【会议时间】2023年3月27日，19:30

【会议地点】东区地空楼708A710会议室

【出席人员】

主席团：董少祥、吴琼、赵炳露

部门跟进：郭楠、张劢

部长：宋稚豪（主任）、陈志伟（主任）、赵佳恒、毕竹韵、吴燕珍、潘应浩、朱铭毅

副部长：扶昭龙、李昱黎、陈俊名、高尚、吴东洋、钱娣、王子健、陈诺、王子鑫、范晴、王楠

【请假人员】邱威、薛兆成、陈润泽、马九阳、张峥、窦紫微

【会议主持】董少祥

【会议记录】高颖睿、王楠

【会议议程】

一、部门工作汇报

所系学生工作中心（宋稚豪、陈润泽、马九阳、扶昭龙）

已完成工作：

日常：完成第一次工作例会；

公众号运营：1.完成羽毛球赛总结推文发布；2.完成日常推文和所里看看系列推文排班；3.成立文创品小组，完成分工安排；

文体活动：完成羽毛球赛物资清点、总结等工作。

接下来工作开展：

公众号运营：1.周推更新；2.所里看看系列头脑风暴；

文体活动：1.整理羽毛球赛报销材料；2.着手座谈会工作。

存在问题：暂无。

建议：

1.例会头脑风暴环节建议设置记录员，整理骨干的想法和建议；

2.羽毛球赛后需收集整理负责人的总结、每个小组的总结以及照片，保留上传；

3.与之前在所系学生工作中心工作的师兄师姐沟通，看看招生季、毕业季是否可以约稿；

4.各部门副主任的选拔物色需提上日程，基本要求是未来一年留在合肥。

办公室（陈至伟、李昱黎、张峥）

已完成工作：

日常：1.邮箱管理；2.文创数量清点；

院系：1.成立院系工作小组；2.制作时间统计问卷和在线议程；

财务：跟进秋季学期部门报销情况；

月报：1.成立工作小组；2.在线文档制作和院系活动收集；3.向宣传部约稿。

接下来工作开展：

日常：召开第三次部门例会；

院系：1.院系走访现场工作；2.推文编辑与发布；

财务：1.批改作业；2.奖品发放；

月报：整理文档，编辑发布月报。

存在问题：暂无。

建议：

1.整理清点仓库文创，及时使用可以二次利用的文创奖品；

2.给本学期团建撕名牌游戏胜利队伍发放的奖品主要考虑仓库已有文创奖品，如抱枕；

3.注重邮箱日常管理，及时清理垃圾邮件；

4.邮箱管理中注意新一届部长团邮箱地址的及时更新；

5.研代会的筹备提上日程，大概还有一个半月；

6.建议开始草拟院级研究生会换届的通知；

7.院系走访推文排版需吸取之前的教训。

人力资源部（赵佳恒、陈俊名、高尚）

已完成工作：

日常：召开第二次部门例会；

日常考核：完成第一次信息公示；

项目考核：1.2023春招总分核算；2.项目之星评选与公示；

网站统筹：发布例会纪要、项目考评新闻稿；

骨干培训：举行第一次培训；

星光大赏：1.资料整理；2.嘉宾访谈。

接下来工作开展：

日常考核：1.收例会评价表；2.联系本周开例会的部门收出勤表；

骨干培训：1.收集作业；2.联系嘉宾批改作业；3.整理出勤信息；

星光大赏：1.推文制作；2.视频制作。

存在问题：暂无。

建议：

1.妥善考虑星光大赏是否继续开展，避免每次评优的人有重叠；

2.除了星光大赏和骨干培训外，考虑开拓新栏目；

3.加强部员之间的联系，可以考虑借助清明节开展团建；

4.骨干培训优秀作业（视频、海报等）可以考虑直接发一篇小推文，不需要太多文字；

5.例会纪要经审核，当周例会当周发出；

6.骨干培训简短化、实用化，有些培训内容可以找哔哩哔哩上的视频分享给大家自主学习；

7.骨干培训考虑拓展新的培训内容；

8.星光大赏推文及时发跟进群审核。

宣传部（毕竹韵、窦紫微、吴东洋）

已完成工作：

日常工作：邮箱管理；

微信：1.协助发布推文；2.转载通知和节气；3.完成雨樱、春日识花推文；

微博：完成雨樱微博发布；

职能小组：1.视频剪辑小组:（1）无人机培训和樱花素材收集；（2）雨樱拍摄；（3）樱花季预热，往年樱花季回顾相约赏樱；2.平面设计小组：樱花季文创初稿（鼠标垫、渔夫帽和扇子）。

接下来工作开展：

日常工作：1.邮箱管理；2.约稿情况发布；

微信：1.完成赏樱攻略和樱花与学科推文；2.LaTeX推文推出；3.协助与转载；

微博：与其他平台联动；

职能小组：1.视频剪辑小组：（1）老北门樱花素材拍摄和收集；（2）各个校区樱花拍摄；2.平面设计小组：樱花季文创定稿购买；3.后台管理小组：数据统计、经验总结以及私信留言回复。

存在问题：暂无。

建议：

1.樱花季系列活动建议了解各院系的合作意向；

2.动员校研究生会其他部门的成员参与樱花季活动；

3.可以收集各部门的日常作为宣传素材；

4.宣传推文及时发在副部群里；

5.垃圾邮件及时删除，其他邮件做好分类，注意邮件格式、标点符号等问题；

6.樱花季推文需注意图片的审美问题；

7.建议推出樱花拍摄方法介绍推文，参考往期，可作适当创新；

8.樱花季的照片来源方面可以联系摄影协会的同学获取；

9.樱花季可组织线下小活动，发放高性价比文创；

10.樱花季可以多部门一起组织团建；

11.各部门将本学期部门预算于3月27日12:00前发在副部群里；

12.樱花季注重提高微博热度。

学术科技部（吴燕珍、钱娣、王子健 ）

已完成工作：

日常：1.骨干约谈；2.修改完善部门例会资料包；

蜗牛说：1.完成了两名嘉宾调研及联系邮件写作；2.联系了梁琰老师；

科普速递：1.确定了第一期推文，对方已开启转载权限；2.完成了第一期推文改写；

学术微沙龙：1.完成嘉宾调研及邮件写作；

你问蜗答：1.细化人员分工与时间线安排；2.完成嘉宾调研及邮件写作。

接下来工作开展：

日常：1.筹备第三次部门例会（联合例会）；2.准备推文转赞奖品发放事宜；

蜗牛说：1.加快联系嘉宾进度；2.再调研三到五位嘉宾；

科普速递：1.和宣传部约稿，确定推文日期；2.继续调研科普推文；

学术微沙龙：1.加快嘉宾联系进度；2.完成前期工作；

你问蜗答：加快嘉宾联系进度。

存在问题：暂无。

建议：

1.蜗牛说联系嘉宾前做好前期准备，考虑是否适合后续宣传、内容是否丰富等方面问题；

2.蜗牛说嘉宾调研，需统计嘉宾的基本信息和科研成果；

3.部门各栏目需要加深对嘉宾各方面的了解，考虑该嘉宾是否合适本栏目；

4.加强对不同嘉宾导学关系的了解；

5.学术科技部的工作进度问题，需进一步细化接下来工作计划，各栏目加快推进，下周需确定嘉宾和采访时间；

6.各栏目小组工作时间上尽量错开开展，合理安排成员分工；

7.嘉宾调研不能只停留在线上，需要多方面了解和考虑；

权益服务部（潘应浩、陈诺、王子鑫）

已完成工作：

权益工具箱：完成了“毕业季tips”的信息搜集、文案撰写、秀米排版以及推送工作；

权益专项：1.完成了青年之声医保报销畅谈会的筹备；2.完成了共享面试间进一步改善的调研工作；

女神来了：完成15季第二期头脑风暴和思路策划；

权益喵小喇叭：完成四条小喇叭微博推送。

接下来工作开展：

权益工具箱：1.完成共享面试间的布置工作；2.发布一篇有关共享面试间的推文；

权益专项：完成青年之声医保报销畅谈会的召开与总结；

女神来了：完成前期资料收集以及启动会、细化分工；

权益喵小喇叭：继续进行日常值班的开展。

存在问题：暂无。

建议：

1.加强与部门新成员联系，促进新成员更快融入部门；

2.医保报销畅谈会研究生方面可以询问研会同学是否愿意参加；

3.丰富医保报销畅谈会推文内容；

4.共享面试间需进一步加强基础设施建设；

5.女神来了策划需进一步深入；

6.“毕业季tips”活动建议与所系合作，解决图书馆盖章等问题；

7.权益工作箱建议分为两季，就业季和毕业季；

8.医保报销畅谈会多招募参与同学，宣发渠道可以考虑研代会的代表群；

9.共享面试间改善调研常改常新，通过在线文档等形式收集改善意见。

实践交流部（朱铭毅、范晴、王楠）

已完成工作:

日常：联络青干对接选调生工作模块相关事宜；

就业主题周：1.建立2023就业主题周院系联系群；2.安排组员分别对接13个院系（工院、地空、人文、管院、计算机、环光、安光所、软件、微尺度、生医部、马院、公共事务、化材院）并简单了解其策划内容；3.完成院系资料包的制作与整理；4.已邀请上岸选调嘉宾一位；

选调生手册：汇总整理22个省份选调生公告和6个热门城市（上海、绍兴、南京、盐城、芜湖、青岛）人才引进政策。

接下来工作开展：

日常：1.召开第三次部门例会；2.联络校友会；

就业主题周：1.完成院系资料包的发放；2.与老师以及嘉宾对接；3.进一步细化线下活动整体方案；

选调生手册：校对各省份选调生公告和热门城市人才引进政策。

存在问题：暂无。

建议：

1.蜗壳星火路尽快确定想做的方向，然后再联络嘉宾；

2.就业主题周与企业的合作，需确定对企业的约束方式；

3.青干换届后确定好后续联络的同学，做好分工；

4.就业主题周嘉宾联络方式可以对接团委；

5.就业主题周可考虑邀请央选上岸嘉宾；

6.活动多邀请火灾科学国家重点实验室的参与；

7.选调生手册的亮点问题，看就业网基层就业各省份报名表，了解盖章地点，作提醒；

8.选调生手册发布需要加logo，防止被盗用，文件加密；

9.选调生手册中加二维码，了解同学的其他需求；

10.多和各院系加强工作联系。