【会议时间】2022年9月26日，18:30

【会议地点】东区大礼堂202会议室

【出席人员】

执行主席：董少祥

主席团：吴琼、薛兆成、赵炳露、邱威

部长：陈至伟（主任）、赵佳恒、毕竹韵、黄庭雅、胡玮怡、王宁薇

副部长：张峥（副主任）、贾阿龙（副主任）、沙甜甜、汪龙宝、施然、程奥远、朱铭毅、陈润泽、张同、郭畅

项目负责人：凡聪聪、贾阿龙

【请假人员】宋稚豪、马九阳、扶昭龙、吴燕珍、朱彩莲、潘应浩

【会议主持】董少祥

【会议记录】钟昀

【会议议程】

1.务虚会

主席团成员赵炳露就项目及部门负责人作任职经验分享。

二、项目汇报

项目名称：2022年“美丽邂逅”大型交友活动

（负责人：凡聪聪、贾阿龙  跟进：吴琼）

已完成工作：

1.项目组筹建、组员招募、项目组通讯录建立及人员分工；2.制定项目组整体工作计划表；3.分会场和子活动红头文件的撰写与发布；4.启动会筹备工作。

接下来工作开展：

策划组：1.活动分区策划撰写；2.活动主题确定；

宣传组：1.启动会拍照、新闻稿撰写及会议记录；2.推出第一期的主题引入推送；

外联组：1.启动会会务工作；2.联系承担子活动、分会场的各院系及相关社团。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.尽快确定职能小组的工作时间安排表；

2.进一步细化整体工作计划及人员分工的间节点与责任人；

3.营造良好的项目组工作氛围，调动积极性问题，对大家进行积极鼓励；

4.尽快确定活动主题，挖掘其内涵与故事；

5.进一步确定院系子活动具体举办形式，对接宣传主题与方向保持一致性；

6.活动策划尽快完成后，进行活动区域负责人、节目与主持人的遴选；

7.完成线上报名QQ群的建立与话术培训；

8.提前编辑好活动宣传推文，加快宣传MV的策划；

9.宣传产品和文创产品的提前构思，进行细化；

10.尽早明确与院系合作的区域、子活动等，把关联办形式；

11.可以将节目报名和主持人招募时间后置，避免节目、时间或个人意愿不合适的问题。

三、部门工作汇报

所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）

已完成工作：

所系选举成立会：会议策划与议程的撰写；

蜗壳小筑：1.日常推文《宿舍好物》发布；2.下周推文主题与内容确定；

文体活动：“发现高新”活动策划定稿。

接下来工作开展：

所系选举成立会：筹备并召开成立会；

宣传：所系文创品的设计与优化；

文体活动：“发现高新”人员分工安排、物资采购、活动文创品的设计与定制。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.涉及到具体所系的文件、宣传文案要与对应所系老师确认审核后发布；

2.确定成立会时间，开始之前完成招新；

3.拟定高新区研会办公室管理办法；

4.确认办公用品领取流程；

5.成立会结束后，尽快开展所系学生的相关活动；

6.所系学生权益服务小程序跟进。

办公室（陈至伟、张峥、贾阿龙）

已完成工作：

日常：1.更新工作例会资料包；2.发布“美丽邂逅”红头文件；3.骨干约谈;

院系：1.召开院系主席联席会并发新闻稿、推文；2.更新院系主席通讯录及席卡；

财务：1.协助秋招项目组进行财务报销；2.筹备全体财务培训并更新PPT；

月报：成立月报小组，收集资料，开始编辑和排版。

接下来工作开展：

日常：1.筹备第二次部门例会；2.对接“美丽邂逅”物资需求；

院系：筹备本学年第一次院系走访；

财务：进行财务培训；

月报：完成9月月报并发布。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.月报中的院系展示可以通过对应公众号获取资料；

2.资料包收集工作进一步完善；

3.会务工作应提前规划、物资准备周到、资料细心整理不出错；

4.新财务办法从“美丽邂逅”开始实施；

5.做好院系走访相关准备工作；

6.与蜗壳小道消息运营者对接；

7.财务培训对象应涵盖“美丽邂逅”项目组成员。

人力资源部（赵佳恒、沙甜甜、吴燕珍）

已完成工作：

日常：完成各小组组长选拔与组内培训；

骨干培训：1.完成第一次全员大会；2.完成“蜗说这十年”策划撰写与修改；

项目考核：完成秋招项目问卷设计、发放及回收；

日常考核：完成公示表格设计；

网站统筹：“美丽邂逅”招募相关通知、公示的发布。

接下来工作开展：

日常：第二次部门例会；

骨干培训：第二次骨干培训暨宣传技能培训（PS、秀米）；

人事考评：人事考评制度的文件更新说明；

项目考核：秋招项目考核；

日常考核：相关出勤情况的登记与公示。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.第二次骨干培训确定时间并加入更易上手的宣传技能培训；

2.骨干约谈记录及时填写；

3.例会评价表及时发布并收集；

4.“青年大学习”学习情况及时公布；

5.校院研究生会风采展示与老师沟通好后发布；

6.研会官网照片提前调整格式力求美观。

宣传部（毕竹韵、施然、汪龙宝）

已完成工作：

日常：1.邮箱管理；2.骨干约谈；

微信：1.协助推送龙舟队、火灾新闻中心等推文；2.原创校庆推文

其他：1.视频号管理办法初稿；2.部门专属席卡初稿。

接下来工作开展：

日常：1.邮箱管理；2.约稿发布；

微信：1.原创推文撰写；2.协助院系推文推送；

微博：与微信联动。

存在问题：暂无

委员建议：

1.部门分组情况及时发布；

2.新闻稿与推文需保证时效性、定时发送；

3.合理利用推文时间节点表做好发布的提前规划；

4.与院系的约稿需要符合定位、活动细节、时效性需把握好；

5.会议拍照摄影角度选取好、适度拍照、素材够用即可；

6.骨干宣传技能培训既要专业设备培训也要有手机拍照培训并细分场景；

7.联系老师进行文创品设计培训；

8.文创品、宣传海报等文件保护好著作权。

学术科技部（黄庭雅、程奥远、朱彩莲）

已完成工作：

日常：1.发布中科大研究生学术交流类活动调查问卷；2.协助完成第一次全体大会及团建；3.骨干约谈；

科普平台：1.平台运行规则确定；2.小组分工；3.本学期第一期内容框架；

学术微沙龙：回收并整理嘉宾调研问卷；

蜗牛说：1.第41期修改、排版；2.整理栏目文档模板资料；3.小组分工。

接下来工作开展：

日常：骨干约谈；

科普平台：推文的整理、审核及发布；

学术微沙龙：1.微沙龙的时间安排和小组分工；2.对意向嘉宾的调研；

蜗牛说：1.第41期审核与发布；2.从问卷中讨论可选嘉宾从，准备下一期工作。

存在问题：全体团建活动购买物资费用的报销。

委员建议：

1.带动工作群内氛围，多沟通交流；

2.“蜗牛说”应该做的更加吸引人；

3.你问我答、微沙龙等活动多考虑和院系合作；

4.学术活动月活动策划定稿尽快开展；

5.确定学术活动月的合作院系并提前准备；

6.科普平台可以考虑转发相关内容。

权益服务部（胡玮怡、潘应浩、郭畅）

已完成工作：

日常：1.平台值班的人员分工；2.权益喵小喇叭发布“社团游园会”通知；3.成立校院权益代表联络群；

女神来了：1.成立“女神来了”十月刊工作小组；2.完成工作计划并联系嘉宾；

权益专项：1.组内分工；2.权益专项心理健康调研工作计划；

权益工作箱：推文的排版、修改并发布。

接下来工作开展：

日常：1.平台日常值班；2.骨干约谈；

女神来了：1.十月刊小组分工；2.本期嘉宾资料收集与整理；

权益专项：1.制作调研问卷并发放；2.整理心理健康专项工作的校内外调研报告；

权益工作箱：下期选题预调研。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.进一步确定“女神来了”拟定嘉宾是否接受采访；

2.考虑“女神来了”备选嘉宾（校游泳队成员）；

3.权益工作多关注校内信息渠道；

4.权益相关的内容多与院系同学交流。

实践交流部（王宁薇、朱铭毅、张同）

已完成工作：

日常：骨干约谈；

蜗壳星火路：1.确定工作模块小组长；2.组内分工；

职业生涯规划系列活动：1.确定工作模块小组长；2.组内分工；3.活动策划初稿；4.邀请嘉宾；5.完成活动策划；

就业干货铺：1.确定工作模块小组长；2.组内分工；3.活动主题选择及策划。

接下来工作开展：

日常：1.部门第二次例会；2.骨干约谈；

蜗壳星火路：联系嘉宾确定后续采访安排；

职业生涯规划系列活动：1.联系就业办、团委、管院老师；2.整理院系资料包；3.对接各院系完成活动详细信息交流；4.继续邀请选调生分享会嘉宾；

就业干货铺：1.整理收集到的信息；2.第一期推文初稿撰写。

存在问题：暂无。

委员建议：

1.选调生分享会嘉宾侧重备考面试经验；

2.合理规划与其他活动错峰开展；

3.蜗壳星火路从今年激增的就业压力出发邀请嘉宾。