【会议时间】2022年3月28日，18:30
【会议地点】东区地空楼708A710会议室
【出席人员】
主席团：唐冠宇、刘明珠、李昀松
委员：邱威、赵炳露、张嵩林、董少祥、吴琼、薛兆成
部长：贺鹏（主任）、陈怡、陆荷萍、张劢、胡玮怡、武兴
副部长：李孟珈（副主任）、吕成亮（副主任）、杨梦蝶、屠后田、张擎洋、康荣、张含之、闵锐、毕竹韵、张亮、王宁薇
项目负责人：方纪明、吴燕珍、朱舒涵
【请假人员】陈舫、王谢燕、程淑媛、许清、肖芬芳、陈至伟、赵佳恒、牛昊
【会议主持】唐冠宇
【会议记录】余飞扬、王子健
【会议议程】
一、项目汇报
项目名称：“中国科大研究生会40周年系列活动”项目
（负责人：董少祥、邱威 跟进：唐冠宇）
已完成工作：
策划组:1.完善内部活动策划；2.准备工作回顾手册；
宣传组:1.三推完善；2.拟写采访提纲；3.纪念册模板确定；4.第一期采访；
外联组:1.联络骨干代表（24名）；2.骨干大群邀请（182人）；3.对接商家（获取纪念品样品）。
接下来工作开展：
策划组:1.继续修改内部活动；2.整理工作回顾手册；
宣传组:1.纪念册设计完成；2.人物志推文；
外联组:1.骨干代表联络及大群邀请；2.纪念品制作。
存在问题：暂无。
委员建议：
1. 调查问卷中的问题设置需要考虑毕业的人群；
2. 做好东区大礼堂不让聚集的应急预案，确保奖品的顺利发放；
3. 推文奖品设置需要考虑，纪念册工作的具体进度要及时反馈，明确纪念册的发放对象。
2022“See You”毕业纪念系列活动之拔河比赛
（负责人：方纪明 跟进：薛兆成）
已完成工作：负责人遴选及公示。
接下来工作开展：1.项目组招募；2.院系主席联席会、所系班长座谈会上系列活动的宣传。
存在问题：暂无。
委员建议：
1. 确定具体策划活动的开展时间点，统一各学院的活动；
2. 拔河活动尽量在院系里面统计人数；
3. 组长招募时间尽快确定，最好在清明节之前。
2022“See You”毕业纪念系列活动之红毯走秀及晚会
（负责人：吴燕珍、朱舒涵 跟进：董少祥）
已完成工作：负责人遴选及公示。
接下来工作开展：1.项目组招募；2.院系主席联席会、所系班长座谈会上系列活动的宣传。
存在问题：暂无。
委员建议：
1. 策划活动的开展时间点，统一各学院的活动；
2. 组长招募时间尽快确定，最好在清明节之前。
二、部门工作汇报
所系学生工作中心（许清、李孟珈、肖芬芳、吕成亮）
已完成工作:
日常工作：骨干约谈；
所系班长座谈会：1.出席座谈会所系代表名单收集；2.权益问题收集；3.座谈会主持稿、新闻稿修改；4.座谈会PPT制作；
蜗壳小筑：1.推送 《你好，李佳根》；2.纳米所再次整理文稿；
文体活动:1.所系篮球赛项目组分工，整体框架，建立报名群；2.所系摄影比赛参赛人员信息收集，确定制作明信片的作品，联系商家制作明信片。
接下来工作开展:
日常工作：筹备第三次部门例会；
所系班长座谈会：1.座谈会时间确定；2.权益问题调研、权益报告撰写；3.出席座谈会老师及研会代表邀请；4.出席座谈会名单确定；5.议程及PPT定稿；
蜗壳小筑：1.推送纳米所篇；2.准备紫台的文稿；
文体活动:1.所系篮球赛策划初稿，海报和桁架设计，群话术拟定；2.所系摄影比赛制作明信片，邮寄奖品与明信片。
存在问题：暂无。
委员建议：
1. 所系权益报告的撰写包括的事项需要提前沟通好，要把上学期的反应权益问题尽快解决；
2. 所系结合同学即将离开科大，可以考虑与“See You”项目联动；
3. 座谈会预计要线上进行；
4. 篮球赛计划4-5月举办，海报与桁架建议先不推进，如果因为疫情无法举办需要准备替代方案。
办公室（贺鹏、陈至伟、杨梦蝶）
已完成工作:
研代会会务组：1.完善时间节点安排；2.更新院系研代会资料包；
日常：1.邮箱管理；2.骨干约谈；
院系：1.日常沟通联络；2.对接各院系研代会安排；
财务：对接各项目报账情况；
月报：1.成立三月月报工作小组；2.收集各部门项目三月工作总结。
接下来工作开展:
研代会会务组：推进前期准备工作；
日常：1.召开第三次部门例会；2.邮箱管理；3.在物资方面对接拔河和毕业晚会项目组；
院系：1.日常沟通联络；2.下发各类研代会通知，对接院系研代会工作；
财务：1.对接新项目组财务情况，安排财务跟进；2.准备财务培训前期工作；
月报：1.更新月报秀米模板；2.完成三月月报推文并发布。
存在问题：暂无。
委员建议：
1. 加强物资保管；
2. 疫情可能导致活动时间不一致，注意避免时间上的疏漏；
3. 完成研代会流程文档，给其他的同学看看并提出相关意见；
4. 研代会文档需要规范化，严格执行公示期制度。
人力资源部（陈怡、赵佳恒、屠后田）
已完成工作:
研代会材料组：熟悉材料组的往年材料；
日常考核：完成第五期青年大学习、第四次周一例会、第二次部门例会出勤打卡统计；
网站统筹：完成第一期骨干培训新闻稿，see you负责人招募通知，see you项目负责人公示，院系约稿三则；
骨干培训：完成第一期骨干培训线上培训工作，完成骨干培训新闻稿撰写。
接下来工作开展:
研代会材料组：完成前期部分材料；
日常考核：完成本周日常考核；
网站统筹：完成日常工作；
骨干培训：完成第一期骨干培训后续作业收集和评选，商讨确定第二期骨干培训主题、时间和形式（财务、摄影主题）。
存在问题：暂无。
委员建议：
邀请嘉宾有时间者优先；
青年大学习的出勤报告建议在周一例会前公布；
更换网站统筹的照片，替换为经典美观的；
以往项目过了公示期的通知公告需要去掉项目负责人的联系方式；
骨干培训可以最大限度地利用课后作业，减少部门工作量；
之后的骨干培训建议可以统计研会内部的人员以及各部门的参与情况；
部门内部气氛需要活跃一点，加强团队建设。
宣传部（陆荷萍、张擎洋、康荣）
已完成工作:
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘管理；
微信：1.原创推送（早春、樱花季二推）；2.协助推送其他部门稿件（科普速递）；3.校内其他稿件（郭沫若诞辰130周年、心理中心、疫情防控倡议书、中国共青团成立100周年主题展览）；
微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送；3.时政热点；
其他：1.微信公众号后台管理；2.菜单栏更新和自动回复设置；3.研代会宣传工作。
接下来工作开展：
日常：1.邮箱约稿管理；2.网盘整理；3.筹备第三次部门例会；4.研代会宣传工作；
微信：1.原创稿件樱花季三推（与武大联动、航拍、采访），四推（樱花美食、表情包），蜗壳小问；2.日常约稿转载；
微博：1.微信联动推送；2.校园日常推送。
存在问题：暂无。
委员建议：
推文摘要容易出问题，稿件审查需要再细致；
多去收集樱花素材，包括西区；
充分利用周末的部门例会，巩固部门内部氛围；
做一期转博通知的推文，题目可以为：转博，你做好准备了吗；
需要制作“一张图读懂研代会”，注重强调研代会代表的职责；
40周年项目可能需要做“风采展示”，注意时间安排。
学术科技部（张劢、张含之、闵锐）
已完成工作:
日常：骨干约谈，完善部门资料包；
蜗牛说：已确定嘉宾：季恒星老师，正商讨时间，暂定四月中旬；
微沙龙：两期微沙龙嘉宾联络；
科普平台：1.原创科普推文初稿；2.科普小组日常轮班。
接下来工作开展:
日常：准备第三次部门例会；
蜗牛说：1.继续联系李玥琪老师和胡河宁老师；2.季恒星老师采访大纲；
微沙龙：微沙龙线上方案策划；
科普平台：1.原创科普推文推送；2.第二期科普小组轮班。
存在问题：暂无。
委员建议：
嘉宾邀请时，沟通尽可能高效，提前发邮件，次日可以当面去找；
微沙龙主题方向应该选择大方向下的小话题，控制话题边界；
科普视频如果时间太短，无法深入起不到效果，太长容易容易减低阅览兴趣，要把控好时间，尽量避免内容过于专业；
骨干约谈需要认真完成，尽快完成一轮约谈；
蜗牛说大纲和采访问题给出具体时间，再挖掘下第二期的嘉宾，确定采访嘉宾后先与跟进沟通，再联系嘉宾；
原创科普推文需提前与宣传部约好推送时间；
尽快完成花季的科普，可以联系科协和生院的老师；
受疫情影响无法举办线下活动，可以借此机会了解如何搞好一场线上学术微沙龙，如何调动大家积极性；
在开展工作时要注意尽可能地让新同学参与，传承现有资源；
确定科普视频的主题与形式时，需要考虑其可持续性，未来将作为系列栏目一直做下去。
权益服务部（胡玮怡、毕竹韵、牛昊）
已完成工作:
日常：正常进行权益平台日常值班；
女神来了：完成嘉宾采访以及推送文稿思路确定；
权益专项：完成合肥各大医院价格调研；
权益月报：完成第一期权益月报编辑与排版。
接下来工作开展:
日常：准备第三次部门例会；继续进行平台值班；
女神来了：完成推送文案撰写；
权益专项：与校医院进行初步商讨；
权益月报：修改细节并推出。
存在问题：暂无。
委员建议：
确保调研渠道信息的权威性和准确性；
建议多跟校医院对接体检优惠政策；
可以借鉴宣传部头脑风暴的形式，思考学生在权益中遇到的问题；
结合身边的情况进行思考，保证学生权益的保障可以落到实处，能真切反映同学的心声，不拘泥于往届的形式。
实践交流部（武兴、王宁薇、张亮）
已完成工作:
选调生手册：1.各地选调生公告及附件汇总已完成；
选调生经验分享会：1.与嘉宾沟通分享方向；2.预热推文初稿；3.活动流程PPT初稿；
就业主题周：1.完成了海报以及易拉宝，桁架的设计；2.设计了院系的海报模板，易拉宝模板；3.确定了院系的举办时间，完成了预热推文初稿，并且已经向宣传部约稿，暂定31日发出。
接下来工作开展:
选调生手册：1.汇总各省公告政策等内容，查缺补漏；2.邀请经验分享会嘉宾撰写经验分享；
选调生经验分享会：1.活动流程PPT和嘉宾进一步确定后定稿；2.主持稿初稿完成；3.收集嘉宾ppt并审核；
就业主题周：1.审核各个院系的策划和流程；2.完成开幕式的策划；3.审核各个院系的推文并完成约稿。
存在问题：暂无。
委员建议：
所有对外资料都要发给赵老师审核；
邀请老师的名单及流程需要告诉赵老师，加强与老师的沟通交流，致辞内容可参考往年；
就业主题周需要及时与跟进沟通交流。
研究生会概况
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