【会议时间】2021年6月17日，18:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：唐冠宇、陈舫、刘明珠、王谢燕

部长：董少祥（主任）、李桦楠、陆荷萍、吴琼、程淑媛、南亦宁

副部长：许清（副主任）

项目负责人：贺鹏

项目职能小组组长：王凯铭、乔紫晗

【请假人员】李昀松、邱威、白柠语、马孜彦、肖芬芳、李方清、王澜、祝裕卿

【会议主持】唐冠宇

【会议记录】王宇

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：“See You”2021毕业纪念晚会及红毯走秀

（负责人：程淑媛、董少祥  跟进：陈舫）

已完成工作：

策划组：1.三彩红毯及晚会资料包收集及更新（协助外联）；2.三彩红毯及晚会人员分工与物资清单；3.红毯及晚会主持稿修改跟进；4.晚会主题篇章及流程修改并定稿；5.完成三彩（含灯光、道具、话筒等细节）；

宣传组：1.端午节稿件推送；2.晚会和红毯新闻稿框架；3.集赞门票发放；4.签名墙、晚会大屏定稿；5.全球科大人视频定稿；6.采访视频定稿；7.嘉宾介绍视频；

外联组：1.三彩场地申请及物资准备工作；2.毕业晚会宣传海报的张贴；3.毕业晚会及红毯的物资购买与人员时间统计；4.红毯晚会志愿者招募工作；5.订购晚会工作餐和工作人员服装。

接下来工作开展：

策划组：1.红毯及晚会现场人员分工及物资清单；2.晚会四彩重新编排节目灯光；3.晚会及红毯（灯光、音响、道具及话筒）完整清单；4.红毯及晚会场地布置；5.红毯及晚会活动现场开展；

宣传组：1.宣传预热稿件推送；2.现场图片推送；3.总结推文推送；4.现场拍摄；5.现场微博发送；6.现场剪影视频制作；

外联组：1.晚会及红毯走秀现场布置与整理；2.对接晚会主持人与节目嘉宾进行现场彩排；3.实施会相关准备工作。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快确定工作人员现场分工，工作人员可以多岗位职责；

2.打印主持人手卡，多备份主持词；

3.提前准备工作人员服饰、工作证、对讲机等物资；

4.准备雨衣雨具，适应天气变化；

5.确保演出人员化妆进程和时间把控；

6.调整灯光和屏幕的衔接；

7.确保话筒、插线、乐器的效果；

8.带领各职能负责人过流程，确保人员与工作流程对接顺利；

9.准备抽奖预案，及时应对抽奖环节突发问题；

10.确定节目对接人，全流程、全时间对接节目。

项目名称：2020--2021年度优秀院系研究生会评比项目

（负责人：贺鹏  跟进：刘明珠）

已完成工作：

策划宣传组：1.制作会议手册初稿；2.收集院系研会风采展示资料并推出第一期稿件；3.制作实施会和评比会会议议程等会议材料；4.确定实施会和评比会人员分工及应急预案；

外联通讯组：1.跟进院系研究生会，收集材料并完成审核工作，了解各院系研会情况并及时反馈各类问题；2.制作并采购实施会和评比会所需物资。

接下来工作开展：

策划宣传组：1.定稿会议手册；2.推出第二期院系研会风采展示稿件；3.组织实施会相关会议工作；4.组织评比会彩排事宜并及时调整各类人员分工；5.确保会议流程的顺利无误；

外联通讯组：1.印刷实施会和评比会现场的各类文件，确保评比会物资到位；2.完成各院系研会答辩材料的收集；3.负责实施会和评比会相关联络事宜，及时反馈各院系研会情况。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快完成微信推送稿制作、修改；

2.收集整理各院系PPT，保证PPT放映无误；

3.准备老师演讲稿；

4.尽快制作评比评分表，评分表简洁；

5.提前试用设备，保证设备不存在故障；

6.加强院系对接，及时解答院系疑问，提前告知流程、评分规则等细节。

二、部门工作汇报

办公室（董少祥、许清）

已完成工作：

日常：1.骨干述职；2.邮箱管理；3.物资管理；

财务：财务跟进。

接下来工作开展：

日常：准备部门述职；

财务：财务跟进。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提醒各部门做好部门财务报销；

2.准备最后一次部门工作例会；

3.整理研会仓库，核对研会物资，更新物资清单；

4.准备骨干述职，做好新老部员沟通交流。

人力资源部（李桦楠、白柠语）

已完成工作：

人资中心：1.人事考评制度的最终修订；2.院系人事考评制度制定；3.拔河项目考核分数计算；4.述职评议分数汇总；

网站统筹：院研会执行主席信息更新。

接下来工作开展：

人资中心：1.拔河项目考核结束；2.晚会及院系评比项目考核开始；3.提前准备骨干认证证书及礼品。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.完成各项目组成员考核分数；

2.及时更新网站相关内容；

3.收集整理部门工作资料；

4.完成部门骨干述职评议。

宣传部（陆荷萍、马孜彦）

已完成工作：

日常：约稿交流群跟进；

微信：1.日常转载（党史专题）；2.协助推送（See You、文化遗产日活动）；3.原创推送（消暑饮品、梅雨科普）；4.存稿准备（红色影视、暑期管理）；

微博：1.微信联动（消暑饮品）；2.日常生活（端午热点、世界文化遗产日）。

接下来工作开展：

日常：约稿交流群跟进；

微信：1.存稿准备；2.协助推送（院系评比、See You等）；

微博：1.微信联动；2.日常转载；

其他：1.建党百年文创；2.期末述职筹备。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.准备“父亲节”微信推送稿；

2.热点推送时间可以适当灵活调整；

3.留言集赞有专人负责，保障及时对接；

4.毕业典礼信息及时搜集。

学术科技部（吴琼、肖芬芳）

已完成工作：

日常工作：第七次部门例会筹备；

蜗牛说：稿件审核修改及推送。

接下来工作开展：

日常：第七次部门例会；

蜗牛说：反思总结；

其他：院系打分。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.提前审核部员述职PPT；

2.反思整理“蜗牛说”和部门工作。

权益服务部（程淑媛、李方清）

已完成工作：

日常工作：进行日常值班；

其他：1.完成研代会重复提案整合；2.完成共享雨伞策划初稿。

接下来工作开展：

日常：准备部门述职会；

其他：推进共享雨伞。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.准备“共享雨伞”相关微信稿；

2.部门骨干述职评议邀请原部长和部门跟进参加；

3.撰写部门工作反思和经验。

实践交流部（南亦宁、王澜、祝裕卿）

已完成工作：

选调生：手册定稿。

接下来工作开展：

日常：述职例会筹备；

选调生：1.手册推送发布；2.手册网站发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.选调生手册再次审核，确保手册内容无误；

2.做好部门述职评议工作。