：看微博微信热点，朋友圈里不同类人发类似动态等；

9.注意对文创产品的整理分类，可按校际之间、院系之间、研会对内的方式分类；

10.暑期可思考设计针对教师节的文创礼品。

学术科技部（吴琼、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：第六次部门例会；

蜗牛说：1.文字稿修改；2.秀米排版；

学术活动月：总结稿件推送。

接下来工作开展：

日常工作：述职例会筹备；

蜗牛说：1.修改文字及排版； 2.约稿推送；

学术活动月：1.院系评分；2.资料存档。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提高副部的工作积极性，注重例会的参与度。

权益服务部（程淑媛、李方清）

已完成工作：

日常:召开第六次部门例会；

女神来了:微信推送完成；

权益专项:1.推送修改；2.与老师沟通AED地图的问题；

日常值班:进行权益留言板值班。

接下来工作开展：

日常:准备期末述职评议；

日常值班:继续进行日常值班；

其他:1.策划共享雨伞的推广；2.完成研代会提案整合工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.关注部门的工作积极性；

2.共享雨伞工作可调研其他高校的相关资料；

3.共享雨伞尽量在端午假期做出地点、位置的规划，在七月初初步投入使用；

4.注意准备好共享雨伞相关推文；

5.共享雨伞相关工作需形成报告反馈研代会；

6.二课平台建议增加物资借还平台；

7.可调研南开大学约稿中华全国学联的稿件：我为同学做件事；

8.思考如何宣传权益工作。

实践交流部（南亦宁、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

选调生：1.反馈团委老师关于选调生手册的建议，继续修改；2.手册网站发布文案工作安排；3.手册推送工作安排。

接下来工作开展：

选调生：1.手册终稿；2.手册稿件初稿；3.手册网站发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.注意不同对象的称谓问题，正式文件中的“师兄师姐”等词汇可改为“同学”；

2.注意调整工作模块的划分，考虑将就业主题周整合到就业模块中是否合适；

3.选调生手册可以放置在菜单栏中方便阅览；

4.确定校园招聘会相关工作的开展时间；

5.提高骨干积极性，明确参加骨干述职评议是各骨干的义务职责；

6.注意文字排版格式问题，包括不同级标题、表格间距等内容；

7.重视就业部分的工作内容；

8. 集中精力打造精品活动、精品栏目；

9. 可适当考虑增加创业部分的工作内容。