【会议时间】2022年9月19日，18:30

【会议地点】东区大礼堂202会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、邱威、赵炳露、薛兆成

部长：宋稚豪、陈至伟（主任）、赵佳恒、毕竹韵、黄庭雅、胡玮怡、王宁薇

副部长：陈润泽、马九阳、张峥、沙甜甜、施然、汪龙宝、程奥远、潘应浩、张同、朱铭毅

项目负责人：张峥

项目组长：康雨琪

【请假人员】扶昭龙、吴燕珍、吴琼

【会议主持】董少祥

【会议记录】陈修鸿

【会议议程】

一、项目汇报

项目名称：2022 年校研究生会秋季招干与培训项目

（负责人：张峥 跟进：赵炳露）

已完成工作：

策划外联部分：

八月末：完成总策划初稿，对接院系负责人和部长，作宣传物资，群发邮件和短信，报名问卷，海报粘贴；

qq群管理，研会活动和部门介绍，每日群内值班，为新生答疑解惑。在群内协助发送调研问卷，帮助校内其他组织如外联处宣传；

完成迎新、打卡活动：联合芳草社在东西高 3 校区设置迎新点，共发放 4000 份宣传物资；

完成秋招大会彩排和现场：采用线上研讨会会议室；编写主持稿、制作总 ppt；

完成无领导小组讨论、面试现场：将 313 份报名表按照新设计的筛选规则进行筛选，分为 6 份分表，并打印。制作无领导评分表以及线上分数登录表；统一无领导讨论评分规则；面试评委以及工作人员分工；面试现场采用分场线上签到表。

宣传部分：

设计品：设计招新海报贴图以及长版，制作微信推文首尾图，负责迎新活动的 KT 板、打卡地图和宣传手册的设计，剪辑招干大会视频，无领导小组讨论和面试等待室播放；

新闻稿：共撰写 4 篇，包括启动会、招干大会、实施会与总结会的摄影和新闻稿撰写；

推文：撰写并发布推文 6 篇，包括研会介绍、研会精彩活动介绍、迎新服务以及打卡活动介绍、迎新现场展示、秋招日程和项目总结推文；

现场工作：宣传组全体成员积极参加迎新志愿活动、招干大会、无领导小组以及面试现场的工作。

存在问题：

1.印刷厂家的沟通，设计元素的收集；

2.现场参与人员与报名人员有点差距，导致工作人员冗余。

委员建议：

1.新生所在校区的问题非常重要，但没有在报名表体现出来，以后要吸取教训；

2.报名表“第二志愿部门”和“调剂”等关键词的解释不清晰，容易造成误解；

3.忽视了没有回复到场确认短信的同学，导致没有统计好到场人员情况，同时无领导小组讨论时间安排不太合理，虽然到场者等待时间短，但是工作人员等待时间长、工作人员略显冗余，后续类似活动之后要更加全面充分地预估到场人数；

4.开展与其他组织的外联工作时要提前充分沟通，避免双方理解有差异；

5.迎新活动应优先体现“以人为本”的理念，其次考虑宣传册发放、研会介绍等功利性目的，在帮忙新生搬行李等助人行为中展现研会的形象，宣传效果会更好；

6.要认真思考和院系的联动有没有产生好的影响，以后可以考虑加强校研究生会和院系研究生的后续联动；

7.工作总结要写成Word文档，重点要体现和往年的不同以及今年的经验教训；

8.招新QQ群求精不求多，要充分发挥招新群的后续作用，可以用来宣传“美丽邂逅”和“温馨家园”等大型项目；

9.财务清单按照最新的规章管理制度做出来，后续也需要公示。

二、部门工作汇报

所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）

已完成工作：

1.更新例会组织流程；2.完成第一次工作例会筹备；3.整理所系的研会仓库清单；4.招新推文 QQ 群建立和问卷的制作；5.《发现高新》策划初稿。

接下来工作开展：

1.招新工作开展；2.所系选举成立会的筹备；3.《发现高新》策划定稿和人员安排完善。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.第一次部门例会可以增加“头脑风暴”环节，让有想法的新同学畅所欲言；

2.清点仓库文创，要保证高新区仓库的使用；

3.尽快开始筹备羽毛球赛；

4.进行约稿活动，可以考虑主题为所系学生的风采展示的推文。

办公室（陈至伟、张峥）

已完成工作：

日常：1.更新例会组织流程（含短信、邮件模板）；2.邮箱管理，发送教师节祝福邮件；3.制作青年中心、校学生会、管指委、芳草社通讯录；4.骨干约谈；5.整理办公室，更新周边文创在库清单；6.召开第一次部门例会；7.制作研会通讯录；

院系：筹备院系主席联席会，完成时间统计，资料包更新；

财务：协助秋招项目组进行发票整理，报账。

接下来工作开展：

日常：1.完善全员大会议程、主持稿、ppt等内容；2.邮箱管理；3.骨干约谈；4.招募实习副主任；5.采购办公用品；

院系：召开院系主席联席会；

财务：1.秋招财务材料上交；2.更新财务培训 PPT；3.准备财务培训；

月报：筹备九月份月报。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.每次工作餐预算很高，工作餐要计入财务，同时更新相关PPT；

2.更新月报大型活动的院系风采展示；

3.确定全员大会时间和地点，提前借大教室并购买所需物品；

4.例会文件的格式问题（英文半角、字体不统一、首行缩进等问题）要注意；

5.建议各个部门在群里建一个共享相册，及时上传部门活动照片，方便后续查找。

人力资源部（赵佳恒、沙甜甜、吴燕珍）

已完成工作：

日常：1.协助完成秋招工作；2.召开第一次部门例会；

人事考评：人事制度更新与部长团巡讲介绍；

骨干培训：完成研会内部宣讲策划。

接下来工作开展：

日常：完成各职能小组组长选拔与培训；

人事考评、网站统筹：准备进行秋招项目考核工作；

骨干培训：完成周日全员大会的分工。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.“蜗说这十年”系列宣讲：要注意把控宣讲时长；

2.宣讲人员安排应由主席团和部长交替宣讲；

3.宣讲应添加“其他”主题，或标明主题不限；宣讲ppt应提前审核，注意错别字、字体和格式问题；

4.及时确认和落实骨干约谈和共享文档问题；

5.关于青年大学习考核，要加强思想学习，提高撰写报告的水平；

6.关于全员大会，需要一个“重温入团誓词”环节，注意及时确认流程；

7.关于骨干培训，秀米培训和心理健康培训的的后续工作要及时完成和跟进。

宣传部（毕竹韵、施然、汪龙宝）

已完成工作：

日常：1.邮箱管理；2.召开第一次部门例会；

微信：1.日常转载（考研时间、核酸检测通知）；2.协助推送（秋招、管院、双创学院）；3.原创推送撰写（中秋节、教师节）；

其他：教师节推文奖品发放。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；3.例会资料包整理；

微信：1.原创推文撰写；2.协助推送；

微博：微信联动。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.例会席卡：建议设计部门例会席卡，可循环利用和留作纪念；

2.例会缺少破冰环节，气氛应提前烘托好；

3.头脑风暴不仅要注意记录内容，还要记录提出人；

4.职能小组的组长选拔时间避免与其他活动冲突；

5.资料包里的平面设计素材要充分使用，建议做一个Word文档，方便文创的展示和工作人员的使用；

6.重点时间节点（如918、国庆）的转载推文要提前发送，不能拖延；

7.要注意进度视频号的申请工作；

8.要注意所有微信后台关键词的审核和更新；

9.制作校研究生会的PPT模板，要求简洁美观大方。

学术科技部（黄庭雅、程奥远）

已完成工作：

日常：1.协助秋招项目组顺利完成秋招工作；2.召开第一次部门例会；3.骨干约谈；

蜗牛说：1.第 41 期初稿修改完成，准备进一步修改和老师审核；2.进行第 42 期蜗牛说嘉宾调研，同时借助秋招新生群发布调研问卷，收集蜗牛说嘉宾调研信息；

学术微沙龙：进行新一期嘉宾调研；

科普平台：开始整理校内科普平台内容。

接下来工作开展：

日常：1.完成实习副部招聘；2.确定副部工作模块；3.骨干约谈；

蜗牛说：部门内分组，确定人员分工，搜集嘉宾资料与调研；

学术微沙龙：部门内分组，确定人员分工，搜集嘉宾资料与调研；

科普平台：整理校内科普平台内容，开始日常轮班。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.学术活动月里增加二课的活动，相关宣传要考虑联动；

2.做一期答题活动关注一下学生们的兴趣，也可以在学术活动月的开幕式上进行宣传；

3.科学岛的参观交流问题，注意和各个院系联系沟通，有需要的话研会也可以组织去参观交流；

4.学术活动月活动的确定，人文社科类和理工科类的活动要确定下来，同时要注意创新，考虑关于艺术中心的活动；

5.学术活动月可以探索长期机制。

权益服务部（胡玮怡、潘应浩）

已完成工作：

日常工作：1.协助秋招项目组完成工作；2.召开第一次部门例会；3.进行日常平台值班；4.权益喵小喇叭发布核酸通知；5.整理常见权益问题及答复；6.骨干约谈；

权益专项：进行校内校外心理健康中心的调研；

权益工具箱：1.完成权益成果的文案编辑与修改；2.进行秀米排版。

接下来工作开展：

日常工作：1.继续进行日常平台值班；2.招募实习副部；3.骨干约谈；

女神来了：1.成立第一期工作小组，确定组内分工；2.确定嘉宾，搜集嘉宾资料并进行调研；

权益专项：1.做好新生关于中区食堂夜宵的评价，总结经验，看能否在高新区进行推广；2.关于心理健康选题成立工作小组，进行组内分工；3.问卷收集同学们在心理健康方面的需求；

权益工具箱：1.推文的进一步修改；2.进行审核与推出。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.实习副部招募时间以及招募形式要确定；

2.女神来了的嘉宾问题，注意嘉宾时间以及新嘉宾的邀请；

3.关于心理健康主题，注意问卷调查和邀请老师讲座等方面，活动重点要落实在“为师生办实事”上；

4.注意推进体检主题的相关活动，可以和心理健康主题同步推进；

5.权益工具箱具体的成果不太够，考虑改变成果的展示形式，可能效果更好；

6.权益工具箱不能仅限于展示，最后还要注意升华，以及号召同学们来投稿或者建议；

7.权益喵小喇叭发布频率略低；

8.通过研代会和院系联动，扩大权益部发布消息的覆盖面；

9.权益留言板注意形式问题。

实践交流部（王宁薇、朱铭毅、张同）

已完成工作：

日常：1.协助秋招项目组完成秋招工作；2.整理部门例会资料包；3.第一次部门例会；4.骨干约谈；

蜗壳星火路：1.整理栏目历年资料，形成初步模版；2.头脑风暴讨论稿件主题；

职业生涯规划系列活动：完成就业活动需求调研问卷的发放。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

蜗壳星火路：1.确定工作模块小组长；2.完成组内分工及工作规划；3.根据栏目主题考虑可合作院系；4.与院系以及就业办老师联系，获取拟邀嘉宾的联系方式；

职业生涯规划系列活动：1.确定工作模块小组长；2.完成组内分工及工作规划；3.确定邀请嘉宾；

就业干货铺：1.确定工作模块小组长；2.完成组内分工及工作规划。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.职业生涯规划的问卷样本过少；

2.职业生涯规划系列活动开幕式要再次确认一下嘉宾的人选；

3.蜗壳星火路的嘉宾问题，注意下一期的主题确定，及时邀请嘉宾；

4.注意选调分享的时间，要赶在热门城市的选调开始之前，同时在热门城市的选调节点上发布一些小tips；

5.注意研二同学的就业规划问题，不能把重点只放在研一同学上；

6.部门的活动需要和院系部门联系紧密，注意和人口大院的工作联动问题；

7.注意科大人才留皖问题，可以组织一些科大的学子参观合肥企业和科创基地等。